Kleinprojekte im eigenen Berufsumfeld abwickeln

Ein Projekt ist mehr als ein grosser Auftrag: Es hat ein festes Ziel, ein Budget, mehrere Beteiligte und ein Ende. In diesem Modul führst du ein Kleinprojekt durch alle Phasen. Du formulierst einen Projektauftrag mit messbaren Zielen, analysierst Stakeholder und Risiken, wählst ein Vorgehen und planst Arbeitspakete, Termine und Kosten. Während der Umsetzung steuerst du mit Soll-Ist-Vergleichen und Statusberichten, und am Schluss übergibst du das Ergebnis geordnet an den Betrieb und hältst die Erfahrungen fest. Als Leitfaden dient HERMES 5, die Projektmanagementmethode der Bundesverwaltung, ergänzt durch Werkzeuge aus der Praxis.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Einen Projektauftrag mit messbaren Zielen und klarer Abgrenzung formulieren

   Kompetenz A

   Du hältst fest, warum das Projekt gemacht wird, was am Ende erreicht sein muss, was ausdrücklich nicht dazugehört und welche Rahmenbedingungen gelten. Die Ziele formulierst du so, dass man sie bei der Abnahme eindeutig prüfen kann.

   Situation

   Eine Primarschule in Thun möchte, dass Lehrpersonen die zwei Gruppenräume und den Beamer-Koffer online reservieren können. Bisher hängt eine Papierliste im Lehrerzimmer.

   Deine Aufgabe

   Formuliere den Projektauftrag.

   Gutes Ergebnis

   Ziel: Bis 31. Januar können alle 28 Lehrpersonen Räume und Geräte über die bestehende Microsoft-365-Umgebung buchen, Doppelbuchungen sind technisch ausgeschlossen. Nicht im Umfang: Buchung von Turnhallen, Anbindung an die Schulverwaltungssoftware. Budget: CHF 1'500 und 60 Arbeitsstunden. Auftraggeberin: Schulleitung.

   ProjektauftragSMART-ZielAbgrenzungRahmenbedingungAuftraggeber
2. 2

   Stakeholder und Risiken systematisch analysieren und Massnahmen festlegen

   Kompetenz B

   Du erfasst alle Personen und Gruppen, die vom Projekt betroffen sind oder es beeinflussen können, und überlegst, wie du sie einbindest. Risiken bewertest du nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung und planst für die grössten vorbeugende Massnahmen.

   Situation

   Ein Getränkehändler in Chur will die alte Telefonanlage durch Microsoft Teams Telefonie ersetzen. Der Aussendienst ist skeptisch.

   Deine Aufgabe

   Erstelle eine Stakeholder- und eine Risikoanalyse.

   Gutes Ergebnis

   Stakeholder-Matrix nach Einfluss und Interesse: Aussendienst hohes Interesse, mittlerer Einfluss, wird mit einem Pilot von zwei Personen eingebunden. Top-Risiko: Rufnummernportierung verzögert sich (Wahrscheinlichkeit mittel, Auswirkung hoch). Massnahme: Portierung sechs Wochen vorher beantragen, alte Anlage bis zum Erfolg parallel betreiben.

   Stakeholder-MatrixEinfluss und InteresseRisikomatrixEintrittswahrscheinlichkeitPräventive Massnahme
3. 3

   Ein passendes Vorgehen wählen und das Projekt in Phasen mit Meilensteinen gliedern

   Kompetenz C

   Du entscheidest, ob ein phasenorientiertes oder ein agiles Vorgehen besser passt. Mit HERMES 5 gliederst du das Projekt in Initialisierung, Konzept, Realisierung und Einführung und setzt an jedem Phasenende einen Meilenstein, an dem die Auftraggeberin über das Weitermachen entscheidet.

   Situation

   Du sollst für das Raumbuchungsprojekt der Primarschule das Vorgehen festlegen.

   Deine Aufgabe

   Wähle ein HERMES-Szenario und definiere die Meilensteine.

   Gutes Ergebnis

   Szenario 'IT-Standardanwendung', weil eine bestehende Lösung (Raumpostfächer in Exchange Online) konfiguriert wird. Meilensteine: Projektfreigabe nach Initialisierung, Variantenwahl in der Initialisierung, im Konzept mit einem Mustergerät bestätigt, Abnahme nach Realisierung mit Testprotokoll, Projektabschluss nach der Einführung mit Schulung am Weiterbildungsnachmittag.

   HERMES 5SzenarioPhaseMeilensteinPhasenfreigabeagil vs. phasenorientiert
4. 4

   Arbeitspakete, Termine und Kosten in einem Projektplan zusammenführen

   Kompetenz C

   Du zerlegst das Projekt in einem Projektstrukturplan in Arbeitspakete, schätzt den Aufwand, legst Abhängigkeiten fest und stellst den Ablauf in einem Gantt-Diagramm dar. Daraus ergibt sich das Budget mit internen Stunden und externen Kosten.

   Situation

   Ein Fitnesscenter mit drei Standorten will ein neues Gäste-WLAN mit Anmeldung per Captive Portal.

   Deine Aufgabe

   Erstelle Projektstrukturplan, Terminplan und Budget.

   Gutes Ergebnis

   PSP mit fünf Teilprojekten und 18 Arbeitspaketen. Gantt in GanttProject mit kritischem Pfad über Hardware-Lieferung und Installation am Standort Wil. Budget: 4 Access Points pro Standort zu CHF 380, Controller-Lizenz CHF 900, 56 interne Stunden zu CHF 95, plus 10 % Reserve, total CHF 11'858 (rund CHF 11'860).

   Projektstrukturplan (PSP)ArbeitspaketGantt-Diagrammkritischer PfadBudget und Reserve
5. 5

   Das Projekt mit Soll-Ist-Vergleich und Statusberichten steuern

   Kompetenz D

   Du vergleichst regelmässig geplante mit tatsächlichen Terminen, Kosten und Ergebnissen. Abweichungen meldest du früh in einem kurzen Statusbericht mit Ampel und schlägst Massnahmen vor. Änderungswünsche nimmst du nur mit einem bewerteten Änderungsantrag auf.

   Situation

   Im WLAN-Projekt verzögert sich die Lieferung der Access Points um zwei Wochen. Gleichzeitig wünscht die Geschäftsführung ein zusätzliches WLAN für die Mitarbeitenden.

   Deine Aufgabe

   Erstelle den Statusbericht und behandle den Zusatzwunsch.

   Gutes Ergebnis

   Statusbericht: Termine gelb, Kosten grün, Qualität grün. Massnahme: Standort Wil vorziehen, für den bereits Geräte vorhanden sind. Der Zusatzwunsch kommt als Änderungsantrag mit 8 Stunden Mehraufwand und CHF 760 Zusatzkosten zur Auftraggeberin, die ihn freigibt. Plan und Budget werden angepasst.

   Soll-Ist-VergleichStatusberichtAmpelstatusÄnderungsantragScope Creep
6. 6

   Projektsitzungen leiten und Entscheide verbindlich festhalten

   Kompetenz E

   Du bereitest Sitzungen mit einer Traktandenliste vor, führst zielgerichtet durch und hältst Entscheide sowie Pendenzen mit Verantwortlichen und Termin fest. Ein Kommunikationsplan regelt, wer wann wie informiert wird.

   Situation

   In der Sitzung zur Teams-Telefonie wird lange über Headset-Modelle diskutiert, und am Ende weiss niemand, was beschlossen wurde.

   Deine Aufgabe

   Organisiere die nächste Sitzung besser.

   Gutes Ergebnis

   Traktandenliste mit Zeitangaben, verschickt zwei Tage vorher, darin drei Headsets zur Auswahl mit Preis. Entscheid in 10 Minuten. Protokoll mit Entscheidliste und Pendenzenliste (Was, Wer, Bis wann) am selben Tag in Teams abgelegt.

   TraktandenlisteEntscheidprotokollPendenzenlisteKommunikationsplan
7. 7

   Ein Projekt mit Abnahme, Übergabe und Erfahrungssicherung abschliessen

   Kompetenz F

   Du lässt das Ergebnis formell abnehmen, übergibst es mit Dokumentation an die Personen, die es weiter betreiben, und schreibst einen Abschlussbericht mit Zielerreichung, Kosten und Lessons Learned. Erst dann ist das Projekt wirklich beendet.

   Situation

   Das Gäste-WLAN läuft an allen drei Standorten. Du möchtest das Projekt schliessen.

   Deine Aufgabe

   Plane und dokumentiere den Abschluss.

   Gutes Ergebnis

   Abnahmeprotokoll mit acht Kriterien, unterschrieben von der Geschäftsführung. Betriebsdokumentation mit Netzplan und Admin-Zugängen im Passworttresor an den IT-Partner übergeben. Abschlussbericht: Ziele erreicht, Kosten CHF 12'300 statt 11'860, Verzögerung 1 Woche. Lessons Learned: Hardware bei Projektfreigabe bestellen.

   AbnahmeprotokollÜbergabe in den BetriebAbschlussberichtLessons Learned

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Timo ist im 3. Lehrjahr als Mediamatiker beim Tourismusbüro Thurtal in Wildhaus, 22 Mitarbeitende. Die Geschäftsführerin möchte zum Saisonstart in fünf Bergbahnstationen digitale Infoscreens mit Wetter, Lifttafel und Veranstaltungen. Timo leitet das Projekt als Kleinprojekt mit einem Budget von CHF 18'000.

1. Kapitel 1

   «Wir brauchen moderne Screens»

   Aus dem vagen Wunsch der Geschäftsführerin macht Timo einen Projektauftrag. Die Ziele: Bis 12. Dezember laufen fünf Screens mit Live-Daten, und zwei Personen können die Inhalte in höchstens 15 Minuten pro Tag pflegen. Ausdrücklich nicht dazu gehören ein Website-Relaunch und der Verkauf von Werbeflächen. Die Geschäftsführerin unterschreibt den Auftrag nach einer Korrekturschlaufe.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Wer redet mit?

   Timo listet die Stakeholder auf: die Bergbahn als Hausherrin der Stationen, das Marketingteam, das die Inhalte pflegt, und die Gastronomen, die gerne Werbung zeigen möchten. Als grösste Risiken sieht er Lieferverzug, schwaches Netz an der Bergstation und den fixen Saisonstart. Für das Netz plant er einen LTE-Router mit Offline-Anzeige, und die Hardware bestellt er schon im September.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Phasen, Pakete und Gantt

   Timo gliedert das Projekt in Initialisierung, Konzept, Realisierung und Einführung mit Meilensteinen am 1. Oktober, 15. November und 12. Dezember. Der Projektstrukturplan hat 18 Arbeitspakete, den Terminplan baut er in GanttProject. Der kritische Pfad läuft über die Montage, die erst nach der Revision der Bergbahn möglich ist. Im Budget stehen Hardware CHF 11'500, Montage CHF 2'800, Software CHF 1'200 pro Jahr und eine Reserve von 10 Prozent.

   Ziel 3Ziel 4

4. Kapitel 4

   Zehn Tage Verspätung

   Der Lieferant meldet, dass die Screens zehn Tage später kommen. Im Soll-Ist-Vergleich bleiben nur noch zwei Tage Puffer, Timo setzt die Ampel im Statusbericht auf Gelb und schlägt vor, zwei Stationen vorerst mit Leihgeräten zu starten. In der Projektsitzung wollen die Gastronomen plötzlich Werbeflächen. Timo hält sich an die Traktandenliste, nimmt den Wunsch als Änderungsantrag für nach dem Projekt auf und verschickt am selben Tag ein Beschlussprotokoll mit Wer, Was und Bis wann.

   Ziel 5Ziel 6

5. Kapitel 5

   Go-live und Übergabe

   Bei der Abnahme prüft Timo neun Kriterien, an einer Station ist der Screen bei Sonne zu dunkel. Der Mangel kommt mit Termin 20. Dezember ins Abnahmeprotokoll und wird mit einem helleren Modell behoben. Das Marketingteam erhält eine Anleitung und eine Schulung von einer Stunde. In der Lessons-Learned-Runde hält Timo fest, dass Montagetermine mit der Bergbahn künftig schon im Projektauftrag stehen sollen, und die Schlussabrechnung zeigt CHF 17'400.

   Ziel 7

1. 1

   Projekt starten

   ca. 3 Std.

   Du lernst, was ein Projekt ausmacht, und schreibst einen Projektauftrag für ein reales Vorhaben.

   • Drei Vorhaben aus deinem Betrieb danach einordnen, ob sie Auftrag, Projekt oder Daueraufgabe sind
   • Einen Projektauftrag mit Zielen, Abgrenzung, Budget und Rollen schreiben
   • Die Ziele gegen die SMART-Kriterien prüfen und schärfen

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Umfeld und Risiken verstehen

   ca. 3 Std.

   Du analysierst, wer vom Projekt betroffen ist und was schiefgehen kann.

   • Eine Stakeholder-Matrix mit mindestens sechs Personen oder Gruppen erstellen
   • Zehn Risiken sammeln, nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewerten und in eine Matrix eintragen
   • Für die drei grössten Risiken je eine vorbeugende und eine Notfallmassnahme festlegen

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Vorgehen und Planung

   ca. 5 Std.

   Du wählst das Vorgehen, gliederst in Phasen und erstellst den Projektplan mit Terminen und Budget.

   • Im HERMES-Online-Handbuch ein passendes Szenario auswählen und die Ergebnisse pro Phase notieren
   • Einen Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen und Aufwandschätzungen erstellen
   • Ein Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten und Meilensteinen aufbauen und den kritischen Pfad markieren
   • Ein Budget in Excel mit internen Stunden, externen Kosten und Reserve berechnen

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel34

4. 4

   Führen und kommunizieren

   ca. 3 Std.

   Du übst Sitzungsleitung, Protokollführung und den Umgang mit Änderungswünschen.

   • Eine Projektsitzung mit Traktandenliste vorbereiten und leiten, z.B. im Klassenteam
   • Ein Protokoll mit Entscheid- und Pendenzenliste innert zwei Stunden verschicken
   • Einen Änderungsantrag mit Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Qualität schreiben

   Trainiert Kompetenz D1E1E2

   Lernziel65

5. 5

   Steuern und berichten

   ca. 3 Std.

   Du verfolgst den Fortschritt, erkennst Abweichungen und berichtest klar an die Auftraggeberin.

   • Einen Soll-Ist-Vergleich mit simulierten Verzögerungen in Excel durchführen
   • Einen Statusbericht auf einer Seite mit Ampel und Massnahmen verfassen
   • Den Plan nach einer Änderung neu berechnen und die Folgen begründen

   Trainiert Kompetenz D2D3

   Lernziel5

6. 6

   Abschliessen und reflektieren

   ca. 3 Std.

   Du schliesst ein Projekt formell ab und sicherst die Erfahrungen für das nächste Mal.

   • Ein Abnahmeprotokoll aus den Projektzielen ableiten
   • Eine Übergabe-Checkliste für den Betrieb erstellen
   • Einen Abschlussbericht mit Zielerreichung, Kostenvergleich und Lessons Learned schreiben

   Trainiert Kompetenz A3F1F2

   Lernziel71

HERMES 5

Offene Projektmanagementmethode der Schweizer Bundesverwaltung mit Phasen, Szenarien, Rollen und Ergebnisvorlagen.

Projektauftrag

Dokument, das Ziele, Umfang, Rahmenbedingungen, Budget und Rollen eines Projekts verbindlich festhält.

Meilenstein

Prüfpunkt ohne Dauer, an dem ein Ergebnis vorliegt und über das weitere Vorgehen entschieden wird.

Projektstrukturplan

Hierarchische Gliederung aller Arbeiten eines Projekts in Teilprojekte und Arbeitspakete.

Gantt-Diagramm

Balkendiagramm, das Arbeitspakete auf einer Zeitachse mit Abhängigkeiten darstellt.

Stakeholder

Person oder Gruppe, die vom Projekt betroffen ist oder es beeinflussen kann.

Änderungsantrag

Formelle Anfrage zur Änderung von Umfang, Terminen oder Kosten, die bewertet und entschieden wird.

Lessons Learned

Festgehaltene Erfahrungen aus einem Projekt, die künftigen Projekten nützen.

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