Aufträge methodenunterstützt ausführen

Viele Aufträge im ersten Lehrjahr sind klein: eine Excel-Auswertung, eine Vorlage, eine Recherche. Gerade dort lohnt sich ein methodisches Vorgehen. Du klärst den Auftrag mit gezielten Fragen, planst die Arbeitsschritte mit realistischen Zeiten, entscheidest zwischen Varianten, setzt um, prüfst das Ergebnis gegen die Anforderungen und reflektierst danach. Als roter Faden dient IPERKA, ergänzt um Werkzeuge für Priorisierung, Zeitplanung und Dokumentation.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Einen Auftrag mit gezielten Fragen klären und schriftlich festhalten

   Kompetenz A

   Du findest heraus, was genau erwartet wird, bis wann, in welcher Form und woran man erkennt, dass der Auftrag erfüllt ist. Die Antworten hältst du in einer kurzen Auftragsbeschreibung fest und lässt sie bestätigen.

   Situation

   Deine Berufsbildnerin in einem Treuhandbüro in St. Gallen sagt im Vorbeigehen: 'Mach uns doch mal eine Übersicht der offenen Debitoren.'

   Deine Aufgabe

   Kläre den Auftrag so, dass du ohne weitere Rückfragen loslegen kannst.

   Gutes Ergebnis

   Nach fünf Minuten Gespräch steht fest: Excel-Liste aller Rechnungen über 30 Tage offen, gruppiert nach Kunde, mit Summe in CHF, bis Freitag 16 Uhr, für die Teamsitzung am Montag. Du bestätigst das per Mail in fünf Stichpunkten.

   W-FragenAuftragsbeschreibungAbnahmekriterienRahmenbedingungenStakeholder
2. 2

   Einen Auftrag nach IPERKA strukturiert bearbeiten

   Kompetenz B

   Du gehst in sechs Schritten vor: Informieren, Planen, Entscheiden, Realisieren, Kontrollieren, Auswerten. Für jeden Schritt weisst du, welches Ergebnis am Ende vorliegen soll, und hältst die Schritte auch bei kleinen Aufträgen ein.

   Situation

   Die Personalabteilung einer Gemeinde braucht eine neue Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse mit Logo und festen Textbausteinen.

   Deine Aufgabe

   Plane den Auftrag entlang IPERKA und notiere pro Phase das Ergebnis.

   Gutes Ergebnis

   I: bestehende Zeugnisse und CI-Vorgaben gesammelt. P: sieben Arbeitsschritte mit Zeiten. E: Vorlage mit Inhaltssteuerelementen statt Serienbrief. R: Vorlage gebaut. K: mit HR an zwei echten Fällen getestet. A: drei Erkenntnisse im Journal notiert.

   IPERKAPhasenergebnisVarianteKontrolleAuswertung
3. 3

   Arbeitsschritte, Aufwand und Termine realistisch planen

   Kompetenz C

   Du zerlegst den Auftrag in Arbeitspakete, schätzt den Aufwand und trägst Termine in Kalender oder Planner ein. Du rechnest Puffer ein und erkennst, welche Schritte von anderen Personen abhängen.

   Situation

   Du sollst für die Fachabteilung Einkauf eines Industriebetriebs in Aarau eine Lieferantenliste bereinigen. Dafür brauchst du Daten aus dem ERP, die nur die IT exportieren kann.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen Zeitplan über zwei Wochen mit Abhängigkeiten.

   Gutes Ergebnis

   Ein Plan in MS Planner mit sechs Aufgaben. Der Export durch die IT ist als erstes eingetragen, mit Termin Dienstag. Dein Bereinigungsschritt startet erst danach. 20 % Puffer vor dem Abgabetermin.

   ArbeitspaketAufwandschätzungAbhängigkeitPufferMeilenstein
4. 4

   Mehrere Aufträge priorisieren und den eigenen Arbeitstag organisieren

   Kompetenz D

   Du unterscheidest dringend und wichtig, setzt Prioritäten mit der Eisenhower-Matrix und planst Fokuszeiten. Bei Konflikten zwischen Aufträgen fragst du aktiv nach, statt still alles gleichzeitig zu machen.

   Situation

   Am Montagmorgen hast du vier offene Aufträge: Präsentation für die Abteilungssitzung am Mittwoch, Datenpflege im CRM, Schulaufgaben für Donnerstag und eine Recherche ohne Termin.

   Deine Aufgabe

   Ordne die Aufträge in die Eisenhower-Matrix ein und plane deine Woche.

   Gutes Ergebnis

   Präsentation: wichtig und dringend, Montag und Dienstag. Schulaufgabe: wichtig, Dienstagabend. CRM: dringend für die Kollegin im Verkauf, aber in kleinen Portionen machbar, also täglich 30 Minuten. Recherche: nach Rücksprache auf nächste Woche verschoben.

   Eisenhower-MatrixFokuszeitTimeboxingPomodoroErwartungsmanagement
5. 5

   Ergebnisse gegen die Anforderungen prüfen und sauber übergeben

   Kompetenz E

   Bevor du abgibst, kontrollierst du dein Ergebnis mit einer Checkliste, die direkt aus den Abnahmekriterien stammt. Bei der Übergabe erklärst du kurz, was geliefert ist, wo es liegt und was offen bleibt.

   Situation

   Du hast eine Power-BI-Seite für die Verkaufsleitung gebaut, die den Umsatz pro Region zeigt.

   Deine Aufgabe

   Prüfe das Ergebnis und bereite die Übergabe vor.

   Gutes Ergebnis

   Checkliste mit fünf Punkten: Zahlen mit Excel-Export abgeglichen (Abweichung 0 CHF), Filter funktionieren, Beschriftungen korrekt, Bericht im richtigen Workspace, Lesezugriff für die Verkaufsleitung. Übergabe per Teams-Nachricht mit Link und Hinweis, dass Juni-Daten erst am 5. Juli verfügbar sind.

   ChecklisteAbnahmeÜbergabeVier-Augen-Prinzipoffene Punkte
6. 6

   Die eigene Arbeit dokumentieren und daraus lernen

   Kompetenz F

   Du führst ein Arbeitsjournal mit Tätigkeiten, Zeitaufwand, Problemen und Lösungen. Nach dem Auftrag vergleichst du Plan und Ist und leitest konkrete Verbesserungen für das nächste Mal ab.

   Situation

   Für die Lieferantenliste hattest du 6 Stunden geplant und 11 gebraucht.

   Deine Aufgabe

   Werte die Abweichung aus und formuliere zwei Lehren.

   Gutes Ergebnis

   Laut Journal gingen 4 Stunden in die Klärung von Dubletten, die niemand erwähnt hatte. Lehre 1: Beim Informieren eine Stichprobe der Daten anschauen. Lehre 2: Bei Abweichungen über 30 % sofort die Auftraggeberin informieren.

   ArbeitsjournalSoll-Ist-VergleichLessons LearnedReflexionsfragen

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Elif ist im 1. Lehrjahr bei der Getränke Rüegg AG in Sursee, einem Getränkehändler mit 55 Mitarbeitenden. Der Verkaufsleiter gibt ihr im Vorbeigehen einen Auftrag: 'Mach mir bis Freitag eine Auswertung zum Leergut.' Elif nutzt den Auftrag, um zum ersten Mal konsequent nach IPERKA zu arbeiten.

1. Kapitel 1

   Was genau soll ausgewertet werden?

   Elif bittet um zehn Minuten und stellt Fragen: Welche Kunden, welcher Zeitraum, wofür wird die Auswertung gebraucht? Es zeigt sich, dass der Verkaufsleiter Gastronomiekunden mit grossem Leergut-Rückstand finden will, um sie gezielt anzuschreiben. Elif fasst Ziel, Zeitraum der letzten 12 Monate, Form als Excel-Liste mit Diagramm und Termin auf einer halben Seite zusammen. Er bestätigt per Mail und ergänzt, dass die Top 20 genügen.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Ein Plan für vier Tage

   Elif plant die Schritte: Export aus dem ERP, Daten bereinigen, Pivot-Tabelle erstellen, Diagramm gestalten, Ergebnis kontrollieren. Sie schätzt 9 Stunden und plant 2 Stunden Puffer ein. In der Entscheidungsphase vergleicht sie Excel und Power BI und wählt Excel, weil der Verkaufsleiter damit arbeitet und die Zeit knapp ist. Den Vergleich hält sie in drei Sätzen fest.

   Ziel 3Ziel 2

3. Kapitel 3

   Dazwischen kommt der Kundendienst

   Am Mittwoch fällt eine Kollegin aus, Elif soll das Kundentelefon übernehmen, und der Teamleiter möchte gleichzeitig die Preislisten aktualisiert haben. Mit der Eisenhower-Matrix ordnet sie: Telefon ist dringend und wichtig, die Preislisten haben bis nächste Woche Zeit, die Auswertung ist wichtig, aber planbar. Sie blockt sich am Donnerstagmorgen 3 Stunden in Outlook. Dem Verkaufsleiter schreibt sie früh, dass sie die Ergebnisse am Freitagmittag statt am Morgen bringt.

   Ziel 4

4. Kapitel 4

   Stimmt die Summe wirklich?

   Bei der Kontrolle vergleicht Elif die Summe der Pivot-Tabelle mit dem ERP: 12'480 Gebinde gegenüber 12'910. Sie sucht die Differenz und findet drei Kunden, deren Namen ein Sonderzeichen enthalten und beim Filtern herausgefallen sind. Nach der Korrektur stimmen die Zahlen. Sie prüft das Ergebnis gegen die Punkte aus ihrer Auftragsnotiz und übergibt es mit einem Hinweis auf den Datenstand.

   Ziel 5

5. Kapitel 5

   Was ich nächstes Mal anders mache

   Gebraucht hat Elif 12 statt 9 Stunden, vor allem für die Bereinigung der Daten. In ihrem Arbeitsjournal sieht sie genau, wo die Zeit hinging. In der Lerndokumentation hält sie fest, dass sie die Datenqualität künftig schon beim Informieren prüft. Mit ihrem Berufsbildner vereinbart sie das Ziel, bei den nächsten drei Aufträgen die Bereinigung als eigenen Schritt zu schätzen und danach zu vergleichen.

   Ziel 6Ziel 2

1. 1

   Auftrag verstehen

   ca. 2 Std.

   Du übst, unklare Aufträge in klare Anforderungen zu übersetzen und schriftlich bestätigen zu lassen.

   • Drei typische 'Zwischen-Tür-und-Angel'-Aufträge aus dem Lehrbetrieb sammeln
   • Eine eigene Vorlage für die Auftragsklärung mit W-Fragen erstellen
   • Ein Klärungsgespräch im Rollenspiel führen und danach die Bestätigungsmail schreiben

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   IPERKA kennenlernen

   ca. 2 Std.

   Du lernst die sechs Schritte und ihre Ergebnisse kennen und wendest sie auf ein einfaches Beispiel an.

   • Eine Übersicht IPERKA mit je einem Satz und einem Ergebnis pro Phase erstellen
   • Einen erledigten Auftrag rückblickend den sechs Phasen zuordnen
   • Herausfinden, welche Phase du bisher meistens übersprungen hast

   Trainiert Kompetenz B1

   Lernziel2

3. 3

   Planen und priorisieren

   ca. 2 Std.

   Du zerlegst einen Auftrag in Arbeitspakete, schätzt den Aufwand und ordnest ihn in deine Woche ein.

   • Für einen echten Auftrag Arbeitspakete in MS Planner oder To Do anlegen
   • Deine Aufgaben einer Woche in die Eisenhower-Matrix einordnen
   • Zwei Fokusblöcke à 90 Minuten im Outlook-Kalender reservieren

   Trainiert Kompetenz C1C2D1D2

   Lernziel34

4. 4

   Umsetzen und dokumentieren

   ca. 2 Std.

   Du setzt einen Auftrag um und führst parallel ein Arbeitsjournal, wie es auch an der IPA verlangt wird.

   • Ein Arbeitsjournal in OneNote oder Word mit Datum, Tätigkeit, Zeit, Problemen anlegen
   • Täglich fünf Minuten für den Eintrag einplanen
   • Eine Entscheidung zwischen zwei Varianten schriftlich begründen

   Trainiert Kompetenz B2F1

   Lernziel26

5. 5

   Kontrollieren, übergeben, auswerten

   ca. 2 Std.

   Du prüfst dein Ergebnis gegen die Abnahmekriterien, übergibst es und vergleichst Plan und Ist.

   • Aus den Abnahmekriterien eine Checkliste ableiten und abhaken
   • Eine Übergabenachricht mit Ablageort und offenen Punkten verfassen
   • Soll-Ist-Vergleich erstellen und zwei Lehren notieren

   Trainiert Kompetenz E1E2F2

   Lernziel56

6. 6

   Kompletter Auftrag als Probelauf

   ca. 3 Std.

   Du wickelst einen kleinen Auftrag vollständig nach IPERKA ab und präsentierst Vorgehen und Ergebnis.

   • Mit der Berufsbildnerin einen Auftrag von 4 bis 8 Stunden vereinbaren
   • Alle sechs Phasen dokumentieren
   • In 5 Minuten Vorgehen, Ergebnis und Lehren vorstellen

   Trainiert Kompetenz A3B3C3E3

   Lernziel1325

IPERKA

Sechsstufiges Vorgehensmodell für Aufträge: Informieren, Planen, Entscheiden, Realisieren, Kontrollieren, Auswerten.

Auftragsbeschreibung

Kurze schriftliche Zusammenfassung von Ziel, Lieferobjekt, Termin und Abnahmekriterien eines Auftrags.

Abnahmekriterium

Prüfbare Bedingung, die ein Ergebnis erfüllen muss, damit es akzeptiert wird.

Arbeitspaket

Abgeschlossener, planbarer Teil eines Auftrags mit klarem Ergebnis.

Eisenhower-Matrix

Raster mit vier Feldern, das Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnet.

Arbeitsjournal

Laufende Dokumentation der eigenen Tätigkeiten mit Zeitaufwand, Problemen und Lösungen.

Soll-Ist-Vergleich

Gegenüberstellung von geplantem und tatsächlichem Aufwand oder Ergebnis.

Passende Module