Geschäftsprozesse mit ICT-Mitteln unterstützen

In den Modulen zur Prozessanalyse hast du Schwachstellen gefunden und Soll-Prozesse entworfen. Jetzt geht es um die Umsetzung mit ICT-Mitteln. Du entscheidest, ob eine bestehende Standardsoftware wie ein ERP oder CRM reicht, ob ein Low-Code-Workflow sinnvoll ist oder ob eine Integration zwischen Systemen nötig wird. Du konfigurierst die Lösung, sorgst für saubere Stammdaten, ein passendes Berechtigungskonzept und Datenschutz und machst den Nutzen mit einem Dashboard sichtbar.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Für einen Prozessschritt das passende ICT-Mittel begründet auswählen

   Kompetenz A

   Du kennst die Kategorien: ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Workflow- und Low-Code-Plattformen, Integrationsdienste, Individualentwicklung. Du prüfst zuerst, was die vorhandene Software schon kann, und wählst dann nach Kriterien wie Kosten, Aufwand, Wartbarkeit und Datenhaltung.

   Situation

   Ein Elektroinstallationsbetrieb in Wil mit 40 Monteuren schreibt Arbeitsrapporte auf Papier. Die Administration tippt sie jeden Freitag ins ERP Abacus ab, Rechnungen gehen oft erst nach drei Wochen raus.

   Deine Aufgabe

   Wähle ein ICT-Mittel für die Rapportierung und begründe die Wahl.

   Gutes Ergebnis

   Vergleich von drei Optionen: mobile Rapport-App des bestehenden ERP, eigene Power App, Branchenlösung eines Drittanbieters. Empfehlung: ERP-App, weil Stammdaten, Artikel und Stundenansätze schon im ERP liegen, keine Schnittstelle nötig ist und die Lizenz rund CHF 25 pro Monteur und Monat kostet.

   ERPCRMLow-CodeStandard- vs. IndividualsoftwareEvaluationskriterien
2. 2

   Einen Prozess in Standardsoftware über Konfiguration abbilden

   Kompetenz B

   Statt zu programmieren, nutzt du die Einstellungen der Software: Statusmodelle, Pflichtfelder, Vorlagen, Automatismen und Ansichten. So bleibt die Lösung updatefähig. Du dokumentierst jede Anpassung, damit später jemand nachvollziehen kann, warum etwas so eingestellt ist.

   Situation

   Der Verkauf eines Softwarehauses in Lugano verwaltet Leads in Excel. Dynamics 365 Sales ist lizenziert, wird aber nur als Adressbuch genutzt.

   Deine Aufgabe

   Bilde den Verkaufsprozess von der Anfrage bis zum Vertrag in Dynamics 365 ab.

   Gutes Ergebnis

   Verkaufschance mit den Phasen Qualifizieren, Bedarf klären, Offerte, Verhandlung, Abschluss. Pflichtfelder Budget und Entscheider ab Phase 'Offerte'. Automatische Aufgabe 'Nachfassen' 7 Tage nach Offertversand. Anpassungen in einer Konfigurationsliste mit Datum und Begründung festgehalten.

   CustomizingStatusmodellPflichtfeldUpdatefähigkeitKonfigurationsdokumentation
3. 3

   Einen Workflow mit Low-Code-Werkzeugen umsetzen

   Kompetenz C

   Wo keine Standardsoftware passt, baust du einen Workflow mit SharePoint-Listen, Power Apps und Power Automate oder mit Make. Du hältst ihn bewusst einfach, nutzt Standard-Connectoren und baust Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen ein.

   Situation

   Im Werkhof einer Gemeinde im Thurgau bestellen 18 Mitarbeitende Material per Zuruf oder Zettel. Der Werkhofchef verliert den Überblick, und es wird doppelt bestellt.

   Deine Aufgabe

   Setze einen einfachen Bestell- und Freigabeworkflow um.

   Gutes Ergebnis

   SharePoint-Liste 'Materialbestellungen' mit Artikel, Menge, Kostenstelle und Status. Eingabe über eine Power App auf dem Smartphone. Power Automate schickt Bestellungen über CHF 500 zur Freigabe in Teams an den Werkhofchef, darunter direkt an den Einkauf. Statusänderungen werden der bestellenden Person per Teams gemeldet.

   Low-CodeSharePoint-ListePower AutomateFreigabe (Approval)Connector
4. 4

   Daten zwischen Systemen integrieren und die Stammdatenqualität sichern

   Kompetenz D

   Du bestimmst für jede Information ein führendes System, damit Daten nicht an drei Orten unterschiedlich gepflegt werden. Integrationen setzt du über Schnittstellen oder geplante Importe um. Dubletten, fehlende Pflichtangaben und uneinheitliche Schreibweisen bereinigst du vor dem Start.

   Situation

   Ein Fitnessstudio mit drei Standorten im Raum Basel hat Kundendaten im Buchungssystem, im Newsletter-Tool und in Bexio. Viele Mitglieder erhalten Rechnungen an alte Adressen.

   Deine Aufgabe

   Definiere das führende System und plane die Integration.

   Gutes Ergebnis

   Führendes System für Mitgliederdaten: Buchungssystem. Nächtlicher Abgleich über Make nach Bexio und zum Newsletter-Tool, nur in diese Richtung. Vorher Bereinigung von 4'200 Datensätzen: 310 Dubletten zusammengeführt, PLZ und Ort gegen das Verzeichnis der Post geprüft.

   führendes SystemStammdatenDubletteSchnittstelleDatenqualität
5. 5

   Ein Rollen- und Berechtigungskonzept umsetzen und den Datenschutz sicherstellen

   Kompetenz E

   Du legst fest, welche Rolle welche Daten sehen, ändern oder löschen darf, und setzt das im System um. Personendaten werden nur für den vorgesehenen Zweck genutzt, Zugriffe sind nachvollziehbar, und Aufbewahrungsfristen nach OR werden eingehalten.

   Situation

   Im Werkhof-Workflow sollen auch Lohnabzüge für Arbeitskleidung erfasst werden. Bisher kann jede Person alle Einträge sehen.

   Deine Aufgabe

   Erstelle ein Rollenkonzept und setze es in SharePoint um.

   Gutes Ergebnis

   Rollen Mitarbeitende (eigene Einträge lesen und erstellen), Werkhofchef (alle lesen, freigeben), Personaladministration (Lohnfelder lesen). Lohnabzüge in eine separate Liste mit eigener Berechtigung verschoben. Versionsverlauf aktiviert, Aufbewahrung 10 Jahre für buchhaltungsrelevante Daten.

   RollenkonzeptBerechtigungsmatrixZweckbindungAudit-TrailAufbewahrungspflicht
6. 6

   Prozesskennzahlen mit einem Dashboard sichtbar machen und den Nutzen belegen

   Kompetenz F

   Du nutzt die Daten, die durch die digitale Lösung entstehen, um den Prozess zu steuern. In einem einfachen Dashboard zeigst du Durchlaufzeiten, offene Fälle und Engpässe und vergleichst sie mit den Werten vor der Einführung.

   Situation

   Der Elektrobetrieb nutzt die Rapport-App seit drei Monaten. Die Geschäftsleitung will wissen, ob sich die Umstellung gelohnt hat.

   Deine Aufgabe

   Erstelle ein Dashboard und beurteile den Nutzen.

   Gutes Ergebnis

   Power-BI-Bericht mit drei Kennzahlen: Tage von Arbeitsende bis Rechnung (vorher 19, jetzt 4), offene Rapporte pro Monteur, Anteil Rapporte mit Rückfragen (vorher 12 %, jetzt 3 %). Liquiditätseffekt: rund CHF 180'000 früherer Zahlungseingang pro Quartal.

   DashboardProzesskennzahlVorher-Nachher-VergleichPower BIDatenquelle

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Selin ist im 3. Lehrjahr bei der Baumann Gartenbau AG in Wil SG, 60 Mitarbeitende. Kundenanfragen kommen per Mail und Telefon, Offerten entstehen in Word, und der Stand jeder Anfrage steht in einer Excel-Liste, die nie aktuell ist. Den Soll-Prozess hat Selin im letzten Lehrjahr entworfen, jetzt soll sie ihn mit ICT-Mitteln umsetzen.

1. Kapitel 1

   Welches Werkzeug für welchen Schritt?

   Selin geht ihren Soll-Prozess Schritt für Schritt durch: Anfrage, Besichtigung, Offerte, Auftrag, Übergabe an die Buchhaltung. Für die Offerten wählt sie das CRM, das der Betrieb schon lizenziert, aber kaum nutzt. Für die Anfrage über die Website plant sie einen Low-Code-Flow, für die Kundenadressen eine Anbindung an die Buchhaltung. Eine Eigenentwicklung verwirft sie, weil niemand im Betrieb sie langfristig warten könnte.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Der Standard reicht weiter als gedacht

   Im CRM legt Selin eine Verkaufspipeline mit fünf Phasen an, macht den Besichtigungstermin zum Pflichtfeld und ergänzt eine Auswahlliste für die Art des Auftrags. Der Leiter Gartenbau möchte für jede Pflanzenart ein eigenes Feld, das wären über 40 Zusatzfelder. Selin zeigt ihm stattdessen den Produktkatalog des CRM, in dem Pflanzen als Offertpositionen mit Preis erfasst werden. Damit bleibt das System im Standard und überlebt das nächste Update ohne Anpassung.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Anfrage rein, Besichtigung geplant

   Mit Power Automate baut Selin einen Flow: Das Formular auf der Website erzeugt im CRM einen Lead und schickt dem zuständigen Bauleiter je nach Postleitzahl eine Teams-Nachricht. Beim Testen bricht der Flow ab, wenn jemand keine Telefonnummer angibt. Selin ergänzt eine Bedingung und eine Fehlerbenachrichtigung an das Sammelpostfach. Ausserdem stellt sie den Flow von ihrem persönlichen Konto auf ein Dienstkonto um, damit er nach ihrer Lehre weiterläuft.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   1'400 Kunden, 230 Dubletten

   Beim Import der Kundenliste aus Excel und Buchhaltung findet Selin 230 Dubletten, meist wegen Schreibweisen wie 'Str.' und 'Strasse'. Sie bereinigt mit Abgleichregeln und legt fest, dass die Buchhaltung für Adressen führend ist und das CRM sie nur übernimmt. Danach erstellt sie ein Rollenkonzept: Bauleiter sehen nur ihre Region, Lernende sehen keine Margen. Beim Anbieter prüft sie Rechenzentrumsstandort und Auftragsbearbeitungsvertrag, damit die Kundendaten DSG-konform bearbeitet werden.

   Ziel 4Ziel 5

5. Kapitel 5

   Lohnt sich das?

   Nach acht Wochen baut Selin in Power BI ein Dashboard mit Durchlaufzeit, offenen Anfragen pro Bauleiter und Abschlussquote. Die Zeit von der Anfrage bis zur Offerte ist von 9 auf 4 Arbeitstage gesunken, und das Nachtragen in Excel fällt weg, rund 6 Stunden pro Woche. Sie rechnet das auf etwa CHF 15'000 pro Jahr hoch. In der Präsentation weist sie darauf hin, dass der Frühling als Hochsaison die Werte verzerrt und ein Jahresvergleich erst im Herbst aussagekräftig ist.

   Ziel 6

1. 1

   Den Werkzeugkasten kennen

   ca. 4 Std.

   Du verschaffst dir einen Überblick über die ICT-Mittel, die Schweizer KMU für Prozesse einsetzen, und lernst, wann welches passt.

   • Die eingesetzten Systeme deines Lehrbetriebs auflisten und den Prozessen zuordnen
   • Für ERP, CRM, DMS und Low-Code je zwei Schweizer Praxisbeispiele recherchieren
   • Eine Entscheidungshilfe 'Standard, Low-Code oder Entwicklung?' als Ablauf skizzieren

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Standardsoftware ausreizen

   ca. 5 Std.

   In einer Test- oder Demoumgebung konfigurierst du einen Prozess in einem ERP oder CRM, ohne Code zu schreiben.

   • Eine Testinstanz von Bexio, Dynamics 365 oder Salesforce einrichten
   • Ein Statusmodell mit Pflichtfeldern und einer automatischen Aufgabe konfigurieren
   • Jede Anpassung in einer Konfigurationsliste dokumentieren

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Eigener Workflow mit Low-Code

   ca. 6 Std.

   Du baust einen kleinen, vollständigen Workflow mit Liste, Eingabemaske, Freigabe und Benachrichtigung.

   • Eine SharePoint-Liste mit passenden Spaltentypen und Validierungen anlegen
   • Eine einfache Power App als Eingabemaske erstellen
   • Einen Freigabe-Flow mit Fehlerbehandlung in Power Automate bauen

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Daten verbinden und bereinigen

   ca. 5 Std.

   Du verbindest zwei Systeme und sorgst dafür, dass die Daten sauber und eindeutig sind.

   • Für jede Information das führende System festlegen
   • Einen Datenbestand auf Dubletten und fehlende Pflichtfelder prüfen und bereinigen
   • Einen geplanten Abgleich mit Make oder Power Automate einrichten und testen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Sicher und rechtskonform

   ca. 4 Std.

   Du erstellst ein Berechtigungskonzept für deine Lösung und prüfst sie auf Datenschutz.

   • Eine Berechtigungsmatrix mit Rollen und Rechten erstellen
   • Die Matrix in SharePoint oder im ERP umsetzen und mit Testkonten prüfen
   • Eine kurze Datenschutz-Checkliste nach revDSG für die Lösung ausfüllen

   Trainiert Kompetenz E1E2

   Lernziel5

6. 6

   Nutzen zeigen

   ca. 4 Std.

   Du baust ein Dashboard und dokumentierst die Lösung so, dass sie übergeben werden kann, wie im Kompetenznachweis.

   • Ein Power-BI-Dashboard mit 3 Prozesskennzahlen aus deinen Daten erstellen
   • Vorher-Nachher-Werte vergleichen und den Nutzen in Stunden oder CHF beziffern
   • Eine Übergabedokumentation mit Systemskizze, Konfiguration und Berechtigungen schreiben

   Trainiert Kompetenz F2F3A3

   Lernziel61

ERP

Enterprise Resource Planning: integrierte Software für Finanzen, Einkauf, Lager, Verkauf und Personal.

CRM

Customer Relationship Management: Software zur Verwaltung von Kundenkontakten, Verkaufschancen und Service.

Low-Code

Entwicklung von Anwendungen und Workflows über grafische Oberflächen mit wenig oder ohne Programmcode.

Customizing

Anpassung einer Standardsoftware über ihre Einstellungen, ohne den Quellcode zu verändern.

Stammdaten

Grunddaten, die sich selten ändern und von vielen Prozessen genutzt werden, z.B. Kunden, Artikel, Mitarbeitende.

Führendes System

System, das für eine bestimmte Information die verbindliche Quelle ist.

Connector

Vorgefertigte Verbindung einer Low-Code-Plattform zu einem anderen Dienst, z.B. Outlook oder Bexio.

Berechtigungsmatrix

Tabelle, die festlegt, welche Rolle welche Rechte auf welchen Daten hat.

Dashboard

Übersicht mit den wichtigsten Kennzahlen eines Prozesses auf einen Blick.

Passende Module