CMS verstehen und das passende System wählen

Worum es geht

Jonas ist im 2. Lehrjahr als Mediamatiker bei der Steiner Medien AG in Burgdorf. Sein Berufsbildner Reto legt ihm eine E-Mail hin: Die Bäckerei-Konditorei Gerber mit vier Filialen im Emmental braucht eine neue Website. Das Verkaufsteam soll Tagesangebote und News selbst erfassen können, das Budget liegt bei CHF 6000, IT-Personal gibt es keines. «Mach mir bis Freitag einen Vorschlag, mit welchem System wir das bauen», sagt Reto.

Genau hier beginnt die Arbeit mit einem Content-Management-System (CMS). Die meisten Websites von KMU, Vereinen und Gemeinden laufen auf einem CMS, allein WordPress betreibt laut den gängigen Statistiken über 40 Prozent aller Websites weltweit. Wer ein CMS nicht nur bedient, sondern versteht, kann Kundinnen und Kunden beraten und begründen, warum ein System passt. In dieser Lektion lernst du, wie ein CMS technisch funktioniert, welche Arten es gibt und wie du mit einer gewichteten Entscheidungsmatrix eine nachvollziehbare Empfehlung abgibst.

Was ein CMS eigentlich macht

Stell dir eine Zeitung vor. Die Journalistinnen schreiben Texte, die Layouterin hat ein festes Raster mit Schriften und Farben, und die Druckerei fügt beides zusammen. Niemand schreibt seinen Artikel direkt ins Layout. Ein CMS funktioniert genauso: Es trennt Inhalt (Texte, Bilder, Termine) von Darstellung (Theme mit Vorlagen und Stilen) und setzt beides erst beim Aufruf zusammen.

Bei einer statischen Website aus Modul 101 liegt jede Seite als fertige HTML-Datei auf dem Server. Willst du in der Navigation einen Punkt ergänzen, änderst du jede Datei einzeln. Bei einem klassischen CMS wie WordPress gibt es keine fertigen Seiten. Die Inhalte liegen in einer Datenbank, und PHP-Code baut die HTML-Seite bei jedem Aufruf neu:

Die wichtigsten Bausteine:

Drei Familien von Systemen

Nicht jedes CMS funktioniert wie WordPress. Für eine Empfehlung musst du die drei grossen Familien kennen.

Klassische CMS (WordPress, TYPO3, Drupal, Joomla) bringen Backend und Frontend in einem Paket mit. Du installierst sie selbst auf einem Hosting, bist frei in der Gestaltung und kannst sie mit Erweiterungen ausbauen. Dafür bist du auch für Updates, Backups und Sicherheit verantwortlich.

• WordPress ist leicht zu bedienen, hat eine riesige Auswahl an Themes und Plugins und viele Fachleute, die es kennen. Ideal für KMU, Vereine und Blogs.
• TYPO3 ist stark bei grossen Websites mit vielen Redaktorinnen: fein abgestufte Rechte pro Seitenbaum, eingebaute Mehrsprachigkeit und Workspaces, in denen Änderungen vor der Veröffentlichung geprüft werden. Viele Hochschulen, Kantone und Gemeinden in der Schweiz setzen es ein. Die Einarbeitung ist anspruchsvoller, Agenturstunden sind teurer.
• Drupal spielt seine Stärken bei komplexen Datenstrukturen aus, etwa einem Verzeichnis mit vielen verknüpften Inhaltstypen. Es braucht mehr Entwicklungswissen.

Headless CMS (zum Beispiel Strapi, Contentful, Storyblok, Sanity) verwalten nur die Inhalte und liefern sie über eine Schnittstelle (API) als JSON aus. Das Frontend baut ein Entwicklungsteam separat, etwa mit React oder einem Static Site Generator. Der Vorteil: Dieselben Inhalte können Website, App und Infobildschirm in der Filiale füttern. Der Nachteil: Ohne Entwicklerinnen gibt es gar keine Website, und jede Layoutänderung ist Programmierarbeit.

SaaS-Baukästen (Wix, Squarespace, Jimdo, Webflow) mietest du als Dienst. Hosting, Updates und Sicherheit übernimmt der Anbieter. Du klickst die Seite aus Vorlagen zusammen. Das ist schnell und günstig im Start, aber du bist an den Anbieter gebunden (Lock-in): Ein Umzug bedeutet meist einen Neubau, Funktionen und Datenstandort bestimmt der Anbieter, und die monatlichen Gebühren laufen für immer.

Auswahlkriterien und Total Cost of Ownership

Die Frage ist nie «Welches CMS ist das beste?», sondern «Welches passt zu diesem Auftrag?». Diese Fragen stellst du im Erstgespräch:

1. Wer pflegt die Inhalte? Wie viele Personen, mit welchem Vorwissen, mit welchen unterschiedlichen Rechten?
2. Welche Funktionen braucht es? Mehrsprachigkeit, Formulare, Shop, Mitgliederbereich, Veranstaltungskalender, Schnittstellen.
3. Wie gross wird die Site? 10 Seiten oder 2000 Seiten mit Seitenbaum?
4. Wer betreibt sie? Gibt es eine Agentur mit Wartungsvertrag, oder muss es «einfach laufen»?
5. Budget und Lebensdauer: Was darf der Aufbau kosten, was der Betrieb pro Jahr?
6. Vorgaben: Barrierefreiheit, Datenstandort Schweiz, bestehende Systeme.

Beim Budget denkst du an die Total Cost of Ownership (TCO), also alle Kosten über die Lebensdauer, typischerweise vier bis fünf Jahre. Ein Baukasten wirkt günstig, weil der Aufbau schnell geht. Ein klassisches CMS kostet mehr im Aufbau, aber die Gebühren sind tiefer. Ein vereinfachtes, ausgedachtes Rechenbeispiel über vier Jahre:

Für die Bäckerei wäre der Baukasten in diesem Beispiel günstiger. Trotzdem kann WordPress die bessere Wahl sein, wenn andere Kriterien schwerer wiegen, etwa Unabhängigkeit vom Anbieter oder ein Bestellformular mit Datenspeicherung in Europa. Genau dafür brauchst du die Entscheidungsmatrix.

Schritt für Schritt: Entscheidungsmatrix für die Bäckerei Gerber

Jonas vergleicht WordPress, TYPO3 und einen SaaS-Baukasten.

Schritt 1: Kriterien aus den Anforderungen ableiten. Aus dem Gespräch mit Geschäftsführerin Sandra Gerber notiert er sechs Kriterien: einfache Pflege durch das Verkaufsteam, Kosten über vier Jahre, Gestaltungsfreiheit für das Corporate Design, Funktionen (Filialseiten, Tagesangebote, Tortenbestellformular), Unabhängigkeit vom Anbieter und Wartungsaufwand.

Schritt 2: Gewichten. Er verteilt 100 Prozent nach Wichtigkeit für die Kundin. Die Pflege durch Laien ist ihr am wichtigsten.

Schritt 3: Bewerten. Jedes System erhält pro Kriterium 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut). Wichtig: Er schreibt zu jeder Note ein Stichwort, damit die Bewertung nachvollziehbar bleibt.

Schritt 4: Rechnen. Gewicht mal Note, dann pro System addieren.

WordPress: 0.30 × 4 + 0.20 × 4 + 0.15 × 5 + 0.15 × 5 + 0.10 × 5 + 0.10 × 3 = 1.20 + 0.80 + 0.75 + 0.75 + 0.50 + 0.30 = 4.30

TYPO3: 0.90 + 0.40 + 0.75 + 0.60 + 0.50 + 0.30 = 3.45

Baukasten: 1.50 + 1.00 + 0.45 + 0.45 + 0.20 + 0.50 = 4.10

Schritt 5: Ergebnis prüfen. Der Abstand zwischen WordPress (4.30) und Baukasten (4.10) ist klein. Jonas prüft deshalb, ob das Ergebnis kippt, wenn er die Gewichte leicht verändert. Erhöht er «Kosten» auf 30 % und senkt «Gestaltung» auf 5 %, liegt der Baukasten vorne. Das schreibt er offen in seine Empfehlung.

Schritt 6: Empfehlung formulieren. «Wir empfehlen WordPress. Das Verkaufsteam kann Tagesangebote mit wenig Schulung selbst erfassen, das Corporate Design lässt sich vollständig umsetzen, und das Bestellformular bleibt unter eurer Kontrolle. Der Baukasten wäre über vier Jahre rund CHF 3700 günstiger, bindet euch aber an einen Anbieter und schränkt die Gestaltung ein. TYPO3 wäre für vier Filialen und ein kleines Team überdimensioniert.»

Typische Fehler

1. Das eigene Lieblingssystem empfehlen. «Ich kenne WordPress, also WordPress» ist keine Begründung. Korrektur: Kriterien aus den Anforderungen ableiten und alle Varianten ehrlich bewerten.
2. Nur den Aufbau rechnen. Hosting, Lizenzen, Wartung und Schulung fallen jedes Jahr an. Korrektur: TCO über die geplante Lebensdauer berechnen.
3. Headless empfehlen, weil es modern klingt. Ohne Entwicklungsteam kann die Kundin damit keine Seite bauen. Korrektur: Headless nur, wenn mehrere Kanäle oder ein eigenes Frontend wirklich gebraucht werden.
4. Noten ohne Begründung. Eine 3 bei «Pflege» sagt nichts, wenn niemand weiss, warum. Korrektur: pro Note ein Stichwort.
5. Den Betrieb vergessen. Ein klassisches CMS ohne Wartungsvertrag ist nach zwei Jahren ein Sicherheitsrisiko. Korrektur: In der Empfehlung klar sagen, wer Updates und Backups übernimmt.

Zusammenfassung

• Ein CMS trennt Inhalt (Datenbank) von Darstellung (Theme) und baut Seiten bei jedem Aufruf mit PHP zusammen.
• Klassische CMS (WordPress, TYPO3, Drupal) bieten Freiheit, verlangen aber eigene Wartung. Headless CMS liefern Inhalte per API und brauchen ein Entwicklungsteam. SaaS-Baukästen sind schnell, binden aber an den Anbieter.
• WordPress passt zu KMU und Vereinen mit einfacher Pflege, TYPO3 zu grossen Sites mit vielen Redaktorinnen und fein abgestuften Rechten.
• Die Total Cost of Ownership umfasst Aufbau plus alle jährlichen Kosten über die Lebensdauer.
• Eine gewichtete Entscheidungsmatrix macht deine Empfehlung nachvollziehbar: gewichten, bewerten mit Begründung, rechnen, Empfindlichkeit prüfen, Empfehlung formulieren.