Angebote evaluieren

Wenn eine Fachabteilung ein neues Tool braucht, landen schnell drei bis fünf Offerten auf dem Tisch, die sich kaum vergleichen lassen. In diesem Modul legst du zuerst fest, was die Lösung können muss, und trennst Muss- von Wunschkriterien. Danach holst du Angebote ein, rechnest die Gesamtkosten über mehrere Jahre und bewertest die Varianten mit einer Nutzwertanalyse. Am Schluss schreibst du einen kurzen Entscheidungsantrag, den die Geschäftsleitung in zehn Minuten versteht.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Anforderungen in einem Kriterienkatalog mit Muss- und Wunschkriterien festhalten

   Kompetenz A

   Du sammelst mit der Fachabteilung, was die Lösung leisten muss, und formulierst prüfbare Kriterien. Muss-Kriterien sind K.-o.-Kriterien: Wer sie nicht erfüllt, fällt raus. Wunschkriterien gewichtest du später.

   Situation

   Der Kundendienst eines Sanitärgrosshändlers in Winterthur bearbeitet 300 Anfragen pro Woche per Outlook und will ein Ticketsystem.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen Katalog mit mindestens fünf Muss- und acht Wunschkriterien.

   Gutes Ergebnis

   Muss: E-Mail-Eingang wird automatisch zum Ticket, Datenhaltung in der Schweiz oder EU, deutschsprachige Oberfläche, Rollen und Rechte, Export als CSV. Wunsch: Teams-Integration, Vorlagen für Antworten, SLA-Ampel, Wissensdatenbank, Kundenportal, Reporting, Mobile App, Single Sign-on mit Entra ID.

   Muss-KriteriumWunschkriteriumK.-o.-Kriteriumfunktionale / nicht-funktionale AnforderungPflichtenheft
2. 2

   Eine Offertanfrage formulieren und Angebote vergleichbar machen

   Kompetenz B

   Du schreibst eine Anfrage, die allen Anbietern dieselben Informationen und dieselbe Antwortstruktur vorgibt. So kommen Angebote zurück, die sich Punkt für Punkt vergleichen lassen. Du kennst die Grundlagen, wann eine Offerte verbindlich ist.

   Situation

   Für das Ticketsystem hast du drei Anbieter ausgewählt: einen Schweizer SaaS-Anbieter, einen internationalen Cloud-Dienst und ein lokales IT-Haus mit eigener Lösung.

   Deine Aufgabe

   Erstelle die Offertanfrage.

   Gutes Ergebnis

   Ein zweiseitiges Dokument mit Ausgangslage, Mengengerüst (12 Agents, 300 Tickets pro Woche), Kriterienkatalog als Excel zum Ausfüllen, Fragen zu Einführungsaufwand und Support, Angebotsfrist 30. April, Preisangaben exkl. MWST und für drei Jahre.

   OffertanfrageMengengerüstAngebotsfristVerbindlichkeit (OR)Antwortraster
3. 3

   Gesamtkosten über die Nutzungsdauer berechnen

   Kompetenz C

   Du vergleichst nicht nur den Preis im ersten Jahr, sondern die Total Cost of Ownership über drei bis fünf Jahre: einmalige Kosten, wiederkehrende Lizenzen, Einführung, Schulung, interne Arbeitszeit und Ausstiegskosten. Du rechnest sauber mit und ohne MWST.

   Situation

   Anbieter A kostet CHF 45 pro Agent und Monat, ohne Einrichtung. Anbieter B kostet CHF 9'800 einmalig plus CHF 2'400 Wartung pro Jahr. Es sind 12 Agents.

   Deine Aufgabe

   Berechne die Kosten über drei Jahre exkl. und inkl. 8.1 % MWST.

   Gutes Ergebnis

   A: 12 x 45 x 36 = CHF 19'440 exkl., CHF 21'014.64 inkl. MWST. B: 9'800 + 3 x 2'400 = CHF 17'000 exkl., CHF 18'377 inkl. MWST. Dazu kommen bei B geschätzt 40 interne Stunden mehr für Betrieb und Updates. Bei CHF 80 pro Stunde ist B damit teurer.

   TCOeinmalige / wiederkehrende KostenSaaS-AboMWST 8.1 %interne Kosten
4. 4

   Angebote mit einer Nutzwertanalyse bewerten

   Kompetenz D

   Du gewichtest die Wunschkriterien gemeinsam mit der Fachabteilung, vergibst Punkte pro Angebot und berechnest den gewichteten Nutzwert. Du prüfst mit einer Sensitivitätsanalyse, ob das Ergebnis auch bei leicht anderen Gewichten hält.

   Situation

   Nach dem Muss-Filter bleiben zwei Ticketsysteme übrig. Die Fachabteilung findet Bedienbarkeit am wichtigsten, die IT die Integration.

   Deine Aufgabe

   Erstelle eine Nutzwertanalyse mit sechs Kriterien in Excel.

   Gutes Ergebnis

   Gewichte: Bedienbarkeit 25 %, Integration 20 %, Reporting 15 %, Support 15 %, Kosten 15 %, Zukunftssicherheit 10 %. Punkte 1 bis 5. Ergebnis: A 4.05, B 3.60. Auch wenn Integration auf 30 % steigt, bleibt A vorne.

   GewichtungPunkteskalagewichteter NutzwertSUMMENPRODUKTSensitivitätsanalyse
5. 5

   Risiken, Vertragsbedingungen und Datenschutz der Anbieter prüfen

   Kompetenz E

   Du schaust über Preis und Funktionen hinaus: Wo liegen die Daten, wie lange ist die Mindestlaufzeit, wie kommt man wieder raus, gibt es Referenzen und wie stabil ist der Anbieter. Datenschutz nach revDSG prüfst du mit gezielten Fragen.

   Situation

   Das günstigste Umfragetool für die HR-Abteilung speichert Daten in den USA und hat eine Mindestlaufzeit von 36 Monaten.

   Deine Aufgabe

   Beurteile die Risiken und formuliere Rückfragen an den Anbieter.

   Gutes Ergebnis

   Risiken: Datenübermittlung ins Ausland bei Personaldaten, lange Bindung, unklarer Datenexport. Rückfragen: Gibt es ein Rechenzentrum in der EU oder der Schweiz? Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor? Wie und in welchem Format erhalten wir die Daten beim Ausstieg?

   Lock-inMindestlaufzeitAuftragsverarbeitungrevDSGReferenzkundenSLA
6. 6

   Eine begründete Empfehlung als Entscheidungsantrag präsentieren

   Kompetenz F

   Du fasst die Evaluation auf ein bis zwei Seiten zusammen: Ausgangslage, Vorgehen, Ergebnis, Kosten, Risiken und klarer Antrag. Die Entscheidungsträger sollen ohne Excel-Datei verstehen, warum du welche Variante empfiehlst.

   Situation

   Die Geschäftsleitung hat in der nächsten Sitzung 10 Minuten für das Thema Ticketsystem.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen Entscheidungsantrag mit Empfehlung.

   Gutes Ergebnis

   Seite 1: Ausgangslage in drei Sätzen, Vergleichstabelle mit Nutzwert und Dreijahreskosten, Empfehlung Anbieter A. Seite 2: Risiken und Massnahmen, Zeitplan für Einführung im Juni, Antrag: 'Die GL genehmigt CHF 21'100 inkl. MWST für drei Jahre.'

   EntscheidungsantragManagement SummaryEmpfehlungVariantenvergleich

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Jana ist im 1. Lehrjahr bei der Physio Aare Gruppe in Solothurn, einer Physiotherapie-Praxis mit 35 Mitarbeitenden an drei Standorten. Die Arbeitszeit wird bisher in Excel-Stundenblättern erfasst, die das Personalbüro jeden Monat von Hand zusammenträgt. Die Praxisleitung möchte eine digitale Zeiterfassung, und Jana soll die Angebote prüfen.

1. Kapitel 1

   Was muss die Lösung können?

   Jana befragt die Praxisleitung, die Personalverantwortliche und zwei Therapeutinnen. Sie sammelt 22 Anforderungen, die sich teilweise widersprechen: Die Therapeutinnen wollen eine einfache Handy-App, das Personalbüro vor allem einen Export ins Lohnprogramm. Jana legt 6 Musskriterien fest, darunter Datenhaltung in der Schweiz oder der EU und den Lohnexport, und 9 Wunschkriterien. Die Praxisleitung bestätigt den Katalog.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Drei Offerten, drei Preismodelle

   Jana schickt eine Offertanfrage mit Kriterienkatalog, 35 Benutzern und einer Frist von zwei Wochen an vier Anbieter, drei antworten. Anbieter A rechnet pro Person und Monat, Anbieter B mit einer einmaligen Lizenz plus jährlicher Wartung, Anbieter C mit tiefem Monatspreis, aber Einrichtungspauschale. Bei C fehlt jede Angabe zum Lohnexport, also fragt Jana schriftlich nach. Erst dann überträgt sie alle Angaben in eine gemeinsame Vergleichstabelle.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Günstig ist nicht gleich günstig

   Jana rechnet die Kosten über fünf Jahre in Excel. Anbieter A kostet CHF 3.50 pro Person und Monat plus CHF 1'200 Einrichtung, total rund CHF 8'550. Anbieter C wirkt mit CHF 2.90 am günstigsten, kommt aber mit Einrichtungspauschale von CHF 4'500 und kostenpflichtigem Support von CHF 900 pro Jahr auf rund CHF 15'100. Die Praxisleitung ist überrascht, dass der tiefste Monatspreis am Ende am teuersten ist.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Punkte, Gewichte und Kleingedrucktes

   In der Nutzwertanalyse gewichtet Jana Bedienbarkeit mit 30 %, Lohnexport mit 25 % und Mobile App mit 20 %. Anbieter A erreicht 4.1 von 5 Punkten, B 3.8. Weil die Praxisleitung die App noch wichtiger findet, rechnet Jana mit 40 % nach, und A bleibt vorne. Im Vertrag von A prüft sie Rechenzentrum, Auftragsbearbeitungsvertrag, jährliche Kündbarkeit und CSV-Export, damit die Praxis nicht an den Anbieter gebunden bleibt.

   Ziel 4Ziel 5

5. Kapitel 5

   Zehn Minuten für die Praxisleitung

   Jana schreibt einen zweiseitigen Antrag mit Ausgangslage, drei Varianten, Empfehlung für Anbieter A, Kosten und Risiken. In der Sitzung fragt der Praxisinhaber, warum nicht das Angebot mit dem tiefsten Monatspreis gewählt wird. Jana zeigt die Grafik mit den Fünfjahreskosten und erklärt die Einrichtungspauschale. Die Praxisleitung entscheidet sich für einen Testmonat mit Anbieter A an einem Standort.

   Ziel 6

1. 1

   Bedarf klären

   ca. 2 Std.

   Du lernst, mit einer Fachabteilung herauszufinden, was eine Lösung wirklich können muss.

   • Ein kurzes Interview mit einer Person aus einer Fachabteilung im Lehrbetrieb führen
   • Anforderungen in funktionale und nicht-funktionale aufteilen
   • Muss- und Wunschkriterien in einer Excel-Tabelle festhalten

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Markt sichten und Offerten anfragen

   ca. 3 Std.

   Du findest passende Anbieter und formulierst eine Anfrage mit einheitlichem Antwortraster.

   • Für ein Beispiel (z.B. Zeiterfassung) fünf Anbieter recherchieren und auf drei reduzieren
   • Eine Offertanfrage mit Mengengerüst und Frist schreiben
   • Die Rechtsgrundlagen zur Verbindlichkeit einer Offerte im OR nachlesen und in zwei Sätzen erklären

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Kosten durchrechnen

   ca. 3 Std.

   Du baust ein Excel-Modell für die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre.

   • Lizenzmodelle (pro User, pro Monat, einmalig, Stufen) vergleichen
   • Ein TCO-Blatt mit einmaligen, wiederkehrenden und internen Kosten erstellen
   • Beträge exkl. und inkl. 8.1 % MWST korrekt ausweisen

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Bewerten mit Nutzwertanalyse

   ca. 2 Std.

   Du gewichtest Kriterien, vergibst Punkte und prüfst, wie robust dein Ergebnis ist.

   • Eine Nutzwertanalyse mit SUMMENPRODUKT in Excel aufbauen
   • Gewichte mit einer Fachperson abstimmen
   • Eine Sensitivitätsanalyse mit zwei veränderten Gewichten durchführen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Risiken und Verträge prüfen

   ca. 2 Std.

   Du schaust auf Datenschutz, Laufzeiten und Ausstiegsszenarien.

   • Für zwei SaaS-Angebote Datenstandort, Laufzeit und Kündigungsfrist herausfinden
   • Eine Liste mit fünf Standardfragen an Anbieter zum Datenschutz erstellen
   • Eine einfache Risikotabelle mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung füllen

   Trainiert Kompetenz E1E2

   Lernziel5

6. 6

   Empfehlung schreiben und präsentieren

   ca. 2 Std.

   Du fasst alles in einem Entscheidungsantrag zusammen und präsentierst ihn in wenigen Minuten.

   • Einen zweiseitigen Antrag mit klarer Empfehlung schreiben
   • Die Empfehlung in 5 Minuten vor einer Kollegin präsentieren
   • Kritische Rückfragen sammeln und Antworten vorbereiten

   Trainiert Kompetenz F2F3D3C3

   Lernziel643

Offerte

Verbindliches Angebot eines Anbieters zu Leistung, Preis und Bedingungen.

Kriterienkatalog

Strukturierte Liste aller Anforderungen, aufgeteilt in Muss- und Wunschkriterien.

Muss-Kriterium

Anforderung, die zwingend erfüllt sein muss. Wird sie nicht erfüllt, scheidet das Angebot aus.

Nutzwertanalyse

Bewertungsmethode, bei der Angebote anhand gewichteter Kriterien mit Punkten verglichen werden.

TCO

Total Cost of Ownership: Gesamtkosten einer Lösung über ihre Nutzungsdauer.

Mengengerüst

Zahlen, die den Umfang beschreiben, z.B. Anzahl Benutzer, Standorte oder Transaktionen pro Monat.

Lock-in

Starke Abhängigkeit von einem Anbieter, die einen Wechsel teuer oder schwierig macht.

Entscheidungsantrag

Kurzes Dokument, das eine Evaluation zusammenfasst und um einen konkreten Entscheid bittet.

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