Projektumsetzung mit Methoden unterstützen

Ein Projekt scheitert selten am Plan, sondern an der Umsetzung: Pendenzen gehen vergessen, Risiken werden zu spät erkannt, Änderungen werden mündlich vereinbart. In diesem Modul übernimmst du die Werkzeuge, die ein Projekt während der Umsetzung braucht. Du führst Pendenzenlisten und Protokolle, erstellst Statusberichte mit Ampel, pflegst eine Risikoliste, bearbeitest Änderungsanträge und hältst die Projektdokumentation geordnet. Damit entlastest du die Projektleitung und sorgst dafür, dass alle Beteiligten wissen, wo das Projekt steht.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Sitzungen protokollieren und Pendenzen konsequent nachverfolgen

   Kompetenz A

   Du hältst in Projektsitzungen Entscheide und Aufgaben fest, mit verantwortlicher Person und Termin. Die Pendenzenliste führst du über alle Sitzungen weiter und sprichst überfällige Punkte aktiv an.

   Situation

   In der wöchentlichen Projektsitzung zur Einführung eines neuen Spesentools bei einem Medizintechnikunternehmen in Zug wird viel diskutiert, aber eine Woche später weiss niemand mehr, wer was übernommen hat.

   Deine Aufgabe

   Führe ein Beschlussprotokoll und eine Pendenzenliste ein.

   Gutes Ergebnis

   Protokoll mit drei Abschnitten: Entscheide, Pendenzen, Informationen. Die Pendenzenliste in Teams (Liste oder Planner) enthält Nr., Beschreibung, Verantwortlich, Termin, Status. Jede Sitzung startet mit den überfälligen Pendenzen. Nach drei Wochen sinkt die Zahl offener Punkte von 17 auf 6.

   BeschlussprotokollPendenzenlisteVerantwortlichkeitTerminNachverfolgung
2. 2

   Den Projektstatus messen und in einem Statusbericht darstellen

   Kompetenz C

   Du vergleichst Plan und Ist bei Terminen, Kosten und Ergebnissen und fasst den Stand in einem kurzen Statusbericht mit Ampel zusammen. Die Ampel hat klare Regeln, damit 'gelb' nicht einfach ein Gefühl ist.

   Situation

   Das Projekt 'Online-Schadenmeldung' einer Versicherung hat ein Budget von CHF 180'000. Nach 50 % der Laufzeit sind CHF 110'000 verbraucht und 40 % der Arbeitspakete abgeschlossen.

   Deine Aufgabe

   Erstelle den Statusbericht für den Lenkungsausschuss.

   Gutes Ergebnis

   Ampel Kosten: rot (Verbrauch deutlich über Fortschritt). Termine: gelb (ein Meilenstein zwei Wochen verschoben). Qualität: grün. Massnahme: Scope für Release 1 reduzieren, Antrag folgt. Ein A4 mit Kennzahlen, drei wichtigsten Ereignissen und Entscheidungsbedarf.

   Soll-Ist-VergleichAmpelregelnFertigstellungsgradBudgetverbrauchLenkungsausschuss
3. 3

   Risiken identifizieren, bewerten und mit Massnahmen verfolgen

   Kompetenz D

   Du sammelst mit dem Team mögliche Risiken, bewertest sie nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung und stellst sie in einer Risikomatrix dar. Für die grössten Risiken definierst du Massnahmen und überprüfst die Liste regelmässig.

   Situation

   Für die Migration der Kundendaten in ein neues CRM eines Energieversorgers sind drei Wochen geplant. Die alte Datenbank hat viele Dubletten.

   Deine Aufgabe

   Erstelle eine Risikoliste mit Matrix und Massnahmen.

   Gutes Ergebnis

   Fünf Risiken, darunter 'Datenqualität schlechter als erwartet' (Wahrscheinlichkeit hoch, Auswirkung hoch). Massnahme: Probemigration mit 1'000 Datensätzen in Woche 1 und Bereinigungsregeln mit dem Kundendienst festlegen. Risiko wird nach der Probemigration auf mittel gesenkt.

   RisikolisteRisikomatrixEintrittswahrscheinlichkeitAuswirkungMassnahmeRisikoeigner
4. 4

   Änderungswünsche mit einem Change Request geordnet bearbeiten

   Kompetenz E

   Wenn jemand während der Umsetzung etwas Neues will, beschreibst du die Änderung, schätzt Auswirkungen auf Kosten, Termine und Qualität und legst sie dem zuständigen Gremium zum Entscheid vor. So wächst der Umfang nicht unbemerkt.

   Situation

   Die Marketingleiterin möchte im neuen Kundenportal zusätzlich einen Newsletter-Bereich. Das Portal soll in sechs Wochen live gehen.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen Change Request.

   Gutes Ergebnis

   Beschreibung, Begründung, Aufwand 6 Personentage, Mehrkosten CHF 7'200, Terminverschiebung zwei Wochen oder Verschiebung in Release 2. Empfehlung: Release 2. Der Entscheid des Auftraggebers wird im Änderungsprotokoll festgehalten.

   Change RequestScope CreepAuswirkungsanalyseÄnderungsprotokollEntscheidungsgremium
5. 5

   Termine und Meilensteine im Plan nachführen und Abweichungen sichtbar machen

   Kompetenz B

   Du pflegst den Projektplan als Gantt-Diagramm oder Board, aktualisierst den Fortschritt und erkennst, welche Verschiebungen Folgen für andere Aufgaben haben. Mit einer Meilensteintrendanalyse zeigst du, ob Termine immer wieder rutschen.

   Situation

   Der Meilenstein 'Testabschluss' für eine neue Lernplattform einer Berufsschule wurde in den letzten drei Statussitzungen jeweils um eine Woche nach hinten geschoben.

   Deine Aufgabe

   Mache den Trend sichtbar und schlage ein Vorgehen vor.

   Gutes Ergebnis

   Meilensteintrendanalyse in Excel: Die Linie steigt stetig. Ursache laut Team: Testfälle fehlen. Vorschlag: zwei Tage Testfallworkshop mit der Fachabteilung und ein realistisches Datum, das erst nach dem Workshop kommuniziert wird.

   Gantt-DiagrammMeilensteinAbhängigkeitkritischer PfadMeilensteintrendanalyse
6. 6

   Projektkommunikation und Dokumentenablage organisieren

   Kompetenz F

   Du sorgst dafür, dass alle Beteiligten die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bekommen. Dafür nutzt du einen einfachen Kommunikationsplan und eine klare Ablagestruktur auf SharePoint oder in Teams, inklusive Versionierung und Berechtigungen.

   Situation

   Im Projekt kursieren fünf Versionen des Fachkonzepts per Mail, und die Fachabteilung hat die neueste nie gesehen.

   Deine Aufgabe

   Lege eine Ablagestruktur und einen Kommunikationsplan fest.

   Gutes Ergebnis

   Ein Teams-Kanal mit Ordnern '01 Steuerung', '02 Konzepte', '03 Tests', '04 Protokolle'. Dokumente nur noch als Link teilen, Versionierung über SharePoint. Kommunikationsplan: Statusbericht alle zwei Wochen an LA, Kurz-Update jeden Freitag im Kanal, Newsletter an Endbenutzer vor Go-live.

   KommunikationsplanAblagestrukturVersionierungBerechtigungenStakeholder

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Dario ist im 2. Lehrjahr bei der Spar- und Leihkasse Emmental in Langnau, einer Regionalbank mit 110 Mitarbeitenden. Die Bank ersetzt ihr veraltetes Intranet durch eine SharePoint-Lösung, das Projekt läuft seit zwei Monaten. Dario übernimmt die Projektassistenz und soll der Projektleiterin den Rücken freihalten.

1. Kapitel 1

   Wer hat was versprochen?

   In Darios erster Projektsitzung weiss niemand mehr genau, was beim letzten Mal beschlossen wurde, denn das Protokoll liegt nur im Postfach der Projektleiterin. Dario legt in SharePoint eine Projektablage mit Ordnern nach Phasen und einer klaren Namensregel an. Aus alten Notizen baut er eine Pendenzenliste mit 17 offenen Punkten, sechs davon ohne Verantwortlichen. Ab sofort verschickt er das Beschlussprotokoll am Tag nach jeder Sitzung.

   Ziel 1Ziel 6

2. Kapitel 2

   Die Ampel springt auf Gelb

   Der Meilenstein 'Inhalte migriert' ist auf den 15. Mai geplant, doch erst 240 von 600 Seiten sind übertragen. Dario vergleicht den aktuellen Plan mit der Baseline und zeigt einen Verzug von drei Wochen. Im Statusbericht setzt er Termine auf Gelb, Kosten und Qualität auf Grün und begründet jede Farbe in einem Satz. Als Massnahme schlägt er vor, zwei Personen aus dem Marketing befristet für die Migration einzusetzen.

   Ziel 5Ziel 2

3. Kapitel 3

   Was, wenn die Abteilungen nicht liefern?

   Dario führt mit dem Projektteam eine Risikoliste mit neun Risiken. Am höchsten bewerten sie, dass Abteilungen ihre Inhalte zu spät liefern, mit hoher Wahrscheinlichkeit und hoher Auswirkung. Als Massnahme vereinbaren sie feste Redaktionstermine pro Abteilung. Als zwei Abteilungen den ersten Termin verpassen, erkennt Dario das Frühwarnzeichen und meldet es sofort der Projektleiterin.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Nur noch schnell ein Ferienformular

   Die HR-Leiterin möchte, dass Ferienanträge gleich im neuen Intranet gestellt werden können. Dario erkennt, dass das nicht im Projektauftrag steht, und erfasst einen Change Request: 12 Personentage, rund CHF 9'600 und zwei Wochen späterer Go-Live. Der Lenkungsausschuss entscheidet, das Formular in einer zweiten Phase nach dem Go-Live umzusetzen. Dario hält den Entscheid im Protokoll und in der Änderungsliste fest.

   Ziel 4

5. Kapitel 5

   Der Lenkungsausschuss in zwei Minuten

   Vor der nächsten Sitzung des Lenkungsausschusses verdichtet Dario den Statusbericht auf eine Seite: drei Ampeln, die wichtigsten Meilensteine und zwei Punkte, bei denen ein Entscheid nötig ist. Gleichzeitig führt er den Kommunikationsplan nach, damit alle Mitarbeitenden drei Wochen vor dem Go-Live informiert werden. Dank der zusätzlichen Hilfe aus dem Marketing geht das Intranet mit einer statt drei Wochen Verspätung live.

   Ziel 2Ziel 6Ziel 5

1. 1

   Projektinstrumente kennenlernen

   ca. 2 Std.

   Du verschaffst dir einen Überblick, welche Werkzeuge ein Projekt während der Umsetzung braucht und wer sie nutzt.

   • Die Projektdokumentation eines laufenden Projekts im Lehrbetrieb anschauen
   • Eine Liste der verwendeten Instrumente mit Zweck und Verantwortlichen erstellen
   • Mit der Projektleitung klären, welche Instrumente du übernehmen kannst

   Trainiert Kompetenz F1

   Lernziel6

2. 2

   Protokolle und Pendenzen

   ca. 3 Std.

   Du lernst, Sitzungen knapp und entscheidorientiert zu protokollieren und Pendenzen nachzuverfolgen.

   • Eine Vorlage für ein Beschlussprotokoll erstellen
   • Zwei echte Sitzungen protokollieren und Feedback einholen
   • Eine Pendenzenliste in Teams oder Excel mit Status und Filter aufbauen

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

3. 3

   Termine und Status

   ca. 4 Std.

   Du pflegst einen Projektplan, misst den Fortschritt und schreibst einen Statusbericht.

   • Einen Gantt-Plan mit zehn Aufgaben und zwei Meilensteinen in MS Project, Planner oder Excel aufbauen
   • Ampelregeln für Termine, Kosten und Qualität definieren
   • Einen Statusbericht auf einer A4-Seite schreiben

   Trainiert Kompetenz B1B2C1C2

   Lernziel52

4. 4

   Risiken managen

   ca. 3 Std.

   Du führst einen Risikoworkshop durch und baust eine Risikoliste mit Matrix.

   • In 30 Minuten mit zwei Kolleginnen Risiken für ein Beispielprojekt sammeln
   • Risiken in einer 3x3-Matrix einordnen
   • Für die drei grössten Risiken Massnahmen und Verantwortliche festlegen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel3

5. 5

   Änderungen steuern

   ca. 2 Std.

   Du übst, Änderungswünsche zu bewerten und einen Change Request zur Entscheidung vorzubereiten.

   • Eine Change-Request-Vorlage mit Beschreibung, Begründung, Auswirkung und Empfehlung erstellen
   • Drei Änderungswünsche aus einem Fallbeispiel bewerten
   • Ein Änderungsprotokoll anlegen

   Trainiert Kompetenz E1E2

   Lernziel4

6. 6

   Projektwoche im Zeitraffer

   ca. 4 Std.

   Du spielst mehrere Projektwochen durch und setzt alle Instrumente zusammen ein.

   • Ein Fallprojekt mit vorgegebenen Ereignissen pro Woche bearbeiten
   • Nach jeder Woche Pendenzen, Risiken und Plan aktualisieren
   • Am Ende einen Statusbericht mit Antrag an den Lenkungsausschuss präsentieren

   Trainiert Kompetenz A3C3D3E3F2

   Lernziel12346

Pendenzenliste

Liste aller offenen Aufgaben im Projekt mit Verantwortlichen, Terminen und Status.

Statusbericht

Regelmässiger, kurzer Bericht über Stand, Abweichungen, Risiken und Entscheidungsbedarf im Projekt.

Lenkungsausschuss

Gremium aus Auftraggeber und Führungspersonen, das ein Projekt steuert und wichtige Entscheide fällt.

Risikomatrix

Raster, das Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung einordnet.

Change Request

Formaler Antrag auf eine Änderung von Umfang, Termin oder Budget im laufenden Projekt.

Scope Creep

Unkontrolliertes Wachsen des Projektumfangs durch nicht geregelte Zusatzwünsche.

Meilensteintrendanalyse

Grafik, die zeigt, wie sich die Prognosen für Meilensteintermine über die Zeit verändern.

Fertigstellungsgrad

Anteil der bereits erledigten Arbeit am Gesamtumfang, meist in Prozent.

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