Anforderungen an die Automatisierung von Geschäftsprozessen definieren und überprüfen

Viele Automatisierungen scheitern nicht an der Technik, sondern an unklaren Anforderungen: Ausnahmen wurden vergessen, Daten fehlen, niemand fühlt sich für den Betrieb zuständig. In diesem Modul bewertest du zuerst, welche Prozessschritte sich überhaupt für eine Automatisierung eignen. Danach beschreibst du Auslöser, Datenflüsse, Geschäftsregeln und Ausnahmen, formulierst prüfbare Anforderungen und Akzeptanzkriterien und leitest daraus Testfälle ab. Am Ende prüfst du eine umgesetzte Lösung, dokumentierst Abweichungen und entscheidest über die Abnahme.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Automatisierungspotenzial von Prozessschritten mit klaren Kriterien bewerten

   Kompetenz A

   Du prüfst jeden Schritt: Ist er regelbasiert, häufig, stabil, und liegen die Daten digital und strukturiert vor? Schritte mit Ermessensentscheiden oder seltenen Sonderfällen bleiben beim Menschen. Daraus entsteht eine begründete Auswahl, was automatisiert wird und was nicht.

   Situation

   Ein Getränkehändler in Rapperswil erhält rund 900 Lieferantenrechnungen pro Monat, etwa 70 % davon als QR-Rechnung im PDF. Die Buchhaltung tippt alle Rechnungen ins ERP ab.

   Deine Aufgabe

   Bewerte die Schritte des Kreditorenprozesses auf ihre Eignung für eine Automatisierung.

   Gutes Ergebnis

   Hohe Eignung: QR-Daten auslesen, Lieferant anhand der IBAN zuordnen, Abgleich mit Bestellung. Mittlere Eignung: Kontierung, da 80 % nach festen Regeln laufen. Nicht geeignet: Beurteilung von Preisdifferenzen über CHF 200, bleibt bei der Einkäuferin.

   RegelbasiertheitFallvolumenProzessstabilitätstrukturierte DatenHuman in the Loop
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   Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen eindeutig und prüfbar formulieren

   Kompetenz B

   Du schreibst Anforderungen so, dass sie genau eine Sache verlangen und man sie testen kann. Funktionale Anforderungen beschreiben, was das System tut. Nichtfunktionale legen fest, wie gut: Antwortzeit, Verfügbarkeit, Protokollierung, Datenschutz. Mit MoSCoW priorisierst du.

   Situation

   Ein Personaldienstleister in Zürich möchte das Onboarding neuer Mitarbeitender automatisieren. Heute braucht es 14 Mails zwischen HR, IT und Teamleitung.

   Deine Aufgabe

   Formuliere je drei funktionale und nichtfunktionale Anforderungen.

   Gutes Ergebnis

   F1 (Must): Sobald HR einen Eintritt in der SharePoint-Liste mit Status 'bestätigt' speichert, erstellt das System ein Microsoft-365-Konto. F2 (Must): Die Teamleitung erhält eine Teams-Nachricht mit Eintrittsdatum und Hardwarebedarf. NF1: Das Konto steht spätestens 15 Minuten nach Statuswechsel bereit. NF2: Jeder Lauf wird mit Zeitstempel und Ergebnis protokolliert.

   funktionale Anforderungnichtfunktionale AnforderungMoSCoWLastenheftEindeutigkeit
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   Auslöser, Datenfluss und Schnittstellen der Automatisierung beschreiben

   Kompetenz C

   Du legst fest, was den Ablauf startet (Ereignis, Zeitplan, manueller Klick), welche Daten von welchem System in welches fliessen und in welchem Format. Ein Systemkontextdiagramm und eine Feldzuordnung machen das für die Umsetzung eindeutig.

   Situation

   Ein Velo-Onlineshop in Biel verkauft über Shopify und bucht in Bexio. Bestellungen werden heute von Hand als Rechnung erfasst.

   Deine Aufgabe

   Beschreibe Auslöser und Datenfluss für eine automatische Rechnungserstellung.

   Gutes Ergebnis

   Auslöser: Webhook 'Bestellung bezahlt' aus Shopify. Systemkontext: Shopify, Make, Bexio. Feldzuordnung: customer.email zu Kontakt, line_items zu Rechnungspositionen, MWST-Satz 8.1 % auf alle Artikel. Fehlt der Kontakt in Bexio, wird er angelegt.

   TriggerSystemkontextdiagrammFeldzuordnung (Mapping)API / ConnectorWebhook
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   Geschäftsregeln und Ausnahmefälle vollständig festlegen

   Kompetenz D

   Entscheidungen hältst du in Entscheidungstabellen fest, damit keine Kombination vergessen geht. Für jeden möglichen Fehler bestimmst du, was passiert: erneut versuchen, an einen Menschen übergeben, abbrechen und melden.

   Situation

   Beim Getränkehändler soll die Kontierung automatisch erfolgen. Rechnungen ohne Bestellnummer, Gutschriften und Rechnungen in EUR kommen regelmässig vor.

   Deine Aufgabe

   Lege Regeln und Ausnahmebehandlung für die automatische Kontierung fest.

   Gutes Ergebnis

   Entscheidungstabelle mit Bedingungen Lieferantengruppe, Betrag, Währung und Ergebnis Konto und Kostenstelle. Ausnahmen: ohne Bestellnummer in die Warteschlange 'Prüfung Einkauf', EUR-Rechnungen mit Tageskurs umrechnen und markieren, Gutschriften mit negativem Betrag separat buchen. Bei ERP-Fehler 3 Wiederholungen im Abstand von 10 Minuten, danach Mail an die Buchhaltung.

   Entscheidungstabelle (DMN)GeschäftsregelAusnahmebehandlungEskalationRetry
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   Anforderungen als User Stories mit Akzeptanzkriterien festhalten

   Kompetenz B, F

   Für agile Umsetzungen schreibst du User Stories aus Sicht der Nutzenden und ergänzt sie mit Akzeptanzkriterien im Format Gegeben, Wenn, Dann. Die Kriterien sind so konkret, dass ein Test sie direkt prüfen kann.

   Situation

   Das Onboarding-Projekt beim Personaldienstleister wird in Sprints mit einem externen Partner umgesetzt.

   Deine Aufgabe

   Schreibe die User Story für die Hardwarebestellung mit Akzeptanzkriterien.

   Gutes Ergebnis

   Story: Als Teamleiterin möchte ich vor dem Eintritt die Hardware wählen, damit am ersten Tag alles bereit ist. Kriterium: Gegeben ein Eintritt in 10 Tagen, wenn HR den Status auf 'bestätigt' setzt, dann erhält die Teamleiterin innert 5 Minuten ein Formular mit den Optionen Notebook Standard, Notebook Entwicklung und Bildschirm.

   User StoryAkzeptanzkriteriumGegeben-Wenn-Dann (Gherkin)Definition of DoneBacklog
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   Die umgesetzte Automatisierung mit Testfällen gegen die Anforderungen prüfen

   Kompetenz F

   Aus jeder Anforderung leitest du mindestens einen Testfall ab, auch für Ausnahmen und Grenzfälle. Eine Rückverfolgbarkeitsmatrix zeigt, welche Anforderung durch welchen Test abgedeckt ist. Abweichungen dokumentierst du und entscheidest mit der Fachabteilung über die Abnahme.

   Situation

   Der externe Partner liefert die Shopify-Bexio-Anbindung für den Velo-Shop aus.

   Deine Aufgabe

   Prüfe die Lösung in einer Testumgebung und dokumentiere das Ergebnis.

   Gutes Ergebnis

   12 Testfälle, darunter Neukunde, bestehender Kunde, Bestellung mit Gutschein und Teilrückerstattung. 10 bestanden, 2 fehlgeschlagen: Gutschein wird nicht als Rabattzeile übertragen, Teilrückerstattung erzeugt keine Gutschrift. Abnahme unter Vorbehalt, Korrektur bis in 2 Wochen vereinbart.

   TestfallRückverfolgbarkeitsmatrixTestumgebungAbnahmeprotokollMangelklasse
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   Betrieb, Berechtigungen und Datenschutz der Automatisierung als Anforderung festlegen

   Kompetenz E

   Eine Automatisierung läuft oft jahrelang. Du legst fest, wer sie verantwortet, mit welchem technischen Konto sie läuft, wer bei Fehlern benachrichtigt wird und wie lange Protokolle aufbewahrt werden. Personendaten verarbeitest du nur so weit wie nötig.

   Situation

   Beim Onboarding-Flow läuft alles über das persönliche Konto des Lernenden, der den Flow gebaut hat. Er schliesst in drei Monaten die Lehre ab.

   Deine Aufgabe

   Formuliere Betriebsanforderungen, damit der Flow auch danach sicher weiterläuft.

   Gutes Ergebnis

   Der Flow läuft über ein Dienstkonto mit nur den nötigen Rechten. Fachverantwortung: HR-Leiterin. Technische Verantwortung: IT-Supporter mit Stellvertretung. Fehler gehen an ein Teams-Postfach. AHV-Nummern werden nicht in Protokollen gespeichert, Protokolle werden nach 12 Monaten gelöscht.

   DienstkontoLeast PrivilegeMonitoringDatenminimierungBetriebsverantwortung

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Leandro ist im 2. Lehrjahr bei der Rohrmann Haustechnik AG in Winterthur, einem Sanitär- und Heizungsbetrieb mit 85 Mitarbeitenden. Jede Lieferantenrechnung kommt als PDF per Mail und wird in der Buchhaltung von Hand ins ERP getippt und mit der Bestellung verglichen. Die Leiterin Finanzen möchte das mit Power Automate automatisieren lassen und beauftragt Leandro, die Anforderungen für den Informatikpartner zu erarbeiten und die Lösung später abzunehmen.

1. Kapitel 1

   Wo die Buchhaltung ihre Zeit verliert

   Leandro begleitet die Buchhalterin zwei Vormittage lang und zählt mit: rund 1'400 Rechnungen pro Jahr, je etwa 6 Minuten für Erfassen und Abgleichen. Er zerlegt den Ablauf in Erfassen, Abgleich mit der Bestellung, Freigabe und Zahlung und bewertet jeden Schritt nach Häufigkeit, Regelklarheit und Datenqualität. Die Freigabe bei Preisabweichungen braucht oft ein Telefonat mit dem Lieferanten und bleibt deshalb manuell. Für Erfassen und Abgleich schätzt er rund 120 Stunden Einsparung pro Jahr, was bei einem internen Satz von CHF 65 knapp CHF 8'000 entspricht.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Was heisst eigentlich schnell?

   Auf der Wunschliste der Leiterin Finanzen steht: "Die Rechnungen sollen schnell und zuverlässig im System sein." Leandro macht daraus prüfbare Sätze: Eine Rechnung ist spätestens 15 Minuten nach Eingang im ERP erfasst, und die Pflichtfelder werden bei mindestens 95 Prozent der Rechnungen korrekt erkannt. Er schreibt acht User Stories mit je drei Akzeptanzkriterien und priorisiert sie nach MoSCoW. Als der Einkauf zusätzlich eine automatische Lieferantenbewertung will, stuft er das bewusst als Could ein, damit der Termin hält.

   Ziel 2Ziel 5

3. Kapitel 3

   Vom Postfach ins ERP

   Leandro zeichnet den Datenfluss: Eine neue Mail im Postfach rechnungen@ löst den Flow aus, die Texterkennung liest das PDF, und über die ERP-Schnittstelle wird ein Kreditorenbeleg angelegt. Mit Postman testet er die Schnittstelle und merkt, dass sie zwingend die interne Lieferantennummer erwartet. Auf den Rechnungen steht aber nur die UID-Nummer des Lieferanten. Er ergänzt deshalb eine Anforderung für eine Zuordnungstabelle aus den Lieferantenstammdaten und legt fest, was passiert, wenn eine UID dort fehlt.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Die Rechnung über CHF 4'999.95

   In einer Entscheidungstabelle legt Leandro fest: Abweichungen bis 2 Prozent oder CHF 20 werden automatisch akzeptiert, grössere gehen an den Einkauf, und ab CHF 5'000 braucht es das Visum der Geschäftsleitung. Beim Durchspielen fragt die Buchhalterin, was mit Gutschriften und mit genau 2 Prozent passiert, und Leandro ergänzt beide Fälle eindeutig. Danach beschreibt er den Betrieb: ein eigenes Servicekonto mit Leserecht auf das Postfach und Schreibrecht nur im Kreditorenmodul, eine Fehlermeldung an das Finanzteam und ein Protokoll jedes Laufs, das zehn Jahre aufbewahrt wird.

   Ziel 4Ziel 7

5. Kapitel 5

   Abnahme mit zwei Auflagen

   Der Informatikpartner liefert den Flow, und Leandro führt 24 Testfälle mit anonymisierten Rechnungen aus dem Vorjahr durch. 21 bestehen, aber bei mehrseitigen Rechnungen übernimmt der Flow das Zwischentotal von Seite 1 statt des Endbetrags. Zudem fehlt in der Fehlermeldung die Rechnungsnummer, was die Suche erschwert. Leandro stuft den ersten Fehler als kritisch und den zweiten als gering ein und empfiehlt eine Abnahme mit Auflagen: Mehrseiten-Korrektur und Nachtest vor dem Livegang, die Meldung bis Ende Monat.

   Ziel 6Ziel 5

1. 1

   Was lohnt sich zu automatisieren?

   ca. 3 Std.

   Du lernst Kriterien für das Automatisierungspotenzial und bewertest damit einen Prozess aus deinem Betrieb.

   • Eine Bewertungsmatrix mit 5 Kriterien in Excel aufbauen
   • Alle Schritte eines Soll-Prozesses aus Modul 349 bewerten
   • Begründen, welche Schritte bewusst beim Menschen bleiben

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Anforderungen sauber schreiben

   ca. 4 Std.

   Du übst, unklare Wünsche der Fachabteilung in eindeutige und prüfbare Anforderungen zu übersetzen.

   • Zehn schwammige Anforderungen wie 'soll schnell sein' umschreiben
   • Ein kurzes Lastenheft mit funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen erstellen
   • Anforderungen mit MoSCoW priorisieren und mit der Fachabteilung abstimmen

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Daten und Systeme verbinden

   ca. 4 Std.

   Du beschreibst, welche Systeme beteiligt sind und wie die Daten fliessen.

   • Ein Systemkontextdiagramm für deinen Prozess zeichnen
   • Eine Feldzuordnung zwischen zwei Systemen als Tabelle erstellen
   • In Power Automate oder Make einen Connector ansehen und die verfügbaren Felder mit deiner Zuordnung vergleichen

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Regeln, Ausnahmen und Betrieb

   ca. 4 Std.

   Du machst die Anforderungen wasserdicht: Entscheidungstabellen, Fehlerfälle und Betriebsregeln.

   • Eine Entscheidungstabelle mit allen Kombinationen erstellen und auf Lücken prüfen
   • Für jeden Schritt die Frage 'Was, wenn das schiefgeht?' beantworten
   • Verantwortlichkeiten, Dienstkonto und Protokollierung festlegen

   Trainiert Kompetenz D1D2E1E2

   Lernziel47

5. 5

   Stories und Testfälle

   ca. 5 Std.

   Du überführst die Anforderungen in User Stories mit Akzeptanzkriterien und leitest daraus Testfälle ab.

   • Fünf User Stories mit je 2 bis 3 Akzeptanzkriterien schreiben
   • Pro Akzeptanzkriterium einen Testfall mit Testdaten und erwartetem Ergebnis erstellen
   • Eine Rückverfolgbarkeitsmatrix Anforderung zu Testfall aufbauen

   Trainiert Kompetenz B2F1F2

   Lernziel56

6. 6

   Prüfen und abnehmen

   ca. 5 Std.

   Du testest eine kleine Automatisierung, dokumentierst Abweichungen und führst eine Abnahme durch, wie im Kompetenznachweis.

   • Einen einfachen Flow in Power Automate oder Make bauen lassen oder selbst bauen
   • Alle Testfälle durchführen und Ergebnisse protokollieren
   • Ein Abnahmeprotokoll mit Mängelliste und Entscheid erstellen

   Trainiert Kompetenz F2F3B3

   Lernziel62

Prozessautomatisierung

Ausführung von Prozessschritten durch Software ohne manuelles Eingreifen.

Lastenheft

Dokument, in dem der Auftraggeber beschreibt, was eine Lösung leisten muss.

Pflichtenheft

Antwort des Auftragnehmers auf das Lastenheft: wie er die Anforderungen umsetzen will.

MoSCoW

Priorisierung in Must, Should, Could und Won't have.

Trigger

Ereignis, das eine Automatisierung startet, z.B. eine neue Mail oder ein Zeitplan.

Feldzuordnung (Mapping)

Festlegung, welches Feld eines Systems in welches Feld eines anderen übertragen wird.

Akzeptanzkriterium

Prüfbare Bedingung, die erfüllt sein muss, damit eine Anforderung als umgesetzt gilt.

Rückverfolgbarkeitsmatrix

Tabelle, die Anforderungen mit den zugehörigen Testfällen verknüpft.

Abnahme

Formeller Entscheid des Auftraggebers, dass eine Lieferung den Anforderungen entspricht.

Least Privilege

Grundsatz, einem Konto nur die Rechte zu geben, die es für seine Aufgabe zwingend braucht.

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