Wo bleibt die Zeit? Automatisierungspotenzial erkennen

Worum es geht

Anfang Dezember in Wildhaus. Die Bergbahnen Hochalp AG startet in drei Wochen in die Wintersaison, und rund 90 Saisonmitarbeitende beginnen fast gleichzeitig: Kassiererinnen an der Talstation, Pistenpatrouilleure, Leute für das Bergrestaurant und den Skiverleih. Jede Person braucht ein Microsoft-365-Konto, eine Lizenz und die richtigen Gruppen, manche ein Kassen-Tablet, und der Badge-Verantwortliche muss Bescheid wissen. Das IT-Team hat drei Leute. Im letzten Winter ging dafür fast eine ganze Woche drauf. Und im April wurden sechs Konten von Saisonniers nicht gesperrt. Sie waren noch im Sommer aktiv.

Matteo, ICT-Fachmann im 2. Lehrjahr, bekommt den Auftrag: «Finde heraus, was sich automatisieren lässt, und setz es um.» Sein erster Gedanke ist ein PowerShell-Skript. Sein Berufsbildner bremst: «Zeig mir zuerst, wo die Zeit bleibt und was es bringt. Dann reden wir über Werkzeuge.»

Genau so beginnt jede gute Automatisierung. PowerShell, Autopilot, Intune und Power Automate kommen später. Zuerst lernst du, einen Ablauf so genau anzuschauen, dass du begründen kannst, was du automatisierst, was es bringt und was du bewusst nicht anfasst. Genau diese Begründung wird im Kompetenznachweis oft bewertet.

Einen Ablauf sichtbar machen

Ein Ablauf, den niemand aufgeschrieben hat, existiert nur in Köpfen. Deshalb beginnst du mit einer Prozessaufnahme: Du begleitest die Person, die den Ablauf heute erledigt, und notierst jeden Schritt mit Stoppuhr. Schätzungen wie «ein Konto geht schnell» sind fast immer zu tief, weil Suchen, Nachfragen und Unterbrechungen vergessen gehen.

Für jeden Schritt hältst du dieselben Punkte fest:

• Was genau passiert (Verb plus Objekt: «Konto anlegen», nicht «Admin-Zeug»)
• Auslöser: Was startet den Schritt? Eine Mail, ein Datum, ein Formular?
• Eingaben: Woher kommen die Daten, und in welcher Form (Freitext, Excel, System)?
• Dauer pro Durchlauf
• Regel oder Ermessen: Lässt sich die Entscheidung als Wenn-dann-Regel aufschreiben?
• Schnittstelle: Kann ein Werkzeug das Zielsystem überhaupt ansprechen?

Matteo begleitet seine Kollegin beim Einrichten von fünf Saisonniers und rechnet den Durchschnitt pro Person aus:

Danach prüfst du jeden Schritt mit fünf Fragen. Ein Schritt ist ein guter Kandidat, wenn er häufig vorkommt, klaren Regeln folgt, mit digitalen, strukturierten Daten arbeitet, über eine Schnittstelle erreichbar ist und sich selten ändert. Zusätzlich zählt, wie fehleranfällig die Handarbeit heute ist: Ein Schritt, bei dem regelmässig etwas vergessen geht, gewinnt durch Automatisierung doppelt.

Schritt 1 zeigt noch etwas: Die Angaben kommen als frei formulierte Mail. Ein Formular mit Pflichtfeldern macht daraus strukturierte Daten, mit denen ein Skript zuverlässig arbeiten kann.

Häufigkeit, Zeit und Fehler in Zahlen

Mit der Tabelle kannst du rechnen. Du brauchst drei Formeln:

Aufwand pro Jahr      = Minuten pro Durchlauf × Durchläufe pro Jahr ÷ 60
Netto-Ersparnis       = Aufwand heute - Restaufwand nachher - Betrieb und Wartung
Amortisation (Monate) = Umsetzungsaufwand ÷ (Netto-Ersparnis pro Jahr ÷ 12)

Ein Beispiel aus einem anderen Betrieb: Im Support einer Bauunternehmung mit 150 Mitarbeitenden dauert ein Onboarding 90 Minuten, und es gibt rund 40 Eintritte pro Jahr. Das sind 90 × 40 ÷ 60 = 60 Stunden pro Jahr. Von den 14 Schritten sind 10 regelbasiert, ihre Automatisierung spart etwa 60 Minuten pro Eintritt, also 40 Stunden pro Jahr. Für Pflege und Anpassungen rechnest du 4 Stunden pro Jahr ab: 36 Stunden netto, das sind 3 Stunden pro Monat. Die Umsetzung kostet 16 Stunden. 16 ÷ 3 ≈ 5.3 Monate. Danach arbeitet die Automatisierung für das Team.

Drei Dinge machen die Rechnung ehrlich:

1. Restaufwand: Kaum ein Ablauf fällt ganz weg. Jemand kontrolliert das Protokoll, behandelt Ausnahmen oder erledigt den Schritt ohne Schnittstelle.
2. Betrieb und Wartung: Lizenzen ändern, ein Zertifikat läuft ab, das HR liefert eine neue Spalte. Rechne mit einigen Stunden pro Jahr, auch für kleine Lösungen.
3. Fehler: Zähle, wie oft heute etwas schiefgeht. Sechs vergessene Konten von 90 sind fast 7 Prozent. Jedes davon ist ein Zugang, den eine Person nach dem Austritt noch hat. Diesen Nutzen kannst du nicht in Stunden ausdrücken, aber du musst ihn nennen.

Was du bewusst nicht automatisierst

Ein Teil der Kompetenz besteht darin, Nein zu sagen. Eine Automatisierung kostet nicht nur beim Bau Zeit, sondern jedes Jahr wieder: Sie muss getestet, angepasst, überwacht und dokumentiert werden. Wenn der Ablauf das nicht hergibt, ist Handarbeit die bessere Lösung.

Typische Gründe gegen eine Automatisierung:

• Selten: Ein Ablauf, der zweimal im Jahr vorkommt und 20 Minuten dauert, amortisiert keine 10 Stunden Entwicklung.
• Ständig im Wandel: Wenn sich Regeln oder Formulare jeden Monat ändern, passt du die Automatisierung öfter an, als du sie nutzt.
• Ermessen: Ob jemand ausnahmsweise Adminrechte bekommt, ist eine Abwägung. Ein Flow kann den Antrag sammeln, entscheiden muss ein Mensch.
• Keine Schnittstelle: Ohne API bleibt nur das Nachahmen von Mausklicks (RPA). Das ist möglich, aber anfällig, sobald sich die Oberfläche ändert.
• Hohe, schwer erkennbare Fehlerfolgen: Ein Fehler in einer Schleife ändert in Sekunden 200 Konten. Je grösser der mögliche Schaden, desto mehr Prüfung und Freigabe gehört in den Ablauf.

Matteo vergleicht mehrere Abläufe aus dem IT-Alltag nebeneinander, damit er nicht nur den Saisonstart, sondern das ganze Bild sieht:

Schritt für Schritt: Matteo rechnet den Saisonstart durch

Matteo bereitet die Zahlen für das Gespräch mit seinem Berufsbildner vor.

Schritt 1: Eintritte heute. 25 Minuten pro Person, 90 Personen: 25 × 90 = 2'250 Minuten = 37.5 Stunden.

Schritt 2: Austritte heute. Im April braucht jede Person 6 Minuten (Konto sperren 2, Lizenz entfernen 1, Gruppen entfernen 1, Badge sperren lassen 2): 6 × 90 = 540 Minuten = 9 Stunden. Dazu kommen die sechs vergessenen Konten.

Schritt 3: Aufwand heute total. 37.5 + 9 = 46.5 Stunden pro Jahr.

Schritt 4: Was bleibt manuell? Die Badge-Software hat keine Schnittstelle. Beim Eintritt bleiben 4 Minuten, beim Austritt 2 Minuten pro Person: (4 + 2) × 90 = 540 Minuten = 9 Stunden.

Schritt 5: Betrieb und Wartung. Logs kontrollieren, Gruppen vor der Saison prüfen, Zertifikat erneuern: geschätzt 6 Stunden pro Jahr.

Schritt 6: Netto-Ersparnis. 46.5 - 9 - 6 = 31.5 Stunden pro Jahr, das sind 31.5 ÷ 12 ≈ 2.6 Stunden pro Monat.

Schritt 7: Umsetzungsaufwand. Analyse 3, Konten-Skript 12, Formular und Flow 5, Autopilot für die Tablets 6, Tests und Dokumentation 6: 32 Stunden.

Schritt 8: Amortisation. 32 ÷ 2.625 ≈ 12.2 Monate. Nach gut einem Jahr, also nach dem ersten vollen Zyklus aus Saisonstart und Saisonende, ist die Umsetzung eingespielt.

Schritt 9: Was nicht in Stunden steht. Keine vergessenen Konten mehr, einheitliche Namen, Gruppen und Lizenzen, und der Saisonstart hängt nicht mehr an einer einzelnen Person.

Schritt 10: Empfehlung. Konten, Lizenzen, Gruppen und Austritte automatisieren, Geräte über Intune bereitstellen, Badge bewusst manuell lassen und dem Badge-Verantwortlichen die Angaben automatisch schicken.

Jetzt rechnest du selbst: Im Code-Labor bestimmst du aus einer Schrittliste, welche Minuten automatisierbar sind, und wann sich die Umsetzung lohnt.

Typische Fehler

• Mit dem Werkzeug beginnen. «Ich mach das mit Power Automate» ist keine Analyse. So übersiehst du Schritte ohne Schnittstelle.
• Schätzen statt messen. Miss echte Durchläufe mit allen Rückfragen.
• Restaufwand und Wartung weglassen. Wer mit null Stunden nachher rechnet, verspricht zu viel. Spätestens beim ersten Nachrechnen ist die Glaubwürdigkeit weg.
• Fehler nicht zählen. Vergessene Austritte, falsche Gruppen oder Tippfehler im Namen sind oft das stärkste Argument. Halte sie mit Zahlen fest.
• Alles automatisieren wollen. Schritte mit Ermessen oder ohne Schnittstelle bleiben beim Menschen. Die Automatisierung kann sie vorbereiten, zum Beispiel mit einer Nachricht, die alle Angaben enthält.

Zusammenfassung

• Nimm den Ablauf mit Stoppuhr auf: Schritt, Auslöser, Eingabe, Dauer, Regel oder Ermessen, Schnittstelle.
• Gute Kandidaten sind häufig, regelbasiert, digital, über eine Schnittstelle erreichbar und stabil.
• Aufwand pro Jahr = Minuten × Durchläufe ÷ 60. Netto-Ersparnis = heute - Restaufwand - Betrieb.
• Amortisation in Monaten = Umsetzungsaufwand ÷ Netto-Ersparnis pro Monat. Bei Saisonabläufen zusätzlich pro Saison denken.
• Fehler und Sicherheitsrisiken (vergessene Konten) gehören in jede Begründung, auch wenn sie nicht in Stunden messbar sind.
• Bewusst manuell bleibt, was selten ist, sich ständig ändert, Ermessen braucht oder keine Schnittstelle hat.