Einführung von Softwaresystemen und IT-Services koordinieren und fachlich begleiten

Ob neues ERP, Lohnsoftware, Ticketsystem oder Teams-Telefonie: Die Technik ist oft der kleinere Teil einer Einführung. In diesem Modul planst du die Einführung mit Meilensteinen und Rollen, wählst eine passende Einführungsstrategie und bindest die Betroffenen über Key User und einen Kommunikationsplan ein. Du bereitest die Datenübernahme fachlich vor, koordinierst die Abnahmetests mit der Fachabteilung und organisierst Go-Live und Hypercare. Am Ende übergibst du die Lösung geordnet in den Betrieb und hältst die Erfahrungen fest.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Einen Einführungsplan mit Meilensteinen, Rollen und Abhängigkeiten erstellen

   Kompetenz A

   Du zerlegst die Einführung in Arbeitspakete wie Konfiguration, Datenübernahme, Tests, Schulung und Go-Live und stellst sie in eine sinnvolle Reihenfolge. Du klärst, wer auf Seite Lieferant, IT und Fachabteilung was liefert, und planst Puffer für typische Verzögerungen.

   Situation

   Ein Physiotherapiezentrum in Winterthur mit 4 Standorten und 35 Therapeutinnen wechselt auf eine neue Praxissoftware mit Online-Terminbuchung. Stichtag ist Anfang Januar, damit die Abrechnung mit dem neuen Jahr sauber im neuen System startet.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen Einführungsplan vom Projektstart im August bis zum Abschluss im Februar.

   Gutes Ergebnis

   Meilensteine: Konfiguration abgeschlossen (30.9.), Testmigration geprüft (31.10.), Abnahme (30.11.), Schulungen (1. bis 15.12.), Go-Live (3.1.), Hypercare bis 31.1. Abhängigkeit: Schulung erst nach Abnahme. Puffer von 2 Wochen vor dem Stichtag. Rollen: Projektleiterin Praxis, Key User je Standort, Lieferant für Konfiguration und Migration.

   MeilensteinArbeitspaketAbhängigkeitPufferRollen im Projekt
2. 2

   Eine passende Einführungsstrategie wählen und begründen

   Kompetenz B

   Du kennst die Varianten: alles auf einmal (Big Bang), stufenweise nach Standort oder Modul, mit einem Pilot oder im Parallelbetrieb. Du wägst Risiko, Aufwand, Dauer und Abhängigkeiten ab und begründest die Wahl gegenüber der Projektleitung.

   Situation

   Eine Gemeindeverwaltung im Aargau mit 60 Mitarbeitenden führt ein Ticketsystem für interne IT-Anfragen und Hauswartsaufträge ein. Bisher läuft alles per Mail und Telefon.

   Deine Aufgabe

   Wähle eine Einführungsstrategie und begründe sie.

   Gutes Ergebnis

   Pilot mit der Bauverwaltung (8 Personen) während 4 Wochen, danach stufenweise Ausdehnung auf alle Abteilungen. Big Bang verworfen, weil die Kategorien und Vorlagen zuerst im Alltag erprobt werden sollen. Parallelbetrieb verworfen, weil Anfragen sonst doppelt bearbeitet würden.

   Big Bangstufenweise EinführungPilotbetriebParallelbetriebRisikoabwägung
3. 3

   Betroffene mit Key Usern und einem Kommunikationsplan einbinden

   Kompetenz C

   Menschen akzeptieren Veränderungen eher, wenn sie verstehen, warum etwas kommt, und mitreden können. Du analysierst die Stakeholder, bestimmst Key User als Ansprechpersonen in den Teams und planst, wer wann welche Information über welchen Kanal erhält.

   Situation

   Im Physiotherapiezentrum befürchten mehrere Therapeutinnen, dass sie mit der neuen Software mehr Zeit am Bildschirm verbringen müssen.

   Deine Aufgabe

   Plane die Einbindung und Kommunikation für die nächsten drei Monate.

   Gutes Ergebnis

   Pro Standort eine Key-Userin, die an Tests teilnimmt und Fragen sammelt. Kommunikationsplan: Kick-off-Info im Teammeeting im September, monatlicher Newsletter im Teams-Kanal, Demo der Dokumentation in 5 Klicks im November, FAQ-Seite ab Dezember. Die Bedenken werden in einer Umfrage gesammelt und in der Konfiguration berücksichtigt.

   StakeholderanalyseKey UserKommunikationsplanWiderstandADKAR
4. 4

   Die Datenübernahme fachlich vorbereiten und prüfen

   Kompetenz D

   Du klärst mit der Fachabteilung, welche Daten übernommen werden, bereinigst sie vorher und prüfst nach einer Testmigration, ob alles korrekt angekommen ist. Dazu vergleichst du Anzahl Datensätze, Summen und Stichproben zwischen altem und neuem System.

   Situation

   Ein Bauunternehmen in Sion mit 140 Mitarbeitenden wechselt die Lohnsoftware auf Abacus. Die Lohnbuchhaltung muss per 1. Januar mit Swissdec-zertifizierter Lohnmeldung starten.

   Deine Aufgabe

   Plane und prüfe die Übernahme der Personalstammdaten.

   Gutes Ergebnis

   Migrationsumfang festgelegt: aktive Mitarbeitende, Lohnarten, Kinderzulagen, Quellensteuercodes, keine Lohnhistorie älter als 2 Jahre. Nach der Testmigration Abgleich: 140 von 140 Personen, Summe Monatslöhne identisch, 20 Stichproben Feld für Feld geprüft. Gefunden: 3 Quellensteuertarife falsch zugeordnet, vor der Produktivmigration korrigiert.

   MigrationsumfangDatenbereinigungTestmigrationAbgleichStichprobe
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   Fachliche Abnahmetests mit Key Usern koordinieren und den Go-Live-Entscheid vorbereiten

   Kompetenz E

   Du planst, welche Geschäftsfälle die Fachabteilung im neuen System durchspielt, verteilst die Tests, sammelst die Ergebnisse und klassierst Fehler. Für den Entscheid über den Go-Live bereitest du eine klare Übersicht vor: Was funktioniert, was nicht, und was ist das Risiko.

   Situation

   Die Lohnsoftware beim Bauunternehmen soll im Dezember abgenommen werden. Es bleiben nur zwei Wochen für die Tests.

   Deine Aufgabe

   Koordiniere die Abnahmetests und bereite den Go/No-Go-Entscheid vor.

   Gutes Ergebnis

   28 Testfälle, z.B. Lohn mit Überstunden, Eintritt Mitte Monat, Grenzgänger mit Quellensteuer. Zwei Lohnbuchhalterinnen testen parallel, Ergebnisse in einer gemeinsamen Excel-Liste. 25 bestanden, 3 Fehler: 1 kritisch (Spesen werden versteuert), 2 gering. Empfehlung: Go, wenn der kritische Fehler bis 20.12. behoben und nachgetestet ist.

   Abnahmetest (UAT)TestfallFehlerklassierungGo/No-GoNachtest
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   Go-Live und Hypercare organisieren und die Lösung in den Betrieb übergeben

   Kompetenz F

   Für den Stichtag erstellst du einen Ablaufplan mit allen Schritten, Verantwortlichen und einem Plan B. In den ersten Wochen danach sorgst du für schnelle Hilfe, sammelst Probleme und übergibst die Lösung schliesslich an den regulären Support mit klaren Zuständigkeiten.

   Situation

   Die neue Praxissoftware geht am Montag, 3. Januar, live. Die alte Software wird am Freitag davor gesperrt.

   Deine Aufgabe

   Erstelle den Go-Live-Plan und organisiere die Hypercare.

   Gutes Ergebnis

   Ablaufplan von Freitag 17 Uhr (Sperre alt) bis Montag 7 Uhr (Freigabe neu) mit Schlussmigration, Prüfung und Rückfallentscheid am Sonntag 18 Uhr. In der ersten Woche je Standort eine Key-Userin mit freien Zeitfenstern, täglicher Kurzcheck um 16 Uhr im Teams-Call. Nach 4 Wochen Übergabe an den Support des Lieferanten mit Ansprechpersonen und Reaktionszeiten.

   Cutover-PlanRückfallplanHypercareÜbergabe in den BetriebLessons Learned

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Luca ist im 2. Lehrjahr bei der Elektro Keller AG in Frauenfeld, 140 Mitarbeitende. Die 45 Servicetechniker schreiben ihre Arbeitsrapporte noch auf Papier, die Disposition tippt sie danach ins ERP ab. Eine Einsatzplanungs-App soll das ersetzen, und Luca unterstützt die Projektleiterin bei der Einführung.

1. Kapitel 1

   Alles hängt an den Tablets

   Luca sammelt mit der Projektleiterin alle Arbeitspakete und erstellt in Planner einen Plan mit Meilensteinen: Konfiguration fertig, Testende, Schulungen, Go-Live am 1. März. Beim Eintragen der Abhängigkeiten merkt er, dass die Tablets erst Mitte Februar geliefert werden. Ohne Tablets keine Schulung, und ohne Schulung kein Go-Live. Er verschiebt die Schulungen in die letzten beiden Februarwochen und plant eine Woche Puffer ein.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Alle auf einmal oder Team für Team?

   Ein Big Bang wäre einfach, aber die Rapporte fliessen direkt in die Rechnungen, und Fehler würden sofort Geld kosten. Luca schlägt einen Pilot mit dem Team Thurgau vor, acht Techniker während drei Wochen, danach stellen alle übrigen gleichzeitig um. Als Rückfallplan bleiben die Papierrapporte im Pilot griffbereit. Die Geschäftsleitung stimmt zu.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Die Skeptiker ins Boot holen

   Zwei erfahrene Techniker sagen offen, sie hätten keine Lust, auf der Baustelle zu tippen. Luca gewinnt einen von ihnen als Key User für den Pilot. Im Kommunikationsplan stehen eine Information am Monatsrapport, ein 3-minütiges Erklärvideo und eine Sprechstunde jeden Dienstag. Der skeptische Key User entdeckt die Sprachnotiz-Funktion und erzählt seinen Kollegen bald selbst davon.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Testimport und zwölf Testfälle

   Übernommen werden 3'200 Kundenadressen und 900 Anlagen. Beim Testimport fehlen bei 140 Anlagen die Kundenzuordnungen, weil im alten System Freitext statt Kundennummern stand. Luca organisiert mit der Disposition die Bereinigung und gleicht beim zweiten Import die Anzahl Datensätze ab. Die Key User testen danach zwölf Testfälle, einer schlägt kritisch fehl: Materialpositionen landen nicht auf der Rechnung. Nach der Korrektur und einem Retest empfiehlt Luca den Go-Live mit zwei kleinen offenen Fehlern.

   Ziel 4Ziel 5

5. Kapitel 5

   Montag, 6.30 Uhr im Werkhof

   Am ersten Tag steht Luca mit den Key Usern im Werkhof, als die Techniker ausrücken. Zwei können sich nicht anmelden, weil die Zwei-Faktor-Authentifizierung noch nicht eingerichtet ist, das lösen sie in zehn Minuten vor Ort. Während vier Wochen Hypercare gibt es ein tägliches 15-Minuten-Gespräch und eine eigene Ticketkategorie. Danach übergibt Luca die App mit Betriebshandbuch und Lessons Learned an den IT-Support.

   Ziel 6

1. 1

   Was eine Einführung alles umfasst

   ca. 3 Std.

   Du verschaffst dir einen Überblick über die Arbeitspakete einer Einführung und lernst aus Beispielen, woran Einführungen typischerweise scheitern.

   • Eine Einführung aus deinem Lehrbetrieb rekonstruieren: Was lief gut, was nicht?
   • Die typischen Arbeitspakete in einer Mindmap sammeln
   • Einen groben Einführungsplan mit Meilensteinen für ein Beispiel erstellen

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Strategie wählen

   ca. 3 Std.

   Du vergleichst die Einführungsstrategien und wendest sie auf verschiedene Fälle an.

   • Vor- und Nachteile von Big Bang, Pilot, stufenweise und parallel in einer Tabelle festhalten
   • Für drei kurze Fälle eine Strategie wählen und begründen
   • Die eigene Begründung mit einer Kollegin vergleichen und diskutieren

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Menschen mitnehmen

   ca. 4 Std.

   Du planst die Einbindung der Betroffenen und erstellst einen Kommunikationsplan.

   • Eine Stakeholder-Matrix nach Einfluss und Betroffenheit erstellen
   • Ein Rollenprofil für Key User schreiben
   • Einen Kommunikationsplan mit Zeitpunkt, Zielgruppe, Inhalt und Kanal erstellen

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Daten sicher übernehmen

   ca. 4 Std.

   Du lernst, eine Datenmigration fachlich zu prüfen, auch wenn der Lieferant sie technisch durchführt.

   • Einen Migrationsumfang festlegen: Was wird übernommen, was archiviert?
   • Zwei Excel-Exporte mit XVERWEIS abgleichen und Abweichungen finden
   • Eine Prüfcheckliste mit Anzahl, Summen und Stichproben erstellen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Testen und entscheiden

   ca. 4 Std.

   Du planst Abnahmetests, wertest sie aus und bereitest einen Go/No-Go-Entscheid vor.

   • Für einen Prozess 10 fachliche Testfälle mit Testdaten schreiben
   • Testergebnisse erfassen und Fehler nach kritisch, mittel und gering klassieren
   • Eine einseitige Entscheidungsvorlage für die Projektleitung schreiben

   Trainiert Kompetenz E1E2E3

   Lernziel5

6. 6

   Stichtag und danach

   ca. 4 Std.

   Du erstellst Go-Live-Plan, Hypercare-Konzept und Übergabedokument und schliesst mit einer Lessons-Learned-Runde ab.

   • Einen stundengenauen Cutover-Plan mit Rückfallentscheid erstellen
   • Ein Hypercare-Konzept mit Ansprechpersonen und täglichen Checks erstellen
   • Ein Lessons-Learned-Protokoll mit 5 konkreten Erkenntnissen verfassen

   Trainiert Kompetenz F1F2F3A3

   Lernziel61

Rollout

Verteilung und Inbetriebnahme einer Lösung bei allen vorgesehenen Nutzenden.

Big Bang

Einführungsstrategie, bei der alle Bereiche zum selben Zeitpunkt umstellen.

Pilotbetrieb

Einsatz der neuen Lösung zuerst in einem kleinen Bereich, um Erfahrungen zu sammeln.

Parallelbetrieb

Altes und neues System laufen eine Zeit lang gleichzeitig, um Ergebnisse zu vergleichen.

Key User

Fachperson, die im Projekt mitarbeitet und danach Ansprechperson in ihrem Team ist.

Datenmigration

Übernahme von Daten aus einem alten in ein neues System.

Abnahmetest (UAT)

Test durch die Fachabteilung, ob die Lösung ihre Geschäftsfälle korrekt unterstützt.

Cutover

Der eigentliche Umstellungsvorgang vom alten auf das neue System.

Hypercare

Phase intensiver Betreuung unmittelbar nach dem Go-Live.

Go/No-Go

Formeller Entscheid, ob die Lösung wie geplant produktiv geht.

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