Daten erheben und auswerten

Im überbetrieblichen Kurs spielst du ein echtes Datenprojekt einmal von Anfang bis Ende durch. Du planst eine Erhebung, sammelst Daten mit einem Formular und ergänzt sie mit Exporten aus bestehenden Systemen. Danach bringst du alles in eine saubere Tabelle, wertest sie mit PivotTables aus und erstellst Diagramme. Zum Schluss fasst du die Erkenntnisse so zusammen, dass eine Fachabteilung damit entscheiden kann.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Ein kleines Erhebungsprojekt mit Ziel, Zeitplan und Datenquellen planen

   Kompetenz A

   Du hältst auf einer Seite fest, welche Frage beantwortet wird, welche Daten aus welcher Quelle kommen, wer was liefert und bis wann. So weiss die Auftraggeberin, was sie erwarten kann, und du vergisst keine Quelle.

   Situation

   Die Facility-Abteilung einer Spedition in Basel möchte wissen, ob der neue Pausenraum im 2. Stock genutzt wird. Es gibt Badge-Daten der Zutrittskontrolle und die Möglichkeit, eine kurze Umfrage zu machen.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen einseitigen Projektplan.

   Gutes Ergebnis

   Frage: Wie viele Personen nutzen den Raum pro Tag und warum nicht mehr? Quellen: Badge-Export (4 Wochen, nur Zeitstempel, keine Namen) und Forms-Umfrage mit 5 Fragen. Zeitplan: Woche 1 Umfrage, Woche 2 Auswertung, Woche 3 Präsentation an die Facility-Leitung.

   ProjektskizzeDatenquelleMeilensteinAuftraggeberAbgrenzung
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   Daten aus mehreren Quellen in einer Tabelle zusammenführen

   Kompetenz B

   Selten liegt alles in einer Datei. Du verbindest Tabellen über einen gemeinsamen Schlüssel, z.B. mit XVERWEIS oder mit einer Zusammenführung in Power Query, und prüfst, ob alle Zeilen einen Treffer gefunden haben.

   Situation

   Ein Detailhändler liefert dir einen CSV-Export aus dem Kassensystem mit 12'000 Zeilen (Datum, Filial-Nr., Artikel, Betrag). Die Region jeder Filiale steht in einer separaten Stammdatenliste.

   Deine Aufgabe

   Ergänze jede Verkaufszeile mit der Region, damit du später nach Region auswerten kannst.

   Gutes Ergebnis

   Formel =XVERWEIS([@FilialNr];tblFilialen[FilialNr];tblFilialen[Region];"fehlt"). Danach Filter auf 'fehlt': 2 Filialnummern waren in der Stammdatenliste nicht vorhanden und wurden nachgetragen.

   SchlüsselXVERWEISPower Query ZusammenführenCSV-ImportTrefferkontrolle
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   Rohdaten für die Auswertung grundlegend aufbereiten

   Kompetenz C

   Bevor du auswertest, sorgst du dafür, dass jede Spalte den richtigen Datentyp hat, Schreibweisen einheitlich sind und leere Werte bewusst behandelt werden. Du arbeitest dabei nie direkt in der Originaldatei.

   Situation

   Im Forms-Export einer Mitarbeiterumfrage steht beim Standort 'Bern', 'bern', 'BE' und 'Bern '. Das Datum ist als Text gespeichert.

   Deine Aufgabe

   Bereite die Daten so auf, dass eine Pivot korrekt nach Standort und Monat zählen kann.

   Gutes Ergebnis

   In Power Query: Spalte 'Standort' gekürzt (Leerzeichen entfernt), Werte ersetzt ('BE' und 'bern' zu 'Bern'), Datum in Typ Datum umgewandelt. Die Originaldatei bleibt unverändert, die Schritte sind im Abfrage-Editor nachvollziehbar.

   DatentypVereinheitlichenLeerzeichen (GLÄTTEN)fehlende WerteOriginaldaten schützen
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   Daten mit PivotTables und Datenschnitten auswerten

   Kompetenz D

   Mit einer PivotTable fasst du tausende Zeilen in Sekunden zusammen: Summen, Anzahlen, Durchschnitte, gruppiert nach Kategorie oder Zeit. Mit Datenschnitten können andere selbst filtern, ohne Formeln zu kennen.

   Situation

   Die Verkaufsleitung möchte wissen, welche Region im letzten Quartal den höchsten Umsatz mit Gartenmöbeln gemacht hat und wie sich dieser pro Monat entwickelt.

   Deine Aufgabe

   Erstelle eine Auswertung, die Region und Monat zeigt und nach Warengruppe filterbar ist.

   Gutes Ergebnis

   PivotTable: Region in Zeilen, Datum nach Monaten gruppiert in Spalten, Summe Betrag als Wert, Datenschnitt 'Warengruppe'. Ergebnis: Region Mittelland mit CHF 184'300 vorne, deutlicher Anstieg im Mai.

   PivotTableWertfeldeinstellungenGruppierung nach DatumDatenschnittAktualisieren
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   Ergebnisse mit passenden Diagrammen sichtbar machen

   Kompetenz E

   Du wählst das Diagramm nach der Aussage: Vergleich (Balken), Entwicklung über Zeit (Linie), Anteil an einem Ganzen (gestapelter Balken, selten Kreis). Titel und Achsen beschriften, unnötige Effekte weglassen.

   Situation

   Die Badge-Daten zeigen die Nutzung des Pausenraums pro Wochentag über 4 Wochen. Die Facility-Leitung will auf einen Blick sehen, wann der Raum leer ist.

   Deine Aufgabe

   Wähle und gestalte ein Diagramm für diese Aussage.

   Gutes Ergebnis

   Säulendiagramm 'Durchschnittliche Besuche pro Wochentag', Montag bis Freitag in Arbeitsreihenfolge, Freitag (Ø 6 Besuche) farbig hervorgehoben. Titel formuliert die Aussage: 'Am Freitag wird der Pausenraum kaum genutzt'.

   Säulen- / BalkendiagrammLiniendiagrammAussage-TitelHervorhebungPivotChart
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   Ergebnisse kurz und verständlich an die Fachabteilung übergeben

   Kompetenz F

   Du fasst die Erkenntnisse in einem Kurzbericht oder in 3 bis 5 Folien zusammen: Ausgangsfrage, Vorgehen, wichtigste Resultate, Grenzen der Daten und Empfehlung. Die Excel-Datei übergibst du so, dass jemand sie später wieder aktualisieren kann.

   Situation

   Die Auswertung zum Pausenraum ist fertig. Die Facility-Leiterin hat 10 Minuten in der Teamsitzung.

   Deine Aufgabe

   Bereite die Übergabe vor.

   Gutes Ergebnis

   4 Folien: Frage, Vorgehen (Badge-Daten 4 Wochen plus 63 Umfrageantworten), Kernergebnis (Ø 22 Besuche pro Tag, Freitag kaum, Hauptgrund für Nichtnutzung: keine Kaffeemaschine), Empfehlung. Excel-Datei mit Infoblatt im Teams-Kanal abgelegt.

   KernaussageGrenzen der DatenEmpfehlungÜbergabeInfoblatt

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Chiara ist im 1. Lehrjahr bei der Rad & Ride AG in Thun, einem Velo- und Sportgeschäft mit drei Filialen und 38 Mitarbeitenden. Der Werkstattleiter hat das Gefühl, dass viele Kundinnen und Kunden nach einer Reparatur nicht wiederkommen, kann es aber nicht belegen. Im ÜK spielt Chiara dazu ein ganzes Datenprojekt durch, von der Planung bis zur Übergabe.

1. Kapitel 1

   Vier Wochen, zwei Datenquellen

   Chiara hält mit dem Werkstattleiter das Ziel fest: herausfinden, wie zufrieden Werkstattkunden sind und wo es hakt. Als Datenquellen plant sie eine Kurzumfrage in Microsoft Forms, die per QR-Code auf der Abholquittung verteilt wird, und den Export der Werkstattaufträge aus dem Kassensystem. Ihr Zeitplan: eine Woche Vorbereitung, zwei Wochen Erhebung, eine Woche Auswertung. Weil sie nur mit wenigen Antworten rechnet, vereinbart sie, dass die Filialen beim Abholen aktiv auf den QR-Code hinweisen.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   4512 ist nicht W-004512

   Nach zwei Wochen liegen 186 Antworten und ein Export mit 1'420 Aufträgen vor. Verknüpfen will Chiara über die Auftragsnummer, die Kunden im Formular eintippen. Doch im Kassensystem steht "W-004512", die Kunden schreiben meist nur "4512". In Power Query entfernt sie Präfix und führende Nullen auf beiden Seiten, danach lassen sich 171 von 186 Antworten einem Auftrag zuordnen.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Thun, thun und Thun Zentrum

   In der Spalte Filiale stehen "Thun", "thun " und "Thun Zentrum" für denselben Standort, und bei der Wartezeit haben einige Kunden "ca. 1 Woche" statt einer Zahl eingegeben. Chiara vereinheitlicht die Schreibweisen und wandelt die Wartezeit in Tage um. Die 15 nicht zuordenbaren Antworten behält sie für die Zufriedenheitsfragen, lässt sie aber bei Auswertungen nach Auftragsart weg. Diese Entscheidung notiert sie, damit sie später nachvollziehbar ist.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Summe ist nicht Durchschnitt

   In der ersten PivotTable wirkt die grösste Filiale am zufriedensten, bis Chiara merkt, dass Excel die Bewertungen summiert statt den Mittelwert gebildet hat. Nach der Korrektur zeigt sich ein anderes Bild: Die Reparaturqualität wird überall mit rund 4,5 von 5 bewertet, aber in der Filiale Spiez sind 42 Prozent der Velos nicht am versprochenen Tag fertig. Chiara erstellt ein sortiertes Balkendiagramm mit dem Titel "In Spiez sind über 4 von 10 Velos nicht am versprochenen Tag fertig" und ergänzt einen Datenschnitt für die Auftragsart.

   Ziel 4Ziel 5

5. Kapitel 5

   Eine Seite für den Werkstattleiter

   Chiara fasst alles auf einer Seite und in fünf Folien zusammen: Ergebnisse, Datengrundlage und Grenzen. Sie schreibt offen, dass nur 13 Prozent der Kunden geantwortet haben und vor allem jene mit QR-Code auf der Quittung. Als Handlungsoptionen schlägt sie eine SMS bei Verzögerungen und eine bessere Kapazitätsplanung in Spiez vor. Als der Werkstattleiter fragt, ob man den Zahlen trauen kann, erklärt sie, wofür sie reichen und wofür nicht.

   Ziel 6Ziel 5

1. 1

   Auftrag verstehen und planen

   ca. 2 Std.

   Du startest mit einem konkreten Auftrag und klärst, welche Daten du brauchst und woher sie kommen.

   • Ein Auftragsgespräch im Rollenspiel führen und fünf Klärungsfragen stellen
   • Projektskizze mit Frage, Quellen, Zeitplan auf einer Seite erstellen
   • Prüfen, welche Daten bereits in Systemen des Betriebs vorhanden sind

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Daten sammeln und importieren

   ca. 3 Std.

   Du führst eine kurze Umfrage durch und importierst zusätzlich einen CSV-Export in Excel.

   • Forms-Umfrage mit 5 bis 8 Fragen erstellen und an die Kursgruppe verteilen
   • CSV-Datei mit Daten > Aus Text/CSV importieren und Trennzeichen sowie Datentypen prüfen
   • Beide Datensätze als formatierte Excel-Tabellen ablegen

   Trainiert Kompetenz A2B1

   Lernziel12

3. 3

   Zusammenführen und aufbereiten

   ca. 3 Std.

   Du verbindest Tabellen über einen Schlüssel und machst die Daten auswertbar.

   • Mit XVERWEIS eine Stammdatenspalte ergänzen und fehlende Treffer suchen
   • Dieselbe Zusammenführung in Power Query wiederholen und vergleichen
   • Schreibweisen vereinheitlichen, Datentypen setzen, leere Werte markieren

   Trainiert Kompetenz B2C1C2

   Lernziel23

4. 4

   Auswerten und visualisieren

   ca. 3 Std.

   Du beantwortest die Ausgangsfrage mit PivotTables und Diagrammen.

   • Drei PivotTables zu drei Teilfragen erstellen
   • Datenschnitte hinzufügen und an mehrere Pivots koppeln
   • Zu jeder Pivot ein Diagramm mit Aussage-Titel erstellen

   Trainiert Kompetenz D1D2E1E2

   Lernziel45

5. 5

   Präsentieren und übergeben

   ca. 3 Std.

   Du fasst das Projekt zusammen und übergibst es so, dass jemand anderes weiterarbeiten kann.

   • Kurzpräsentation mit maximal 5 Folien erstellen
   • Infoblatt in der Excel-Datei mit Quelle, Datum und Aktualisierungsanleitung ergänzen
   • Präsentation in 5 Minuten halten und Feedback einholen

   Trainiert Kompetenz F1F2E2

   Lernziel65

CSV

Textdatei, in der Werte durch Trennzeichen (in der Schweiz oft Semikolon) getrennt sind. Typisches Exportformat.

Schlüssel

Spalte, die einen Datensatz eindeutig identifiziert und zum Verbinden von Tabellen dient.

XVERWEIS

Excel-Funktion, die in einer Tabelle nachschlägt und einen zugehörigen Wert zurückgibt.

Power Query

Werkzeug in Excel und Power BI, um Daten zu importieren, umzuformen und zu kombinieren, mit gespeicherten Schritten.

PivotTable

Interaktive Tabelle, die grosse Datenmengen nach frei wählbaren Kategorien zusammenfasst.

Datenschnitt

Klickbarer Filter für PivotTables und Tabellen.

Infoblatt

Blatt in der Auswertungsdatei mit Quelle, Stand, Verantwortlicher Person und Anleitung zum Aktualisieren.

Passende Module