Einen Workshop selbständig methodisch vorbereiten und durchführen

Ein Workshop ist mehr als eine lange Sitzung. Er hat ein klares Ziel, eine Dramaturgie aus Öffnen und Schliessen und eine Moderation, die alle Teilnehmenden einbezieht. In diesem Modul klärst du mit der Auftraggeberin, was am Ende herauskommen soll, wählst passende Methoden für jede Phase, baust eine Agenda mit realistischen Zeitfenstern und bereitest Material und Raum oder Online-Board vor. Du moderierst den Workshop, gehst mit schwierigen Situationen um, sicherst die Ergebnisse und wertest das Feedback aus.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Ziel, Ergebnis und Teilnehmende eines Workshops mit der Auftraggeberin klären

   Kompetenz A

   Du findest im Vorgespräch heraus, welches konkrete Ergebnis der Workshop liefern soll, wer dafür im Raum sein muss und welche Rahmenbedingungen gelten. Du prüfst auch, ob ein Workshop überhaupt die richtige Form ist.

   Situation

   Die Leiterin Kundendienst einer Versicherung in Bern sagt: 'Wir müssen mal einen Workshop zur Kundenzufriedenheit machen.'

   Deine Aufgabe

   Führe ein Auftragsklärungsgespräch und halte das Ergebnis fest.

   Gutes Ergebnis

   Ziel: Die drei grössten Ärgernisse im Schadenprozess aus Kundensicht sind identifiziert, und zu jedem gibt es zwei Massnahmenideen mit verantwortlicher Person. Teilnehmende: 8 Personen aus Kundendienst, Schadenabteilung und IT. Dauer: 3 Stunden, vor Ort. Nicht Ziel: Budgetentscheide.

   AuftragsklärungWorkshopzielErgebnisdefinitionTeilnehmerkreisRahmenbedingungen
2. 2

   Eine Workshop-Agenda mit Dramaturgie und Timeboxen erstellen

   Kompetenz B

   Du baust den Ablauf nach dem Muster Einstieg, Öffnen, Erarbeiten, Verdichten, Abschluss. Jeder Block hat ein Teilziel, eine Methode, eine Dauer und ein sichtbares Ergebnis. Du planst Pausen und Puffer realistisch ein.

   Situation

   Der Kundendienst-Workshop dauert 3 Stunden.

   Deine Aufgabe

   Erstelle eine Agenda mit Methoden und Zeiten.

   Gutes Ergebnis

   09:00 Check-in und Ziel (15 Min.). 09:15 Customer Journey an der Wand mit Ärgernissen (35 Min.). 09:50 Dot-Voting Top 3 (10 Min.). 10:00 Pause (15 Min.). 10:15 Massnahmen in drei Gruppen mit Brainwriting (40 Min.). 10:55 Galerie und Bewertung (15 Min.). 11:10 Verantwortliche und nächste Schritte (20 Min.). 11:30 Feedback und Abschluss (15 Min.). 11:45 bis 12:00 Puffer (15 Min.).

   AgendaDramaturgieDivergenz / KonvergenzTimeboxPuffer
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   Passende Methoden wählen und Material, Raum oder Online-Board vorbereiten

   Kompetenz C

   Du wählst Methoden, die zu Ziel, Gruppengrösse und Format passen, und bereitest alles vor: Flipcharts, Karten, Stifte oder ein Miro-Board mit Vorlagen und Anleitungen. Bei hybriden Workshops planst du so, dass Online-Teilnehmende nicht benachteiligt sind.

   Situation

   Drei der acht Teilnehmenden arbeiten an diesem Tag im Homeoffice.

   Deine Aufgabe

   Plane den Workshop hybrid so, dass alle gleichwertig mitarbeiten können.

   Gutes Ergebnis

   Alle arbeiten im selben Miro-Board, auch die Personen im Raum mit Laptop. Kamera im Raum auf die Gruppe gerichtet, Raummikrofon getestet. Eine Co-Moderatorin betreut den Chat. Gruppenarbeiten in gemischten Gruppen über Teams-Breakout-Räume.

   MethodenwahlMiro-BoardModerationsmaterialhybrides SettingCo-Moderation
4. 4

   Eine Gruppe neutral moderieren und alle einbeziehen

   Kompetenz D

   Du führst durch den Ablauf, gibst klare Anweisungen, achtest auf die Zeit und sorgst dafür, dass alle zu Wort kommen. Als Moderatorin bist du für den Prozess verantwortlich, nicht für den Inhalt. Du visualisierst Beiträge laufend.

   Situation

   In der Diskussion zu den Ärgernissen reden vor allem zwei Teamleiter, drei Sachbearbeiterinnen sagen nichts.

   Deine Aufgabe

   Steuere die Situation, ohne jemanden blosszustellen.

   Gutes Ergebnis

   Du wechselst auf eine stille Methode: Alle schreiben zwei Minuten lang Karten, dann stellt jede Person reihum eine Karte vor. Die Teamleiter bekommen die Rolle, Karten zu clustern. Die Beteiligung wird sichtbar gleichmässiger.

   AllparteilichkeitArbeitsanweisungVisualisierenRedezeitstille Methoden
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   Mit schwierigen Situationen und Störungen souverän umgehen

   Kompetenz E

   Du erkennst typische Störungen wie Vielredner, Abschweifen, offene Konflikte oder Handy-Nutzung und reagierst angemessen. Du nutzt einen Themenspeicher, vereinbarte Spielregeln und, wenn nötig, eine kurze Metaebene.

   Situation

   Ein Teilnehmer aus der IT sagt mitten in der Massnahmenrunde: 'Das bringt doch alles nichts, wir haben dafür eh kein Budget.'

   Deine Aufgabe

   Reagiere so, dass der Workshop weiterläuft und der Einwand ernst genommen wird.

   Gutes Ergebnis

   Du dankst für den Hinweis, notierst 'Budget' sichtbar im Themenspeicher und erinnerst an das Ziel: heute Ideen sammeln, Budgetentscheide fallen später. Am Schluss wird der Themenspeicher besprochen und das Budgetthema der Abteilungsleiterin übergeben.

   Themenspeicher (Parkplatz)SpielregelnMetaebeneKonfliktsignaleIch-Botschaft
6. 6

   Ergebnisse sichern, Massnahmen festhalten und den Workshop auswerten

   Kompetenz F

   Am Ende legst du Massnahmen mit Verantwortlichen und Terminen fest. Danach versendest du innerhalb von zwei Arbeitstagen ein Fotoprotokoll oder einen Board-Export mit Zusammenfassung. Du holst Feedback ein und leitest Verbesserungen für den nächsten Workshop ab.

   Situation

   Der Workshop ist vorbei, an den Wänden hängen 60 Karten und ein Miro-Board ist voll.

   Deine Aufgabe

   Erstelle die Ergebnissicherung und werte das Feedback aus.

   Gutes Ergebnis

   Zweiseitiges Protokoll: Ziel, Top 3 Ärgernisse, sechs Massnahmen mit Verantwortlichen und Termin, Themenspeicher, Fotos im Anhang, Link zum Board. Feedback per MS Forms: 4.4 von 5 Punkten, Kritik an zu kurzer Massnahmenrunde. Für den nächsten Workshop 10 Minuten mehr dafür eingeplant.

   FotoprotokollMassnahmenlisteFollow-upFeedbackLessons Learned

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Ilaria ist Entwicklerin digitales Business im 3. Lehrjahr bei der Grünkorb AG in Ostermundigen, einem Bio-Grosshändler mit 140 Mitarbeitenden. Bei Bestellungen von Restaurants kommt es immer wieder zu falschen Lieferungen, und Verkaufsinnendienst und Lager schieben sich gegenseitig die Schuld zu. Der Leiter Logistik beauftragt Ilaria, einen Workshop mit beiden Teams vorzubereiten und zu moderieren.

1. Kapitel 1

   Was soll am Ende auf dem Tisch liegen?

   Der Leiter Logistik sagt zuerst nur: 'Die sollen sich einmal aussprechen.' Ilaria fragt nach, was nach dem Workshop anders sein soll, und gemeinsam halten sie fest: drei bis fünf umsetzbare Massnahmen gegen Falschlieferungen, die heute 6 % der Bestellungen betreffen. Eingeladen werden vier Personen aus dem Innendienst, vier aus dem Lager und ein Chauffeur. Der Leiter Logistik darf Massnahmen bis CHF 5'000 direkt freigeben, und Ilaria lässt sich den Auftrag per Mail bestätigen.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Drei Stunden mit Öffnen und Schliessen

   Ilarias erster Entwurf enthält eine Stunde freie Diskussion und keine Pause. Sie baut ihn um: Einstieg mit Zahlen und Ziel, die Reise einer Bestellung an der Wand nachzeichnen, Pause, Ursachen per Brainwriting sammeln, clustern und mit Punkten gewichten, Massnahmen in gemischten Paaren ausarbeiten und Abschluss. Für die Prozesswand bereitet sie Packpapier mit den Stationen von der Bestellung bis zur Auslieferung vor. Der Chauffeur ist an diesem Tag unterwegs, deshalb spiegelt sie die Wand in einem Miro-Board, in dem er per Tablet mitarbeitet.

   Ziel 2Ziel 3

3. Kapitel 3

   Die Stillen im Raum

   In der ersten Runde redet vor allem die Leiterin Innendienst, während die Leute aus dem Lager schweigen. Ilaria lässt deshalb beim Sammeln zuerst alle still Karten schreiben, bevor diskutiert wird. Danach stellt jede Person reihum eine Karte vor, auch der Chauffeur im Miro-Board. Ilaria fasst nach jedem Block zusammen und hängt die Karten sichtbar an die Prozesswand.

   Ziel 4

4. Kapitel 4

   'Das Lager liest halt nicht'

   In der Ursachenrunde fällt dieser Satz, und der Lagerchef verschränkt die Arme. Ilaria unterbricht ruhig, benennt die Spannung und bittet um ein konkretes Beispiel statt eines Vorwurfs. Dabei zeigt sich, dass telefonische Bestellungen von Hand notiert werden und oft die Artikelnummer fehlt. Als zwei Teilnehmende über die Lohnrunde zu diskutieren beginnen, parkiert Ilaria das Thema im Themenspeicher und führt zurück zur Prozesswand.

   Ziel 5Ziel 4

5. Kapitel 5

   Vier Massnahmen und ein Feedback

   Am Ende stehen vier Massnahmen, darunter: telefonische Bestellungen direkt im ERP erfassen und Artikelnummern gut lesbar an den Lagerplätzen anbringen. Jede hat eine verantwortliche Person und einen Termin. Am nächsten Tag verschickt Ilaria das Fotoprotokoll und den Export des Miro-Boards. In der Feedbackrunde erhält der Workshop 4.4 von 5 Punkten, kritisiert wird die zu kurze Massnahmenrunde. Sechs Wochen später ist die Quote der Falschlieferungen auf 3.5 % gesunken.

   Ziel 6

1. 1

   Gute und schlechte Workshops analysieren

   ca. 2 Std.

   Du reflektierst eigene Erfahrungen und lernst, was einen wirksamen Workshop ausmacht.

   • Zwei erlebte Workshops oder Sitzungen nach Ziel, Ablauf und Ergebnis bewerten
   • Die Rolle der Moderation von der Rolle der Teilnehmenden abgrenzen
   • Eine Checkliste 'Ist ein Workshop die richtige Form?' erstellen

   Trainiert Kompetenz A1D1

   Lernziel14

2. 2

   Auftrag klären

   ca. 2 Std.

   Du führst ein Auftragsklärungsgespräch und formulierst ein messbares Workshopziel.

   • Einen Gesprächsleitfaden für die Auftragsklärung erstellen
   • Ein Gespräch mit einer Person aus dem Lehrbetrieb oder im Rollenspiel führen
   • Ziel, Ergebnis und Teilnehmende auf einer Seite festhalten

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

3. 3

   Agenda und Methoden

   ca. 3 Std.

   Du baust eine Agenda mit Dramaturgie und wählst passende Methoden für jede Phase.

   • Eine Methodensammlung mit zehn Methoden nach Phase sortieren
   • Eine detaillierte Agenda mit Zeiten, Methoden und Ergebnissen erstellen
   • Die Agenda mit einer Kollegin auf realistische Zeiten prüfen

   Trainiert Kompetenz B1B2C1C2

   Lernziel23

4. 4

   Material und Setting vorbereiten

   ca. 3 Std.

   Du bereitest Raum, Material oder ein Online-Board so vor, dass der Workshop reibungslos läuft.

   • Ein Miro-Board mit Bereichen pro Agendapunkt und Anleitungen bauen
   • Eine Material- und Technik-Checkliste erstellen
   • Ein hybrides Setting mit Kamera, Mikrofon und Breakout-Räumen testen

   Trainiert Kompetenz C2C3

   Lernziel3

5. 5

   Moderation üben

   ca. 3 Std.

   Du übst Moderationstechniken und den Umgang mit schwierigen Situationen.

   • Eine 20-minütige Moderationssequenz vor der Klasse durchführen
   • Drei Störungen im Rollenspiel bearbeiten (Vielredner, Abschweifen, Grundsatzkritik)
   • Feedback zu Anweisungen, Zeitführung und Visualisierung einholen

   Trainiert Kompetenz D2E1E2

   Lernziel45

6. 6

   Workshop durchführen und auswerten

   ca. 4 Std.

   Du führst einen echten Workshop durch, sicherst die Ergebnisse und wertest ihn aus.

   • Einen Workshop von 90 bis 180 Minuten im Lehrbetrieb oder im üK leiten
   • Innerhalb von zwei Tagen das Protokoll versenden
   • Feedback auswerten und drei Verbesserungen festhalten

   Trainiert Kompetenz B3D3F1F2F3

   Lernziel624

Workshop

Moderiertes Arbeitstreffen mit klar definiertem Ergebnis, das die Teilnehmenden gemeinsam erarbeiten.

Moderation

Neutrale Steuerung von Ablauf, Zeit und Beteiligung in einer Gruppe.

Agenda

Zeitlich gegliederter Ablaufplan mit Zielen, Methoden und Ergebnissen pro Block.

Check-in

Kurzer Einstieg, bei dem alle Teilnehmenden zu Wort kommen und im Workshop ankommen.

Themenspeicher

Sichtbare Liste für Themen, die später oder anderswo behandelt werden.

Fotoprotokoll

Protokoll, das Arbeitsergebnisse mit Fotos oder Board-Exporten und einer kurzen Zusammenfassung festhält.

Co-Moderation

Zweite Person, die die Moderation unterstützt, z.B. Zeit, Chat oder Visualisierung übernimmt.

Passende Module