Anlässe unter Anleitung durchführen

Anlässe gehören in vielen Betrieben zum Alltag: Informationsabende für Kundinnen, interne Schulungstage, Webinare zu neuen Tools oder ein Stand an einer regionalen Messe. In diesem Modul übernimmst du unter Anleitung einen klar abgegrenzten Teil der Organisation. Du klärst Ziel und Zielgruppe, planst mit Checkliste und Budget, verschickst Einladungen und verwaltest Anmeldungen, erstellst einen Ablaufplan für den Tag und kümmerst dich um die Nachbereitung mit Feedback und Abrechnung. Dabei beachtest du Datenschutz und Einwilligungen bei Teilnehmerdaten und Fotos.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Ziel, Zielgruppe und Rahmen eines Anlasses mit der verantwortlichen Person klären

   Kompetenz A

   Du findest heraus, wozu der Anlass stattfindet, wen er erreichen soll, wie viele Personen erwartet werden und welches Budget zur Verfügung steht. Du klärst auch, welche Aufgaben du übernimmst und wo du Entscheide einholen musst.

   Situation

   Eine Treuhandfirma in Luzern will ihre KMU-Kundschaft über die neue E-Rechnung informieren. Deine Berufsbildnerin leitet das Projekt.

   Deine Aufgabe

   Kläre den Rahmen und deine Rolle.

   Gutes Ergebnis

   Ziel: 40 bis 60 Kundinnen verstehen, wie sie ab Januar E-Rechnungen empfangen. Format: Abendveranstaltung 18:00 bis 20:00 mit Apéro im eigenen Schulungsraum. Budget: CHF 2'500. Deine Aufgaben: Anmeldung, Teilnehmerliste, Namensschilder, Feedback-Umfrage. Entscheide über Catering und Referenten trifft die Berufsbildnerin.

   ZielgruppeAnlasszielRahmenbedingungenRollen und KompetenzenBudget
2. 2

   Einen Anlass mit Checkliste, Zeitplan und Budget planen

   Kompetenz B

   Du erstellst eine Checkliste mit allen Aufgaben, rückwärts terminiert ab dem Anlassdatum. Im Budget rechnest du Raum, Catering, Technik, Material und Reserve. Du verfolgst Aufgaben in MS Planner oder Excel.

   Situation

   Der Informationsabend findet in sechs Wochen statt.

   Deine Aufgabe

   Erstelle eine Rückwärtsplanung und ein Budget.

   Gutes Ergebnis

   T-6 Wochen: Save-the-Date. T-4: Einladung mit Anmeldeformular. T-2: Erinnerung und Catering bestellen. T-1: Teilnehmerliste, Namensschilder, Technik-Test. Budget: Apéro 50 Personen à CHF 28 = CHF 1'400, Druck CHF 150, Getränke-Service CHF 350, Material CHF 120, Reserve CHF 250, total CHF 2'270 inkl. MWST.

   RückwärtsplanungChecklisteBudgetReserveAufgabenverfolgung
3. 3

   Einladungen gestalten und Anmeldungen datenschutzkonform verwalten

   Kompetenz C

   Du schreibst eine Einladung, die auf einen Blick alle wichtigen Infos zeigt, und baust ein Anmeldeformular, das nur die nötigen Daten erfasst. Du führst die Teilnehmerliste, versendest Bestätigungen und Erinnerungen und informierst transparent, wofür die Daten genutzt werden.

   Situation

   Für den Infoabend sollen Anmeldungen online eingehen. Die Marketingabteilung möchte die Adressen gleich für den Newsletter nutzen.

   Deine Aufgabe

   Erstelle das Anmeldeformular und kläre den Datenschutz.

   Gutes Ergebnis

   MS Forms mit Name, Firma, E-Mail, Anzahl Personen und Ernährungswünschen. Newsletter-Anmeldung als separates, nicht vorangekreuztes Kästchen mit kurzer Erklärung. Hinweis zur Datenverwendung und Löschung der Liste drei Monate nach dem Anlass (interne Frist, weil das Gesetz verlangt, Daten zu löschen, sobald sie für den Zweck nicht mehr nötig sind).

   EinladungAnmeldeformularDatenminimierungEinwilligungTeilnehmerliste
4. 4

   Einen minutengenauen Ablaufplan für den Anlasstag erstellen

   Kompetenz D

   Du hältst im Ablaufplan fest, wer wann was macht, vom Aufbau bis zum Abbau. Dazu gehören Kontaktnummern, Technik, Notfallplan und Zuständigkeiten. So wissen alle Beteiligten genau, was zu tun ist.

   Situation

   Am Infoabend sind fünf Mitarbeitende, ein externer Referent und ein Catering-Service beteiligt.

   Deine Aufgabe

   Erstelle den Ablaufplan für den Tag.

   Gutes Ergebnis

   Tabelle mit Uhrzeit, Programmpunkt, verantwortliche Person, Material: 16:30 Aufbau Raum und Technik (du und Kollege), 17:15 Technik-Probe mit Referent, 17:30 Catering trifft ein, 17:45 Empfang mit Namensschildern, 18:00 Begrüssung, 18:10 Referat, 19:00 Fragen, 19:15 Apéro, 20:00 Abbau. Notfallnummern und Plan B bei Beamer-Ausfall (Präsentation auf Laptop und grossem Bildschirm).

   AblaufplanRegieplanZuständigkeitenNotfallplanTechnik-Check
5. 5

   Am Anlass zuverlässig mitarbeiten und auf Unvorhergesehenes reagieren

   Kompetenz E

   Du übernimmst am Tag deine Aufgaben, zum Beispiel Empfang, Technik oder Moderation eines Teils. Bei Problemen handelst du ruhig und informierst die verantwortliche Person, statt eigenmächtig grössere Entscheide zu treffen.

   Situation

   Um 17:50 Uhr kommen acht Personen, die sich nicht angemeldet haben, und der Referent steckt im Stau.

   Deine Aufgabe

   Reagiere angemessen.

   Gutes Ergebnis

   Du nimmst die Spontanen mit Name und E-Mail auf eine Zusatzliste auf und sorgst für Stühle. Der Berufsbildnerin meldest du die Verspätung und schlägst vor, das Programm mit einer verlängerten Begrüssung und einer kurzen Fragerunde zu beginnen. Sie entscheidet, der Anlass startet mit zehn Minuten Verzögerung.

   EmpfangGastgeberrolleEskalationImprovisationKommunikation am Anlass
6. 6

   Den Anlass nachbereiten, auswerten und abrechnen

   Kompetenz F

   Nach dem Anlass verschickst du Dank, Unterlagen und eine kurze Feedback-Umfrage. Du wertest Teilnahme und Feedback aus, vergleichst Budget und effektive Kosten und hältst Lessons Learned für den nächsten Anlass fest.

   Situation

   Der Infoabend ist vorbei. 52 von 61 Angemeldeten waren da.

   Deine Aufgabe

   Erstelle den Abschlussbericht für die Berufsbildnerin.

   Gutes Ergebnis

   Dankesmail mit Präsentation am nächsten Tag. Feedback-Umfrage mit 4 Fragen, 31 Antworten, Durchschnitt 4.5 von 5. No-Show-Rate 15 %. Kosten CHF 2'180, also CHF 90 unter Plan und CHF 320 unter dem Budgetrahmen. Lessons Learned: Erinnerung zwei Tage vorher reduziert No-Shows, Fragerunde länger einplanen. Teilnehmerliste mit Löschdatum abgelegt.

   Feedback-UmfrageNo-Show-RateSoll-Ist-VergleichLessons LearnedDatenlöschung

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Melina ist Entwicklerin digitales Business im 3. Lehrjahr bei der Lohnwerk AG in Baden, die mit 60 Mitarbeitenden eine Lohnsoftware für KMU entwickelt. Im März findet der jährliche Anwenderabend mit rund 80 Kundinnen und Kunden statt. Melina übernimmt unter Anleitung der Marketingleiterin die Anmeldungen, den Ablaufplan und die Nachbereitung.

1. Kapitel 1

   Wofür machen wir das?

   Im Kick-off fragt Melina die Marketingleiterin zuerst nach dem Zweck des Abends. Die Kundschaft soll das neue Release kennenlernen, und das Produktteam will Feedback für die weitere Planung sammeln. Gemeinsam legen sie fest: mindestens 70 Teilnehmende und 30 konkrete Verbesserungsvorschläge. Melina hält ihren eigenen Bereich, das Budget von CHF 9'000 und die Ansprechpersonen in einer Mail fest und lässt sie bestätigen.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Acht Wochen rückwärts

   In Planner baut Melina eine Checkliste rückwärts ab dem Anlassdatum auf. Sie holt Offerten ein: Saal CHF 2'400, Catering CHF 45 pro Person, also CHF 3'600 für 80 Gäste, und Technik CHF 1'200. Die Offerte des Caterers fehlt zwei Wochen vor dem Bestelltermin immer noch. Melina hakt telefonisch nach und holt vorsorglich eine zweite Offerte ein, damit der Termin auf keinen Fall verstreicht.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Anmelden ja, Newsletter nur freiwillig

   Melina verschickt die Einladung per Mail und über LinkedIn und erstellt ein Anmeldeformular in Microsoft Forms mit Name, Firma, E-Mail und freiwilligen Angaben zu Unverträglichkeiten. Der Verkaufsleiter möchte zusätzlich die Telefonnummer und alle Angemeldeten automatisch in den Newsletter aufnehmen. Melina erklärt ihm, dass es dafür ein eigenes, nicht vorangekreuztes Kästchen braucht und die Telefonnummer für den Anlass nicht nötig ist. Bis zum Anmeldeschluss gehen 92 Anmeldungen ein, drei Tage vorher verschickt sie eine Erinnerung.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Der Abend nach Plan

   Melinas Ablaufplan reicht von 15.30 Uhr Aufbau über 16.30 Uhr Technikcheck und 18.00 Uhr Begrüssung bis 21.30 Uhr Abbau, mit einer Person pro Programmpunkt. Als Plan B liegt die Präsentation lokal auf dem Laptop, falls das WLAN ausfällt. Beim Technikcheck erkennt der Beamer den Laptop nicht, und Melina holt den Ersatzadapter aus der vorbereiteten Technikkiste. Am Empfang stehen sechs Personen ohne Anmeldung, sie schreibt Namensschilder von Hand und meldet die Zahl dem Catering.

   Ziel 4Ziel 5

5. Kapitel 5

   Nach dem Apéro ist vor dem nächsten Anlass

   Von 92 Angemeldeten sind 74 gekommen, und an den Feedback-Inseln entstehen 41 Verbesserungsvorschläge. Die Umfrage ergibt 4.3 von 5 Punkten, kritisiert wird nur die zu lange Präsentation. Die Kosten liegen mit CHF 7'740 über dem Plan, weil das Catering für alle 92 Angemeldeten bestellt war und kurzfristige Absagen nicht mehr storniert werden konnten. Melina verschickt die Dankesmail mit den Folien, löscht die Angaben zu Unverträglichkeiten und schreibt einen kurzen Bericht mit drei Empfehlungen für das nächste Jahr.

   Ziel 6

1. 1

   Anlässe im Betrieb kennenlernen

   ca. 2 Std.

   Du verschaffst dir einen Überblick, welche Anlässe dein Betrieb durchführt und wer dafür zuständig ist.

   • Drei Anlässe des Lehrbetriebs mit Ziel, Zielgruppe und Format auflisten
   • Mit einer verantwortlichen Person über ihren letzten Anlass sprechen
   • Typische Aufgaben in einer ersten Checkliste sammeln

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Planen mit Checkliste und Budget

   ca. 2 Std.

   Du erstellst eine Rückwärtsplanung und ein Budget für einen konkreten Anlass.

   • Eine Rückwärtsplanung ab Anlassdatum in MS Planner oder Excel erstellen
   • Offerten für Catering und Raum einholen und vergleichen
   • Ein Budget mit Reserve erstellen

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Einladen und Anmeldungen verwalten

   ca. 2 Std.

   Du gestaltest Einladung und Anmeldeformular und richtest die Teilnehmerverwaltung ein.

   • Eine Einladung in Canva oder Word mit allen wichtigen Infos gestalten
   • Ein MS-Forms-Anmeldeformular mit Datenschutzhinweis erstellen
   • Bestätigungs- und Erinnerungsmail vorbereiten

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Den Tag vorbereiten

   ca. 2 Std.

   Du erstellst den Ablaufplan und bereitest dich auf mögliche Probleme vor.

   • Einen Ablaufplan mit Uhrzeiten, Zuständigkeiten und Material erstellen
   • Für drei mögliche Probleme einen Plan B notieren
   • Einen Technik-Check vor Ort oder im Teams-Webinar durchführen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Durchführen und nachbereiten

   ca. 3 Std.

   Du arbeitest am Anlass mit und übernimmst danach die Nachbereitung.

   • Am Anlass eine fest zugeteilte Rolle übernehmen (Empfang, Technik oder Ablauf)
   • Eine Feedback-Umfrage verschicken und auswerten
   • Einen kurzen Abschlussbericht mit Kosten und Lessons Learned schreiben

   Trainiert Kompetenz E1E2F1F2D3

   Lernziel564

Anlass

Geplante Veranstaltung mit bestimmtem Ziel und bestimmter Zielgruppe, z.B. Infoabend, Webinar oder Messe.

Save-the-Date

Frühe Vorankündigung, damit Gäste sich den Termin reservieren.

Rückwärtsplanung

Planung, die vom Endtermin aus rückwärts festlegt, wann welche Aufgabe erledigt sein muss.

Ablaufplan

Detaillierter Zeitplan für den Anlasstag mit Zuständigkeiten und Material.

No-Show

Person, die sich angemeldet hat, aber nicht erscheint.

Lead

Kontakt einer interessierten Person, die potenziell Kundin werden kann.

Einwilligung

Freiwillige, informierte Zustimmung einer Person zur Bearbeitung ihrer Daten für einen bestimmten Zweck.

Passende Module