Dein Arbeitsplatz unter der Lupe

Worum es geht

Erster Lehrtag bei der Aareblau GmbH in Solothurn. Sara bekommt einen Laptop, ein Microsoft-365-Konto, einen Zugang zum SharePoint des Teams, einen Badge und eine lange Liste mit Benutzernamen: Adobe Creative Cloud, Canva, der Instagram-Account des Büros, das Zeiterfassungstool, das WLAN. Nach drei Wochen arbeitet sie produktiv mit, aber eher zufällig: Fotos liegen in Downloads, ein Entwurf auf dem Desktop, ein anderer im Mailanhang, und das Passwort für Canva ist dasselbe wie für Instagram.

Das ist kein Charakterfehler, sondern der Normalzustand, wenn niemand sein Werkzeug bewusst einrichtet. Dein Laptop, deine Konten, deine Ablage und deine Office-Programme sind deine ICT-Arbeitsinstrumente. Eine Schreinerin schärft ihre Hobel, bevor sie arbeitet. Du richtest deine digitalen Werkzeuge ein, bevor sie dich ausbremsen.

In diesem Kurs baust du Schritt für Schritt einen Arbeitsplatz auf, der dich unterstützt: klare Ablage, kontrolliertes Teilen, abgesicherte Konten, ein Backup, das du wirklich zurückspielen kannst, Office-Vorlagen und ein Posteingang, der nicht überläuft. Diese erste Lektion ist die ehrliche Bestandesaufnahme. Bevor du etwas verbesserst, musst du wissen, wo du stehst.

Die Fünf-Fragen-Bestandesaufnahme

Eine gute Bestandesaufnahme dauert etwa eine Stunde und beantwortet fünf Fragen. Schreib die Antworten auf, am besten in eine Tabelle in Excel oder OneNote. Passwörter gehören nicht in diese Liste, nur die Namen der Dienste.

Die fünfte Frage ist wichtiger, als sie aussieht. Viele Betriebe geben Dinge vor: einen bestimmten Passwortmanager, eine SharePoint-Struktur, eine Mailsignatur. Du baust nicht dein eigenes System gegen die Firma, sondern richtest dich im Rahmen der Vorgaben bestmöglich ein. Was nicht geregelt ist, darfst du gestalten.

Konten erfassen

Saras Kontenliste nach dem ersten Durchgang:

Schon diese Tabelle zeigt zwei Probleme: Vier berufliche Konten haben keinen zweiten Faktor, und Sara hat für Canva, Adobe und Instagram dasselbe Passwort. Darum kümmerst du dich in Lektion 5. Jetzt geht es nur ums Sichtbarmachen.

Ablageorte: was sicher ist und was nicht

Dateien landen auf einem Laptop an vielen Orten, und nicht alle sind gleich sicher. Entscheidend ist eine Frage: Gibt es diese Datei noch, wenn der Laptop morgen weg ist?

Der «Laptop weg»-Test

Stell dir konkret vor: Der Laptop wird dir heute Abend im Zug gestohlen. Geh die Liste deiner Ablageorte durch und notiere für jeden: Was ist weg? Was kann jemand anderes lesen? Was muss ich sofort tun?

Für Sara sieht das so aus:

• Weg: 23 Fotos in Downloads, der Entwurf auf dem Desktop (keine Ordnersicherung), 260 GB RAW-Dateien in D:\Shootings.
• Lesbar für den Dieb: Alles, falls der Laptop nicht verschlüsselt ist. Ob BitLocker aktiv ist, weiss Sara noch nicht.
• Sofort tun: IT informieren, Microsoft-Passwort ändern, Sitzungen abmelden lassen.

Der Test dauert zehn Minuten und zeigt dir besser als jede Theorie, wo deine Baustellen sind. In Lektion 7 baust du ein Backup, das diesen Test besteht.

Der physische Arbeitsplatz: Ergonomie

Zu den Arbeitsinstrumenten gehört auch, wie du sitzt und schaust. Wer acht Stunden mit hochgezogenen Schultern auf einen tief stehenden Laptop blickt, hat nach ein paar Wochen Nacken- und Kopfschmerzen. Das lässt sich am ersten Tag vermeiden.

Mit dem Laptop allein lässt sich das kaum erreichen: Ist der Bildschirm auf Augenhöhe, ist die Tastatur zu hoch. Die Lösung ist ein externer Bildschirm oder ein Laptopständer mit separater Tastatur und Maus. Frag im Betrieb danach, das ist eine normale Bitte.

Gerade in Medienberufen kommt die Farbe dazu: Für Bildbearbeitung arbeitest du besser an einem guten externen Bildschirm, der nicht gegen das Fenster blendet. Das hilft dem Rücken und der Qualität deiner Arbeit.

Schritt für Schritt: Saras Bestandesaufnahme

Sara macht die Bestandesaufnahme am Ende ihrer dritten Woche. Mach sie parallel für dein eigenes Gerät.

Schritt 1: Konten auflisten. Sara geht ihren Browser-Verlauf, die gespeicherten Passwörter im Browser und ihren Posteingang durch (Suchbegriff «Willkommen» oder «Konto bestätigen»). Ergebnis: 12 berufliche Konten, davon 2 mit MFA.

Schritt 2: Ablageorte zählen. Sie öffnet Desktop, Downloads, Dokumente, OneDrive und D:\ und notiert die Anzahl Dateien und die Grösse (Rechtsklick auf den Ordner, Eigenschaften):

Schritt 3: Risiko bewerten. Ungesichert sind 31 + 140 + 1840 = 2011 Dateien mit zusammen 1.2 + 3.8 + 260 = 265 GB. Das grösste Risiko sind die RAW-Dateien: unersetzlich, weil das Shooting nicht wiederholt werden kann.

Schritt 4: Gerät prüfen. Unter Einstellungen, Datenschutz und Sicherheit, Geräteverschlüsselung bzw. BitLocker sieht Sara: Verschlüsselung aktiv. Die Bildschirmsperre greift aber erst nach 30 Minuten. Notiz: auf 5 Minuten verkürzen.

Schritt 5: Vorgaben klären. Im Gespräch mit der Berufsbildnerin erfährt Sara: Passwortmanager ist Bitwarden, Projektdaten gehören in den SharePoint des Teams, persönliche Arbeitsdateien in OneDrive, grosse Rohdaten auf das NAS.

Schritt 6: Massnahmenliste. Daraus macht Sara eine priorisierte Liste:

1. RAW-Dateien sichern (unersetzlich, 260 GB): Lektion 7
2. MFA für Adobe, Canva, Instagram, wiederverwendete Passwörter ersetzen: Lektionen 5 und 6
3. Bildschirmsperre auf 5 Minuten: sofort, 1 Minute Aufwand
4. Desktop und Downloads aufräumen, Projektstruktur aufbauen: Lektionen 2 und 3
5. Bildschirm auf Augenhöhe: externen Monitor beantragen

Typische Fehler

• Gleich mit dem Aufräumen beginnen. Wer ohne Überblick Dateien verschiebt, verschiebt das Chaos nur. Erst erfassen, dann entscheiden, dann umsetzen.
• Private und berufliche Konten mischen. Kundendaten im privaten Google Drive oder das Firmen-Instagram mit der privaten Handynummer als einzigem Wiederherstellungsweg: Beim Austritt oder bei einem Problem hat die Firma keinen Zugriff mehr. Berufliches gehört in berufliche Konten.
• Downloads als Arbeitsordner benutzen. Downloads ist ein Eingangskorb, kein Lager. Was du behalten willst, verschiebst du sofort an seinen Platz.
• Ergonomie auf später verschieben. Haltungsschäden entstehen schleichend. Den Bildschirm auf die richtige Höhe zu bringen, kostet fünf Minuten.
• Annehmen, die IT habe alles erledigt. Die IT verschlüsselt vielleicht den Laptop, aber deine Adobe- und Canva-Konten und deine lokalen Rohdaten sind deine Verantwortung.

Zusammenfassung

• Deine ICT-Arbeitsinstrumente sind Gerät, Konten, Ablage, Office-Programme und Kommunikationstools. Du richtest sie bewusst ein, statt zufällig zu arbeiten.
• Die Bestandesaufnahme beantwortet fünf Fragen: Konten, Ablageorte, Sicherung, Geräteschutz, Vorgaben des Betriebs.
• Ein guter Ablageort ist auffindbar, gesichert und für das Team erreichbar. Desktop, Downloads und USB-Sticks sind es meistens nicht.
• Der «Laptop weg»-Test zeigt in zehn Minuten, welche Daten verloren und welche Konten gefährdet wären.
• Passwörter gehören nie in eine Liste, sondern in einen Passwortmanager.
• Ergonomie gehört zum Arbeitsplatz: Bildschirm auf Augenhöhe, eine Armlänge Abstand, seitlich zum Fenster, regelmässige Pausen.