Aufträge im eigenen Berufsumfeld selbstständig durchführen

Im Lehrbetrieb bekommst du schon bald eigene Aufträge: einen Arbeitsplatz einrichten, ein kleines Skript schreiben, eine Anleitung erstellen. Dieses Modul gibt dir ein Vorgehen dafür. Du klärst zuerst, was genau gewünscht ist, planst die Arbeit in überschaubare Schritte, entscheidest dich begründet für eine Lösung und führst ein Arbeitsjournal. Am Schluss prüfst du dein Ergebnis gegen die Anforderungen, übergibst es und schaust zurück, was du beim nächsten Mal besser machst.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Einen Auftrag mit gezielten Rückfragen vollständig klären

   Kompetenz A

   Viele Aufträge kommen als ein Satz im Gang oder per Chat. Du stellst Fragen nach Ziel, Umfang, Termin, Ansprechperson und Abnahmekriterien und hältst die Antworten schriftlich fest. Erst dann weisst du, was 'fertig' bedeutet.

   Situation

   Deine Berufsbildnerin schreibt: 'Kannst du für die neue Kollegin im Treuhandteam alles vorbereiten? Sie startet am Montag.'

   Deine Aufgabe

   Kläre, was 'alles' heisst, bevor du beginnst.

   Gutes Ergebnis

   Eine kurze Auftragsnotiz: Laptop mit Windows 11 und Office, Benutzerkonto im AD mit Gruppe 'Treuhand', Zugriff auf das Laufwerk T:, Headset, Bereitschaft bis Freitag 16 Uhr. Abnahme: Kollegin kann sich am Montag um 8 Uhr anmelden und Outlook öffnen. Die Notiz wird per Teams bestätigt.

   W-FragenZiel und AbgrenzungAbnahmekriterienAuftragsbestätigung
2. 2

   Die Arbeit in Teilschritte mit Zeitschätzung und Reihenfolge zerlegen

   Kompetenz B

   Du teilst den Auftrag in Arbeitspakete, die je höchstens einen halben Tag dauern, schätzt den Aufwand und erkennst Abhängigkeiten. Einen Puffer planst du bewusst ein, weil im Betrieb immer etwas dazwischenkommt.

   Situation

   Du sollst für die Schulungsräume 12 Notebooks neu aufsetzen und brauchst dafür Lizenzschlüssel vom Einkauf.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen Arbeitsplan für die Woche.

   Gutes Ergebnis

   Ein Planner-Board mit sieben Karten, z.B. 'Lizenzen anfragen' (Montag, wartet auf Einkauf), 'Image erstellen' (3 Std.), 'Notebooks verteilen und testen' (2 Std.). Total 14 Std. plus 3 Std. Puffer. Die Lizenzanfrage steht ganz vorne, weil alles andere davon abhängt.

   ArbeitspaketAufwandschätzungAbhängigkeitPufferMeilenstein
3. 3

   Lösungsvarianten mit einer gewichteten Entscheidungsmatrix vergleichen

   Kompetenz C

   Oft gibt es mehrere Wege zum Ziel. Du definierst Kriterien, gewichtest sie nach dem, was dem Auftraggeber wichtig ist, und bewertest jede Variante. So ist dein Entscheid nachvollziehbar und nicht bloss Bauchgefühl.

   Situation

   Das Sekretariat will Dateien mit externen Partnern teilen und fragt, ob ihr OneDrive-Links, einen eigenen Nextcloud-Server oder WeTransfer verwenden sollt.

   Deine Aufgabe

   Bereite einen begründeten Vorschlag vor.

   Gutes Ergebnis

   Matrix mit den Kriterien Datenschutz (Gewicht 30 %), Kosten (25 %), Bedienbarkeit (25 %) und Aufwand für die IT (20 %). OneDrive erreicht 4.2 von 5 Punkten, weil die Lizenz schon vorhanden ist und Ablaufdaten für Links gesetzt werden können. Der Vorschlag passt auf eine A4-Seite.

   NutzwertanalyseKriteriumGewichtungVarianteBegründung
4. 4

   Ein Arbeitsjournal führen und Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren

   Kompetenz D

   Du notierst täglich, was du gemacht hast, wie lange es gedauert hat, welche Probleme auftraten und was du gelernt hast. Zusätzlich hältst du technische Schritte so fest, dass eine andere Person sie wiederholen kann.

   Situation

   Beim Einrichten eines Netzwerkdruckers verlierst du zwei Stunden, weil der Treiber nicht passt. Eine Woche später hat ein Kollege dasselbe Problem.

   Deine Aufgabe

   Halte den Vorfall so fest, dass er beim nächsten Mal in fünf Minuten gelöst ist.

   Gutes Ergebnis

   Journaleintrag mit Datum, Soll 1 Std., Ist 3 Std., Ursache (Universal-Treiber druckt keine Duplex-Aufträge) und Lösung (herstellerspezifischen PCL6-Treiber über das Druckserver-Share verteilen). Dazu eine kurze Anleitung mit Screenshots im Confluence.

   ArbeitsjournalSoll-Ist-VergleichAnleitungVersionierung von Dokumenten
5. 5

   Das Ergebnis mit einem Testprotokoll gegen die Anforderungen prüfen

   Kompetenz E

   Bevor du etwas als erledigt meldest, prüfst du jeden Abnahmepunkt einzeln und hältst Erwartung, tatsächliches Ergebnis und Status fest. Fehler behebst du, bevor die Auftraggeberin sie findet.

   Situation

   Du hast den Laptop für die neue Treuhand-Kollegin vorbereitet und willst ihn übergeben.

   Deine Aufgabe

   Erstelle ein Testprotokoll für die vereinbarten Abnahmekriterien.

   Gutes Ergebnis

   Tabelle mit sechs Testfällen, z.B. 'Login mit neuem Konto' (ok), 'Laufwerk T: verbunden' (nicht ok, falsche Gruppe), 'Outlook-Postfach öffnet' (ok). Den Fehler mit der Gruppe korrigierst du, testest erneut und vermerkst den zweiten Durchlauf mit Datum.

   TestfallErwartetes ErgebnisAbnahmeNachtest
6. 6

   Den Auftrag auswerten und konkrete Verbesserungen ableiten

   Kompetenz F

   Nach der Übergabe schaust du ehrlich zurück: Was lief gut, wo lagen Schätzung und Realität auseinander, was machst du nächstes Mal anders? Gute Reflexionen sind konkret und führen zu einer Massnahme, nicht zu 'nächstes Mal besser planen'.

   Situation

   Die Notebook-Installation dauerte 21 statt 17 Stunden.

   Deine Aufgabe

   Schreibe eine Reflexion für deinen Lernbericht.

   Gutes Ergebnis

   Drei Punkte: Die Lizenzanfrage kam zu spät zurück, deshalb nächstes Mal am ersten Tag morgens anfragen und nachfassen. Das Image war gut, weil ein Testgerät zuerst geprüft wurde. Windows-Updates wurden nicht eingeplant, nächstes Mal 30 Minuten pro Gerät reservieren.

   AuswertungLessons LearnedMassnahmeLernbericht

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Nora ist im 1. Lehrjahr als ICT-Fachfrau bei einer Tierarztpraxis-Gruppe mit drei Standorten in der Region Bern, 40 Mitarbeitende. Der neue Standort in Thun eröffnet in drei Wochen. Die Praxismanagerin sagt nur: «Mach bitte den Empfang bereit.»

1. Kapitel 1

   «Mach bitte den Empfang bereit»

   Nora bereitet acht Rückfragen vor: Wann ist die Eröffnung, wie viele Arbeitsplätze, welche Praxissoftware, braucht es einen Etikettendrucker für Medikamente, wie wird telefoniert, wer nimmt ab? Daraus schreibt sie eine Auftragsnotiz mit fünf Abnahmekriterien. Die Praxismanagerin ergänzt, dass das Kartenterminal nicht dazugehört, weil der Lieferant es selbst installiert.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Elf Arbeitspakete

   In Planner zerlegt Nora den Auftrag in elf Arbeitspakete und schätzt insgesamt 16 Stunden. Der Etikettendrucker hat fünf Arbeitstage Lieferfrist, also bestellt sie ihn zuerst. Der Netzwerkanschluss hängt vom Elektriker ab, den sie für den zweiten Tag einplant. Dazu rechnet sie 20 Prozent Puffer ein.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Welcher Drucker?

   Für den Etikettendrucker vergleicht Nora drei Varianten: dasselbe Modell wie in Bern, ein günstigeres Modell und einen Netzwerkdrucker. In ihrer Matrix gewichtet sie Kompatibilität mit der Praxissoftware mit 40 Prozent, Wartung mit 25, Kosten mit 20 und Tempo mit 15 Prozent. Das bekannte Modell gewinnt mit 4.3 Punkten. Als ihr Berufsbildner fragt, warum nicht das günstigere, zeigt sie ihm die Gewichtung.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Das Journal rettet den Freitag

   Nora schreibt jeden Tag Zeit, Tätigkeit, Probleme und Lösungen in ihr Journal in OneNote. Am Mittwoch druckt die Praxissoftware die Etiketten verschoben, nach 90 Minuten findet sie die Ursache: Im Treiber war das falsche Papierformat eingestellt. Sie notiert die Lösung mit Screenshot. Als am Freitag am zweiten Arbeitsplatz dasselbe passiert, ist es in fünf Minuten erledigt.

   Ziel 4

5. Kapitel 5

   Abnahme und Rückblick

   Aus den Abnahmekriterien leitet Nora zwölf Testfälle ab, einer schlägt fehl: Ein Anruf klingelt nur an einem der beiden Arbeitsplätze. Sie korrigiert die Anrufgruppe, testet nochmals, und die Praxismanagerin unterschreibt die Abnahme. Gebraucht hat sie 19 statt 16 Stunden. In ihrer Reflexion hält sie fest, dass sie Lieferfristen früher abklären und den Testplan schon beim Planen schreiben will.

   Ziel 5Ziel 6

1. 1

   Das Vorgehen kennenlernen

   ca. 2 Std.

   Du lernst ein Modell mit sechs Phasen kennen, wie es in Schweizer Lehrbetrieben verbreitet ist: Informieren, Planen, Entscheiden, Realisieren, Kontrollieren, Auswerten. Danach weisst du bei jedem Auftrag, wo du gerade stehst.

   • Einen Auftrag, den du kürzlich erledigt hast, nachträglich den sechs Phasen zuordnen
   • Notieren, welche Phase du übersprungen hast und welche Folgen das hatte
   • Eine Checkliste mit zwei bis drei Fragen pro Phase für dein Notizbuch erstellen

   Trainiert Kompetenz A1F1

   Lernziel16

2. 2

   Aufträge klären

   ca. 2 Std.

   Du übst, aus vagen Aufträgen eine klare Auftragsnotiz mit Zielen und Abnahmekriterien zu machen.

   • Fünf unklare Aufträge aus dem Betriebsalltag in Rückfragen umformulieren
   • Eine Vorlage 'Auftragsnotiz' mit Ziel, Umfang, Termin, Ansprechperson und Abnahme erstellen
   • Eine Auftragsklärung im Rollenspiel mit einer Kollegin oder einem Tutor durchspielen

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

3. 3

   Planen und entscheiden

   ca. 3 Std.

   Du zerlegst einen Auftrag in Arbeitspakete, schätzt den Aufwand und triffst eine Variantenentscheidung mit einer Matrix.

   • Ein Planner- oder Trello-Board für einen echten Auftrag aufbauen
   • Eine Entscheidungsmatrix in Excel mit Gewichtung als Formel umsetzen
   • Die Matrix einer Person vorstellen und ihre Rückfragen beantworten

   Trainiert Kompetenz B1B2C1C2

   Lernziel23

4. 4

   Umsetzen und dokumentieren

   ca. 3 Std.

   Während der Umsetzung führst du konsequent dein Journal und dokumentierst technische Schritte so, dass andere sie nachmachen können.

   • Eine Woche lang täglich zehn Minuten Journal schreiben, mit Soll- und Ist-Zeit
   • Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots für eine wiederkehrende Aufgabe erstellen
   • Die Anleitung von jemand anderem testen lassen und Unklarheiten verbessern

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Kontrollieren und übergeben

   ca. 2 Std.

   Du leitest Testfälle aus den Abnahmekriterien ab, protokollierst Tests und bereitest eine Übergabe vor.

   • Aus einer Auftragsnotiz ein Testprotokoll mit mindestens fünf Testfällen ableiten
   • Einen Fehler absichtlich einbauen lassen und mit dem Protokoll finden
   • Eine kurze Übergabe-Nachricht an die Auftraggeberin formulieren

   Trainiert Kompetenz E1E2

   Lernziel5

6. 6

   Gesamtauftrag mit Auswertung

   ca. 3 Std.

   Du wickelst einen kleinen Auftrag komplett ab, wie im Kompetenznachweis, und schliesst mit einer Reflexion ab.

   • Einen realistischen Auftrag von der Klärung bis zum Testprotokoll durchziehen
   • Soll- und Ist-Aufwand vergleichen und Abweichungen begründen
   • Drei konkrete Verbesserungen für den nächsten Auftrag festhalten

   Trainiert Kompetenz A2B3E2F2

   Lernziel1256

IPERKA

Sechsstufiges Vorgehensmodell für Aufträge: Informieren, Planen, Entscheiden, Realisieren, Kontrollieren, Auswerten.

Abnahmekriterium

Prüfbare Bedingung, die erfüllt sein muss, damit ein Auftrag als erledigt gilt.

Arbeitspaket

Abgeschlossene Teilaufgabe mit klarem Ergebnis und geschätztem Aufwand.

Nutzwertanalyse

Bewertung von Varianten anhand gewichteter Kriterien, auch Entscheidungsmatrix genannt.

Arbeitsjournal

Laufende Aufzeichnung der eigenen Arbeit mit Zeiten, Problemen und Erkenntnissen.

Testprotokoll

Tabelle mit Testfällen, erwartetem und tatsächlichem Ergebnis sowie Status.

Puffer

Bewusst eingeplante Reservezeit für Unvorhergesehenes.

Lessons Learned

Festgehaltene Erkenntnisse aus einem abgeschlossenen Auftrag, die beim nächsten Mal genutzt werden.

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