Lektion 1 von 9

Welches ICT-Mittel für welchen Prozessschritt?

Du kennst die Kategorien ERP, CRM, Office, Low-Code, Integration und Eigenentwicklung, prüfst zuerst den Bestand und wählst mit Kriterien wie Gesamtkosten, Wartbarkeit und Datenhaltung.

ca. 40 Min.0/4 Checks gelöst

Worum es geht

Selin ist im 3. Lehrjahr bei der Baumann Gartenbau AG in Wil SG. 60 Mitarbeitende, fünf Equipen, drei Bauleitende. Kundinnen und Kunden melden sich per Mail oder Telefon, die Offerten entstehen in Word, und den Stand jeder Anfrage pflegt das Sekretariat in einer Excel-Liste, die nie aktuell ist. Letzte Woche hat ein Kunde zweimal angerufen, weil er drei Wochen nach der Besichtigung noch keine Offerte hatte. Die Offerte lag fertig in einem persönlichen Ordner des Bauleiters.

Den Soll-Prozess hat Selin im letzten Lehrjahr entworfen. Jetzt fragt Geschäftsführer Thomas Baumann: «Welche Software kaufen wir dafür?» Das ist die falsche erste Frage. Die richtige lautet: Was muss jeder Prozessschritt leisten, und was kann die Software, die wir schon bezahlen, bereits?

In vielen Schweizer KMU liegen Lizenzen brach. Das CRM wird als Adressbuch genutzt, das ERP hat ein Modul, das nie eingeschaltet wurde, und Microsoft 365 enthält Werkzeuge für Formulare und Workflows, die niemand kennt. Wer hier gut wählt, spart dem Betrieb Geld und vor allem Jahre an Frust. In dieser Lektion lernst du die Kategorien von ICT-Mitteln kennen, prüfst zuerst den Bestand und triffst dann eine Wahl, die du mit Kriterien begründen kannst.

Der Werkzeugkasten: sechs Kategorien

Ein Gartenbauer hat für jede Arbeit das passende Gerät: Den Rasenmäher kauft er, weil alle Betriebe ihn gleich brauchen. Für eine spezielle Hecke baut er vielleicht eine eigene Schablone. Und zwischen Werkhof und Baustelle braucht es einen Anhänger, der beides verbindet. Bei ICT-Mitteln ist es genauso.

Kategorie	Wofür	Beispiele aus Schweizer KMU	Stärke	Grenze
ERP (Enterprise Resource Planning)	Finanzen, Aufträge, Lager, Einkauf, Lohn	Abacus, Bexio, Dynamics 365 Business Central, SAP Business One	ein Datenbestand für viele Abteilungen, Buchhaltung integriert	starr bei unüblichen Abläufen, Anpassungen teuer
CRM (Customer Relationship Management)	Kontakte, Anfragen, Verkaufschancen, Service	Dynamics 365 Sales, Salesforce, HubSpot	Verkaufsprozess mit Phasen, Aufgaben, Auswertungen	lebt von gepflegten Daten, sonst bloss Adressbuch
Office und Dokumente (inkl. DMS)	Vorlagen, Ablage, Versionen, Zusammenarbeit	Microsoft 365 mit SharePoint, Teams, Word-Vorlagen, Forms	meist schon lizenziert, allen vertraut	Excel als Datenbank wird schnell chaotisch
Workflow und Low-Code	Abläufe zwischen Personen, Freigaben, kleine Erfassungs-Apps	Power Automate, Power Apps, SharePoint-Listen, Make, Zapier	schnell gebaut, ohne klassische Programmierung	Wildwuchs ohne Regeln, Abhängigkeit von Personen
Integration (Schnittstelle, Integrationsdienst)	Daten automatisch zwischen Systemen austauschen	Programmierschnittstellen (APIs) von Abacus oder Bexio, Make, Power Automate, Partnerschnittstellen	keine Doppelerfassung	muss überwacht werden, bricht bei Änderungen
Individualentwicklung	Funktionen, die es nirgends gibt und die den Betrieb einzigartig machen	eigene Web-App, eigenes Kundenportal	passt genau	teuer in Bau und Wartung, Know-how hängt an wenigen

Die technischen Wege, einen einzelnen Schritt zu automatisieren (Skript, RPA, Workflow-Engine), kennst du aus Modul 367. Hier geht es um die Frage davor: In welchem System soll ein Prozessschritt überhaupt stattfinden?

Check 1 · Zuordnen

Ordne jedem Bedarf aus einem Schweizer KMU die passende Kategorie von ICT-Mittel zu.

Finanzbuchhaltung, Debitoren und Lohn in einem System führen

Verkaufschancen mit Phasen verfolgen und Kundenbesuche planen

Verträge mit Versionen ablegen und gemeinsam bearbeiten

Ferienanträge mit Freigabe durch die vorgesetzte Person abwickeln

Neue Kunden aus dem Webshop automatisch in die Buchhaltung übernehmen

Ein Kundenportal mit einer einzigartigen Konfigurationslogik für Wintergärten

Zuerst schauen, was schon da ist

Bevor du Angebote einholst, machst du eine Bestandsaufnahme. Sie dauert einen halben Tag und verhindert die teuerste Fehlentscheidung: neue Software kaufen, obwohl die vorhandene den Prozess mit etwas Konfiguration abdecken könnte.

Diese Fragen klärst du:

Welche Systeme sind im Einsatz? Liste aus dem Lehrbetrieb: ERP, CRM, Microsoft 365, Branchensoftware, Excel-Listen mit Prozessbedeutung.
Was ist lizenziert? Im Microsoft 365 Admin Center siehst du die Lizenzen, im ERP die freigeschalteten Module. Oft ist mehr bezahlt als genutzt.
Wo liegen die Daten heute? Kunden in der Buchhaltung, Kontakte im Outlook, Offerten im persönlichen Ordner.
Wer betreut das System? Interne Key-User, ein Informatikpartner oder niemand. Ein System ohne Betreuung ist ein Risiko, egal wie gut es ist.

Danach gehst du für jeden Prozessschritt einen einfachen Entscheidungspfad durch:

Quer dazu stellst du bei jedem Schritt eine zweite Frage: Braucht der Schritt Daten aus einem anderen System? Wenn ja, kommt eine Integration dazu, egal welches Werkzeug du gewählt hast.

Check 2 · Reihenfolge

Bringe die Prüfschritte des Entscheidungspfads für einen Prozessschritt in die richtige Reihenfolge.

1
Individualentwicklung nur bei einzigartigem, langfristig wartbarem Bedarf erwägen
2
Prozessschritt und seine Anforderungen klären
3
Low-Code-Workflow auf der vorhandenen Plattform prüfen
4
Prüfen, ob vorhandene Software den Schritt per Konfiguration abdeckt
5
Zusatzmodul oder verbreitete Standardlösung prüfen

Kriterien: mehr als der Lizenzpreis

Bleiben zwei oder drei Optionen übrig, entscheidest du mit Kriterien. Die wichtigsten:

Kriterium	Leitfrage
Kosten über die Nutzungsdauer	Was kostet die Lösung in drei bis fünf Jahren, inklusive Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Lizenzen und Wartung?
Umsetzungsaufwand	Wie viele Tage bis zum produktiven Einsatz? Wer macht die Arbeit?
Wartbarkeit	Kann in drei Jahren noch jemand im Betrieb oder beim Partner etwas ändern?
Datenhaltung	Bleiben die Daten an einem Ort, oder entsteht eine zweite Kopie, die gepflegt werden muss?
Integration	Gibt es eine Schnittstelle zu den Systemen, die die Daten liefern oder brauchen?
Akzeptanz	Wollen und können die Leute damit arbeiten, z.B. auf dem Smartphone auf der Baustelle?
Datenschutz und Abhängigkeit	Wo liegen die Daten? Kommt man wieder vom Anbieter weg?

Das Kriterium, das am häufigsten unterschätzt wird, sind die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer (englisch Total Cost of Ownership, TCO). Ein Beispiel aus einem Elektroinstallationsbetrieb in Wil mit 40 Monteuren, die Rapporte bisher auf Papier schreiben. Alle Zahlen sind Beispielwerte, keine Listenpreise:

Posten (3 Jahre)	A: Rapport-App des ERP	B: Eigene Power App	C: Branchenlösung
Einrichtung	CHF 6'000	CHF 18'000	CHF 10'000
Lizenzen	40 × CHF 25 × 36 = CHF 36'000	40 × CHF 20 × 36 = CHF 28'800	40 × CHF 30 × 36 = CHF 43'200
Schnittstelle zum ERP	nicht nötig	CHF 8'000	CHF 12'000
Wartung intern	im Lizenzpreis	4 h × 36 Monate × CHF 120 = CHF 17'280	im Lizenzpreis
Total	CHF 42'000	CHF 72'080	CHF 65'200

Option B hat die günstigste Lizenz, ist über drei Jahre aber die teuerste. Und Option A hat einen Vorteil, den die Tabelle nicht zeigt: Artikel, Stundenansätze und Kunden liegen schon im ERP. Es gibt keine zweite Datenhaltung.

Check 3 · Berechnen

Ein Treuhandbüro mit 12 Mitarbeitenden vergleicht zwei Lösungen für die Mandatsverwaltung über 4 Jahre (48 Monate):

Option A: Einrichtung CHF 4'000, Lizenz CHF 35 pro Person und Monat, keine interne Wartung
Option B: Einrichtung CHF 9'000, Lizenz CHF 15 pro Person und Monat, interne Wartung 3 Stunden pro Monat zu CHF 110

Um wie viele Franken ist die günstigere Option über die 4 Jahre günstiger als die teurere?

CHF

Schritt für Schritt: Selin ordnet ihrem Soll-Prozess Werkzeuge zu

Selin geht ihren Soll-Prozess durch und trifft für jeden Schritt eine begründete Wahl.

Schritt 1: Prozess in Schritte zerlegen. Aus ihrem BPMN-Modell nimmt sie die fünf Hauptschritte: Anfrage erfassen, Besichtigung planen, Offerte erstellen, Auftrag bestätigen, Übergabe an die Buchhaltung.

Schritt 2: Anforderungen pro Schritt notieren. Zum Beispiel für «Anfrage erfassen»: Anfragen kommen über die Website und per Telefon, jede Anfrage braucht Name, Adresse, Telefon und Art des Auftrags, der zuständige Bauleiter muss innerhalb eines Arbeitstags informiert sein.

Schritt 3: Bestand prüfen. Ergebnis ihrer Bestandsaufnahme:

Microsoft 365 Business Premium für alle Büroarbeitsplätze, mit SharePoint, Teams, Forms und Power Automate mit Standard-Connectoren
Dynamics 365 Sales, 8 Lizenzen für Verkauf und Bauleitung, genutzt nur als Adressbuch
Abacus für Finanzbuchhaltung, Debitoren und Lohn, betreut vom Abacus-Partner

Schritt 4: Pro Schritt den Entscheidungspfad durchgehen.

Prozessschritt	Wahl	Begründung
Anfrage erfassen	Low-Code-Workflow (Power Automate) mit Webformular, Lead im CRM	Ablauf mit klaren Regeln, Plattform vorhanden, Daten landen im CRM
Besichtigung planen	CRM-Termin, mit Outlook synchronisiert	Standardfunktion des CRM
Offerte erstellen	CRM: Verkaufschance, Produktkatalog, Offertvorlage	Standardfunktion, heute ungenutzt
Auftrag bestätigen	CRM: Phase «Gewonnen», automatische Aufgabe	Konfiguration
Übergabe an die Buchhaltung	Integration CRM und Abacus für Kundenadressen	verhindert Doppelerfassung

Schritt 5: Eine Alternative bewusst verwerfen. Ein Kollege aus der Applikationsentwicklung bietet an, eine eigene Web-App für Anfragen und Offerten zu bauen. Selin verwirft das: Die Funktionen gibt es im lizenzierten CRM bereits, und nach dem Lehrabschluss des Kollegen könnte niemand im Betrieb die App warten.

Schritt 6: Systemskizze zeichnen. Damit Geschäftsleitung, Bauleitung und Abacus-Partner dasselbe Bild haben, zeichnet Selin die beteiligten Systeme und Datenflüsse:

Ergebnis: Kein neues System wird gekauft. Drei vorhandene Werkzeuge werden konfiguriert und verbunden, ein einziger neuer Baustein entsteht (der Flow). Diese Kombination für den ganzen Prozess wirst du in Lektion 9 noch auf Folgekosten und Risiken prüfen.

Jetzt rechnest du selbst: Im Labor baust du einen kleinen Gesamtkosten-Rechner, mit dem du Optionen über die Nutzungsdauer vergleichst.

Check 4 · Code-Labor

Code-Labor: Gesamtkosten über die Nutzungsdauer

Selin will Optionen nicht nach dem Lizenzpreis, sondern nach den Gesamtkosten vergleichen. Schreibe zwei Funktionen:

gesamtkosten(option, benutzer, monate) berechnet die Gesamtkosten einer Option. Eine Option ist ein Dictionary mit:
- einmalig: einmalige Kosten in CHF (Einrichtung, Schnittstelle)
- lizenz_pro_benutzer_monat: Lizenz in CHF pro Person und Monat
- wartung_stunden_monat: interne Wartung in Stunden pro Monat
- stundensatz: interner Stundensatz in CHF
Formel: einmalig + benutzer × Lizenz × monate + Wartungsstunden × monate × Stundensatz. Gib das Ergebnis auf 2 Nachkommastellen gerundet zurück.
guenstigste(optionen, benutzer, monate) erhält ein Dictionary name -> option und gibt den Namen der Option mit den tiefsten Gesamtkosten zurück. Bei Gleichstand gewinnt der alphabetisch erste Name.

Die Tests verwenden die Zahlen aus Lektion 1 (Rapport-App für 40 Monteure über 36 Monate).

Code-Labor · Python

Strg + Enter

Typische Fehler

Mit dem Produkt statt mit dem Prozessschritt beginnen. «Wir brauchen Salesforce» ist keine Anforderung. Korrektur: Erst Schritte und Anforderungen klären, dann Werkzeuge.
Den Bestand nicht prüfen. Ein neues Tool wird gekauft, das vorhandene CRM bleibt Adressbuch. Korrektur: Lizenzen und Module inventarisieren, bevor du Offerten einholst.
Nur den Lizenzpreis vergleichen. Einrichtung, Schnittstellen und interne Wartung fehlen. Korrektur: Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre rechnen.
Wartbarkeit ignorieren. Eine Lösung, die nur eine Person versteht, wird beim nächsten Stellenwechsel zum Problem. Korrektur: Fragen, wer die Lösung in drei Jahren betreut.
Die Datenfrage vergessen. Ein Tool, das eine zweite Kundenliste anlegt, erzeugt doppelte Pflege. Korrektur: Für jede Lösung prüfen, wo die Daten liegen und woher sie kommen.

Zusammenfassung

Die sechs Kategorien sind ERP, CRM, Office und Dokumente, Workflow und Low-Code, Integration und Individualentwicklung.
Starte beim Prozessschritt und seinen Anforderungen, nicht beim Produkt.
Prüfe zuerst, was die vorhandene Software per Konfiguration kann. Brachliegende Lizenzen sind häufig.
Entscheide mit Kriterien: Gesamtkosten über die Nutzungsdauer, Aufwand, Wartbarkeit, Datenhaltung, Integration, Akzeptanz, Datenschutz.
Braucht ein Schritt Daten aus einem anderen System, gehört eine Integration zur Lösung.
Eine Systemskizze mit Datenflüssen macht deine Wahl für alle verständlich.

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Werkzeugwahl im eigenen Lehrbetrieb Chat-KI

Du übst, für einen echten Prozess aus deinem Lehrbetrieb ein ICT-Mittel zu wählen und zu begründen. Die KI fragt nach, statt dir eine Lösung vorzugeben.