Leistungserbringung kalkulieren und Zahlungsprozess abwickeln

Eine Agentur lebt davon, dass ihre Preise die Kosten decken und die Kunden pünktlich zahlen. In diesem Modul leitest du einen Stundensatz aus Löhnen und Gemeinkosten her, kalkulierst Projekte mit Eigen- und Fremdleistungen und vergleichst nach Projektende geplanten und tatsächlichen Aufwand. Danach stellst du eine Rechnung mit QR-Teil, überwachst offene Debitoren und wickelst Zahlungserinnerung, Mahnung und im Extremfall die Betreibung ab.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Einen kostendeckenden Stundensatz herleiten

   Kompetenz A

   Du rechnest aus, was eine Arbeitsstunde den Betrieb wirklich kostet: Lohn, Sozialleistungen und ein Anteil an Miete, Software und Geräten, verteilt auf die verrechenbaren Stunden. Darauf schlägst du einen Gewinn auf. So siehst du, warum ein Stundensatz von CHF 60 nicht reicht, auch wenn der Lohn pro Stunde tiefer ist.

   Situation

   Eine Mediamatikerin in einer Zürcher Agentur verdient CHF 78'000 pro Jahr. Die Sozialleistungen des Arbeitgebers betragen 18 %. Auf ihren Arbeitsplatz entfallen CHF 38'000 Gemeinkosten. Sie arbeitet 42 Stunden pro Woche während 46 Wochen, davon sind 70 % verrechenbar.

   Deine Aufgabe

   Berechne die Selbstkosten pro Stunde und einen Stundensatz mit 15 % Gewinnzuschlag.

   Gutes Ergebnis

   Lohnkosten CHF 92'040 plus Gemeinkosten CHF 38'000 ergeben CHF 130'040. Verrechenbare Stunden: 1'932 × 70 % = rund 1'350. Selbstkosten rund CHF 96.30 pro Stunde. Mit 15 % Gewinn rund CHF 110.80, festgelegt auf CHF 110.

   LohnkostenSozialleistungenGemeinkostenverrechenbare StundenAuslastungGewinnzuschlag
2. 2

   Ein Projekt mit Eigen- und Fremdleistungen vorkalkulieren

   Kompetenz B

   Du schätzt den Aufwand pro Arbeitsschritt, multiplizierst ihn mit dem Stundensatz und rechnest Fremdleistungen wie Druck oder Fotograf mit einem Zuschlag für Koordination und Risiko dazu. Du kennst den Unterschied zwischen Zuschlag, der sich auf den Einkauf bezieht, und Marge, die sich auf den Verkaufspreis bezieht.

   Situation

   Ein Weingut im Lavaux bestellt einen Prospekt mit 8 Seiten. Gestaltung und Bildbearbeitung schätzt du auf 18 Stunden. Die Druckerei offeriert CHF 1'200 netto.

   Deine Aufgabe

   Kalkuliere den Verkaufspreis exkl. MWST mit einem Handlingzuschlag von 15 % auf die Fremdleistung.

   Gutes Ergebnis

   Eigenleistung 18 h × CHF 110 = CHF 1'980. Druck CHF 1'200 + 15 % = CHF 1'380. Verkaufspreis CHF 3'360 exkl. MWST. Der Zuschlag von CHF 180 entspricht einer Marge von 13 % auf dem Druckpreis von CHF 1'380.

   VorkalkulationAufwandschätzungFremdleistungZuschlag in % vom EinkaufMarge in % vom VerkaufReserve
3. 3

   Mit der Nachkalkulation Soll und Ist vergleichen

   Kompetenz C

   Nach Projektende vergleichst du geplante und erfasste Stunden pro Arbeitsschritt. Du findest heraus, wo der Aufwand aus dem Ruder lief, ob du Mehraufwand verrechnen darfst und was du in der nächsten Offerte anders schätzt.

   Situation

   Für eine Vereinswebsite waren 40 Stunden budgetiert. Die Zeiterfassung in Clockify zeigt 52 Stunden. Der Kunde hat vier statt der offerierten zwei Korrekturrunden verlangt.

   Deine Aufgabe

   Analysiere die Abweichung und schlage das weitere Vorgehen vor.

   Gutes Ergebnis

   Abweichung plus 12 Stunden (30 %). Davon entfallen 7 Stunden auf die zusätzlichen Korrekturrunden. Diese sind laut Offerte verrechenbar: 7 × CHF 110 = CHF 770 Mehraufwand. Die restlichen 5 Stunden gehen auf eine zu knappe Schätzung beim Kontaktformular. Für das nächste Projekt wird dieser Arbeitsschritt höher angesetzt.

   Soll-Ist-VergleichZeiterfassungAbweichungsanalyseMehraufwandDeckungsbeitrag eines Projekts
4. 4

   Eine korrekte Rechnung mit QR-Teil erstellen

   Kompetenz D

   Du erstellst Rechnungen mit allen MWST-relevanten Angaben und einem gültigen QR-Zahlteil. Du weisst, wann eine QR-IBAN mit QR-Referenz verwendet wird und wann eine normale IBAN, und dass Adressen strukturiert erfasst werden müssen.

   Situation

   Das Prospektprojekt für das Weingut ist abgeschlossen. Die Buchhaltung arbeitet mit Bexio und einem Konto mit QR-IBAN.

   Deine Aufgabe

   Erstelle die Schlussrechnung so, dass der Kunde sie direkt mit der Banking-App scannen kann und der Zahlungseingang automatisch zugeordnet wird.

   Gutes Ergebnis

   Rechnung Nr. 2026-118 mit Bezug auf Offerte 2026-097, Leistungsdatum, CHF 3'360.00 netto, MWST 8.1 % CHF 272.15, Total CHF 3'632.15, zahlbar innert 30 Tagen. QR-Teil mit QR-IBAN, 27-stelliger QR-Referenz und strukturierter Adresse. Bexio verbucht die Zahlung später automatisch.

   QR-RechnungQR-IBANQR-ReferenzSCOR-Referenzstrukturierte AdressePflichtangaben MWST
5. 5

   Offene Debitoren überwachen und Zahlungen verbuchen

   Kompetenz E

   Du führst eine Liste der offenen Rechnungen mit Fälligkeit, gleichst Zahlungseingänge ab und erkennst überfällige Posten früh. Du kannst die wichtigsten Buchungssätze für Rechnung, MWST und Zahlung nach dem Kontenrahmen KMU bilden.

   Situation

   Ende Monat zeigt die Debitorenliste fünf offene Rechnungen über total CHF 14'860.15. Zwei davon sind seit 12 bzw. 47 Tagen überfällig.

   Deine Aufgabe

   Erstelle eine Übersicht nach Fälligkeit und verbuche einen Zahlungseingang von CHF 3'632.15.

   Gutes Ergebnis

   Altersstruktur: nicht fällig CHF 8'420, 1 bis 30 Tage überfällig CHF 2'808, über 30 Tage überfällig CHF 3'632.15. Buchung Zahlungseingang: Bank (1020) an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (1100) CHF 3'632.15. Der Posten ist ausgeglichen.

   Debitoroffener PostenFälligkeitAltersstrukturBuchungssatzKontenrahmen KMU
6. 6

   Zahlungserinnerung, Mahnung und Betreibung korrekt abwickeln

   Kompetenz F

   Du kennst die üblichen Mahnstufen und formulierst sie freundlich, aber bestimmt. Du weisst, dass ab Verzug 5 % Verzugszins verlangt werden darf, Mahngebühren aber vereinbart sein müssen, und wie eine Betreibung über das Betreibungsamt abläuft.

   Situation

   Ein Restaurant schuldet CHF 2'400 für Menükarten. Die Rechnung war am 31. August fällig. Trotz Zahlungserinnerung am 10. September ist nichts eingegangen.

   Deine Aufgabe

   Plane die nächsten Schritte bis zur möglichen Betreibung.

   Gutes Ergebnis

   25. September: 1. Mahnung mit Zahlungsfrist 10 Tage. 10. Oktober: 2. Mahnung mit Verzugszins (5 % pro Jahr, gerechnet ab Ablauf der zuletzt gesetzten Zahlungsfrist; für 30 Tage wären es CHF 10.00) und Ankündigung der Betreibung. Danach Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Sitz des Schuldners. Erhebt der Schuldner Rechtsvorschlag, braucht es eine Rechtsöffnung.

   ZahlungserinnerungMahnstufenVerzugVerzugszins 5 %BetreibungsbegehrenRechtsvorschlag

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Aylin ist Mediamatikerin im 2. Lehrjahr bei der Lichtspur GmbH in Wil SG, einer Videoagentur mit 11 Mitarbeitenden. Die Geschäftsführerin hat den Eindruck, dass die Agentur viel arbeitet, aber wenig verdient. Aylin begleitet deshalb ein Imagevideo für die Schreinerei Holzer AG von der Kalkulation bis zum Zahlungseingang.

1. Kapitel 1

   Was kostet eine Stunde Schnitt?

   Eine Cutterin verdient CHF 72'000 im Jahr, mit 15 % Sozialleistungen kostet sie die Agentur CHF 82'800. Aylin teilt zuerst durch 2'000 Arbeitsstunden, bis die Geschäftsführerin sie korrigiert: Verrechnen lassen sich nur rund 1'350 Stunden. Das ergibt CHF 61.33 Lohnkosten pro Stunde, mit CHF 38 Gemeinkosten für Miete, Software und Geräte CHF 99.33. Mit 10 % Gewinnzuschlag landet Aylin bei rund CHF 110, bisher hatte die Agentur CHF 95 verrechnet.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Die Vorkalkulation

   Aylin zerlegt das Projekt: Konzept 6 Stunden, Drehtag mit zwei Personen 16 Stunden, Schnitt 14 Stunden, Ton und Farbkorrektur 4 Stunden. Die 40 Stunden zu CHF 110 ergeben CHF 4'400. Für die Sprecherin rechnet sie CHF 600 plus 10 % Zuschlag, für die Musiklizenz CHF 180 plus 10 %. Die Vorkalkulation beträgt CHF 5'258 exkl. MWST, mit zwei Korrekturrunden inbegriffen.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Neun Stunden zu viel

   Nach Projektende zeigt Clockify 49 statt 40 Stunden, eine Abweichung von 22.5 % oder CHF 990. Aylin ordnet die Ursachen zu: Der Kunde wollte vier statt zwei Korrekturrunden, das ergibt 6 Stunden, und ein verschobener Drehort kostete 3 Stunden. Weil die Offerte zwei Runden festgelegt hatte, darf die Agentur die 6 Stunden nach Rücksprache zusätzlich verrechnen. Für künftige Offerten schlägt Aylin vor, den Drehort vorher verbindlich festzulegen.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Rechnung mit QR-Teil

   In Bexio erstellt Aylin die Rechnung: CHF 5'258 plus CHF 660 für die zusätzlichen Korrekturrunden, total CHF 5'918 netto, mit 8.1 % MWST CHF 6'397.35, zahlbar innert 30 Tagen. Im ersten Entwurf steht die normale IBAN zusammen mit einer QR-Referenz. Die Buchhalterin erklärt ihr, dass eine QR-Referenz nur mit der QR-IBAN funktioniert. Aylin korrigiert das und prüft den Zahlteil mit der Scan-Funktion der Banking-App.

   Ziel 4

5. Kapitel 5

   Wenn das Geld nicht kommt

   Zwölf Tage nach Fälligkeit steht die Rechnung in der Debitorenliste noch offen. Aylin schickt eine freundliche Zahlungserinnerung mit neuer Frist von zehn Tagen. Die Schreinerei überweist CHF 4'000, Aylin verbucht die Teilzahlung und mahnt den Rest von CHF 2'397.35. Daraufhin bittet der Inhaber um zwei Monatsraten. Die Geschäftsführerin stimmt zu, weil eine Betreibung die Kundenbeziehung belasten würde, und Aylin hält fest, ab wann man doch ein Betreibungsbegehren stellen würde.

   Ziel 5Ziel 6

1. 1

   Was kostet eine Stunde?

   ca. 3 Std.

   Du lernst, aus Löhnen, Sozialleistungen und Gemeinkosten einen Stundensatz herzuleiten, und baust dafür ein Excel-Modell.

   • Ein Excel-Blatt mit Eingabefeldern für Lohn, Sozialleistungen, Gemeinkosten und Auslastung bauen
   • Ausprobieren, wie sich der Stundensatz bei 60 %, 70 % und 80 % Auslastung verändert
   • Das Ergebnis mit dem Stundensatz deines Lehrbetriebs vergleichen

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Projekte vorkalkulieren

   ca. 4 Std.

   Du zerlegst Projekte in Arbeitsschritte, schätzt Aufwand und rechnest Fremdleistungen mit Zuschlag ein.

   • Drei typische Agenturprojekte (Flyer, Website, Video) in Arbeitsschritte zerlegen
   • Übungen zu Zuschlag und Marge rechnen und ineinander umrechnen
   • Eine Kalkulationsvorlage mit Eigen- und Fremdleistungen erstellen

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Nachkalkulation und Lernen aus Zahlen

   ca. 3 Std.

   Du vergleichst Soll und Ist an einem echten oder realistischen Projekt und leitest Massnahmen ab.

   • Zeiterfassungsdaten eines abgeschlossenen Projekts in Excel auswerten
   • Abweichungen pro Arbeitsschritt in Prozent berechnen
   • Entscheiden, welcher Mehraufwand verrechnet werden darf

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Rechnung und QR-Zahlteil

   ca. 2.5 Std.

   Du erstellst Rechnungen mit allen Pflichtangaben und verstehst die Bestandteile des QR-Teils.

   • In Bexio oder einem Testkonto eine Rechnung mit QR-Teil erstellen
   • Mit der Banking-App die Rechnung scannen und prüfen, welche Daten übernommen werden
   • QR-IBAN und normale IBAN vergleichen und die passende Referenzart bestimmen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Debitoren und Mahnwesen

   ca. 3.5 Std.

   Du überwachst offene Posten, verbuchst Zahlungen und spielst den Mahnprozess vollständig durch.

   • Eine Debitorenliste mit Fälligkeit und Altersstruktur in Excel anlegen
   • Buchungssätze für Rechnung, MWST, Zahlung und Skonto üben
   • Je eine Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung formulieren

   Trainiert Kompetenz E1E2F1F2

   Lernziel56

6. 6

   Ein Projekt durchrechnen: von der Kalkulation bis zum Zahlungseingang

   ca. 3 Std.

   Du spielst einen kompletten Auftrag durch und prüfst, ob am Ende Geld verdient wurde.

   • Vorkalkulation, Rechnung und Nachkalkulation für ein Fallbeispiel erstellen
   • Einen Zahlungsverzug simulieren und den Mahnprozess dokumentieren
   • Ergebnis in fünf Sätzen für die Geschäftsleitung zusammenfassen

   Trainiert Kompetenz B3C3D2F3

   Lernziel2346

Stundensatz

Preis pro verrechenbarer Arbeitsstunde, der alle Kosten und einen Gewinn deckt.

Gemeinkosten

Kosten, die keinem Projekt direkt zugeordnet werden können, z.B. Miete, Software, Buchhaltung.

Zuschlag

Aufschlag in Prozent vom Einkaufs- oder Kostenbetrag.

Marge

Gewinnanteil in Prozent vom Verkaufspreis.

Nachkalkulation

Vergleich von geplantem und tatsächlichem Aufwand nach Projektende.

QR-Rechnung

Schweizer Rechnung mit Zahlteil und QR-Code, der alle Zahlungsdaten enthält.

Debitor

Kunde, der dem Betrieb noch Geld schuldet.

Verzugszins

Gesetzlicher Zins von 5 % pro Jahr auf überfällige Geldforderungen.

Rechtsvorschlag

Einspruch des Schuldners gegen einen Zahlungsbefehl, stoppt die Betreibung vorerst.

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