Was kostet eine Stunde wirklich?

Worum es geht

Die Lichtspur GmbH in Wil SG ist ausgebucht. Elf Leute drehen, schneiden und animieren Videos für Gewerbe, Vereine und Gemeinden. Trotzdem sagt die Geschäftsführerin Nadja Brunner an der Teamsitzung: «Wir arbeiten so viel wie noch nie, und am Jahresende bleibt fast nichts übrig.»

Aylin, Mediamatikerin im 2. Lehrjahr, soll herausfinden, woran das liegt. Ihr erster Gedanke: Die Agentur verrechnet CHF 95 pro Stunde. Die Cutterin verdient CHF 72'000 im Jahr, das sind bei rund 2'000 Arbeitsstunden etwa CHF 36 pro Stunde. «Wir verlangen fast das Dreifache ihres Lohns, wie kann da nichts übrig bleiben?»

Genau diese Rechnung machen viele kleine Agenturen, und genau deshalb verdienen sie zu wenig. In dieser Lektion lernst du, welche Kosten ein Betrieb überhaupt hat, wie du sie sortierst und was eine Arbeitsstunde den Betrieb wirklich kostet. Am Schluss rechnest du die Lohnkosten pro verrechenbarer Stunde aus und siehst, warum Aylins CHF 36 weit daneben liegen.

Kosten sortieren: Einzelkosten und Gemeinkosten

Stell dir vor, du organisierst ein Grillfest für deine Klasse. Die Würste kannst du genau auf die Gäste verteilen: Wer zwei isst, hat zwei verursacht. Die Miete für den Grillplatz und das Holz fallen aber an, egal wer wie viel isst. Sie müssen irgendwie auf alle verteilt werden.

In einem Betrieb ist es genau gleich. Fachleute unterscheiden zwei Gruppen:

• Einzelkosten (auch direkte Kosten) lassen sich einem bestimmten Projekt direkt zuordnen. Die Sprecherin für das Imagevideo der Schreinerei Holzer, die Musiklizenz oder der Druck eines Prospekts entstehen nur wegen dieses einen Auftrags.
• Gemeinkosten (auch indirekte Kosten) entstehen für den ganzen Betrieb und lassen sich keinem einzelnen Projekt zuordnen. Die Büromiete, die Adobe-Abos, die Kameras, die Buchhaltung und die Zeit der Geschäftsführerin für Akquise gehören dazu.

Die letzte Zeile ist spannend. Der Lohn der Cutterin ist ein fester Monatslohn. Weil sie ihre Stunden aber in Clockify pro Projekt erfasst, kann man den Teil, den sie am Holzer-Film arbeitet, diesem Projekt zuordnen. Ihre Stunden für interne Sitzungen, Weiterbildung oder das Aufräumen des Servers lassen sich dagegen keinem Kunden zuordnen.

Fix oder variabel: die zweite Brille

Eine zweite Frage ist: Verändern sich die Kosten, wenn wir mehr oder weniger Aufträge haben?

• Fixe Kosten bleiben gleich, egal wie viel produziert wird. Die Miete ist jeden Monat gleich hoch, ob die Agentur drei oder dreissig Projekte hat.
• Variable Kosten steigen und fallen mit der Menge. Mehr Druckaufträge bedeuten mehr Druckkosten, mehr Videos mehr Musiklizenzen.

Die beiden Brillen sind nicht dasselbe. Die Miete ist fix und Gemeinkosten. Die Sprecherin ist variabel und Einzelkosten. Der Lohn der Cutterin ist fix, ihre Projektstunden werden aber als Einzelkosten erfasst.

Jetzt kommt die wichtigste Einsicht dieser Lektion: In einer Agentur sind die grossen Kosten fix. Die Löhne müssen am Monatsende bezahlt werden, egal ob die Mitarbeitenden an Kundenprojekten gearbeitet haben oder nicht. Jede Stunde, die niemand verrechnen kann, kostet den Betrieb trotzdem voll. Darum ist nicht der Lohn pro Arbeitsstunde entscheidend, sondern der Lohn pro verrechenbarer Stunde.

Was eine Mitarbeiterin den Betrieb wirklich kostet

Der Bruttolohn auf dem Lohnausweis ist nur ein Teil. Zusätzlich zahlt der Arbeitgeber Sozialleistungen: seinen Anteil an AHV, IV und EO, an der Arbeitslosenversicherung, an der Pensionskasse, an der Unfall- und Krankentaggeldversicherung und die Beiträge an die Familienausgleichskasse. Je nach Pensionskasse und Branche liegen diese Arbeitgeberbeiträge meist zwischen etwa 12 und 20 % des Bruttolohns. Den genauen Prozentsatz kennt die Buchhaltung.

Lohnkosten pro Jahr = Bruttojahreslohn × (1 + Sozialleistungssatz)
Cutterin:             72'000 × 1.15 = CHF 82'800

Ein 13. Monatslohn ist im Bruttojahreslohn bereits enthalten, wenn du mit dem Jahreslohn rechnest. Rechne nicht zusätzlich einen dreizehnten Monat dazu, wenn die Zahl schon ein Jahreslohn ist.

Wie viele Stunden sind wirklich verrechenbar?

Aylin hat durch 2'000 Stunden geteilt. Das sind ungefähr die Stunden, die die Cutterin im Jahr anwesend ist. Verrechnen kann die Agentur aber nur die Stunden, die die Cutterin an Kundenprojekten arbeitet. Rechnen wir das sauber:

Was passiert mit den übrigen 30 %? Sie sind nicht verschwendet, aber kein Kunde bezahlt sie direkt:

• Teamsitzungen, Planung, E-Mails ohne Projektbezug
• Offerten schreiben und Kunden akquirieren
• Weiterbildung, Lernende betreuen
• Geräte warten, Server aufräumen, Software aktualisieren
• Krankheitstage und Arzttermine
• Leerlauf zwischen zwei Projekten

Die Auslastung (auch Verrechenbarkeit oder produktiver Anteil) gibt an, welcher Anteil der Sollarbeitszeit verrechnet werden kann. In Agenturen sind 60 bis 80 % üblich. Wer 100 % annimmt, rechnet sich arm.

Schritt für Schritt: Lohnkosten pro Stunde der Cutterin

Ausgangslage: Bruttojahreslohn CHF 72'000, Sozialleistungen 15 %, 42 Stunden pro Woche, 46 Arbeitswochen, Auslastung 70 %.

Schritt 1: Lohnkosten pro Jahr. 72'000 × 1.15 = CHF 82'800

Schritt 2: Sollarbeitszeit. 42 h × 46 Wochen = 1'932 h

Schritt 3: Verrechenbare Stunden. 1'932 × 0.70 = 1'352.4 h, gerundet 1'350 h. Runde die Stunden, aber nicht zu deinen Gunsten: Lieber etwas weniger verrechenbare Stunden annehmen als zu viele.

Schritt 4: Lohnkosten pro verrechenbarer Stunde. 82'800 ÷ 1'350 = CHF 61.33

Schritt 5: Vergleich mit Aylins erster Rechnung. 82'800 ÷ 2'000 = CHF 41.40. Ohne Sozialleistungen sogar nur 72'000 ÷ 2'000 = CHF 36.00. Der Unterschied zu CHF 61.33 sind über CHF 25 pro Stunde. Bei 1'350 verrechneten Stunden fehlen so über CHF 33'000 im Jahr, nur für diese eine Stelle.

Schritt 6: Plausibilität. CHF 61.33 sind etwa 1.7 Mal der reine Lohn pro Anwesenheitsstunde. Das passt: 15 % Sozialleistungen und 30 % nicht verrechenbare Zeit treiben den Wert nach oben.

Und das ist erst der Anfang. In den CHF 61.33 stecken noch keine Miete, keine Software und keine Kameras. Diese Gemeinkosten kommen in der nächsten Lektion dazu.

Jetzt baust du die Rechnung in Python nach. So siehst du sofort, was ein anderer Lohn oder eine andere Auslastung ausmacht.

Typische Fehler

• Durch alle Arbeitsstunden teilen. 82'800 ÷ 2'000 ergibt CHF 41.40 und unterschätzt die Kosten massiv. Korrektur: Immer durch die verrechenbaren Stunden teilen.
• Sozialleistungen vergessen. Der Bruttolohn ist nicht der ganze Aufwand des Arbeitgebers. Korrektur: Bruttolohn × (1 + Sozialleistungssatz).
• Auslastung auf die falsche Basis rechnen. 70 % von 2'184 Stunden (ganzes Jahr) statt von 1'932 Stunden (nach Ferien und Feiertagen) ergibt 1'529 statt 1'352 Stunden. Korrektur: Zuerst Ferien und Feiertage abziehen, dann die Auslastung anwenden.
• Fix und Einzelkosten verwechseln. Der Festlohn ist fix, die erfassten Projektstunden sind trotzdem Einzelkosten des Projekts. Die zwei Einteilungen beantworten zwei verschiedene Fragen.
• Prozente doppelt rechnen. Wer 15 % Sozialleistungen und 30 % unproduktive Zeit zu «plus 45 %» zusammenzählt, rechnet falsch. Korrektur: Schritt für Schritt multiplizieren und dividieren.

Zusammenfassung

• Einzelkosten lassen sich einem Projekt direkt zuordnen, Gemeinkosten betreffen den ganzen Betrieb.
• Fixe Kosten bleiben bei jeder Auftragslage gleich, variable schwanken mit der Menge. In einer Agentur sind die Löhne der grösste fixe Block.
• Lohnkosten pro Jahr = Bruttojahreslohn × (1 + Sozialleistungssatz).
• Verrechenbare Stunden = Wochenstunden × Arbeitswochen × Auslastung.
• Lohnkosten pro Stunde = Lohnkosten pro Jahr ÷ verrechenbare Stunden. Bei der Lichtspur-Cutterin sind das CHF 61.33, nicht CHF 36.
• Jede nicht verrechenbare Stunde muss von den verrechenbaren Stunden mitbezahlt werden.