Vom Bauchgefühl zur nachvollziehbaren Evaluation

Worum es geht

Die Physio Aare Gruppe in Solothurn beschäftigt 35 Mitarbeitende an drei Standorten. Jeden Monat sammelt das Personalbüro Excel-Stundenblätter ein, sucht fehlende Einträge, ruft Leute an und tippt am Schluss die Summen ins Lohnprogramm ab. Zwei Arbeitstage pro Monat gehen dafür drauf. Die Praxisleitung hat genug: Eine digitale Zeiterfassung soll her.

Vorschläge gibt es sofort. Der Praxisinhaber hat an einer Messe einen Prospekt mitgenommen. Eine Therapeutin schwärmt von der App ihres früheren Arbeitgebers. Im Internet werben Dutzende Anbieter mit Preisen ab «CHF 2.90 pro Person und Monat». Die Versuchung ist gross, einfach das Angebot mit dem tiefsten Preis zu bestellen.

Genau so entstehen Fehlkäufe: Die günstige Lösung kann keine Daten ins Lohnprogramm exportieren, die Daten liegen in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, der Vertrag bindet die Praxis drei Jahre, und die «einmalige Einrichtung» kostet mehr als das Abo eines ganzen Jahres. In diesem Kurs lernst du, Angebote so zu prüfen, dass solche Überraschungen vor dem Kauf auffallen und nicht danach.

Was eine Evaluation leistet

Eine Evaluation ist ein geplanter, nachvollziehbarer Vergleich von Lösungen. Sie beantwortet drei Fragen:

1. Was brauchen wir wirklich? Nicht das, was im Prospekt glänzt, sondern das, was die Mitarbeitenden und das Personalbüro im Alltag benötigen.
2. Was kostet es wirklich? Nicht der Preis im ersten Monat, sondern alle Kosten über die ganze Nutzungsdauer.
3. Welches Angebot passt am besten, und mit welchen Risiken? Mit einer Bewertung, die auch eine andere Person nachrechnen kann.

Dafür brauchst du ein paar Begriffe, die im ganzen Kurs vorkommen:

Eine gute Analogie ist die Wohnungssuche. Zuerst klärst du, was nicht verhandelbar ist: maximal CHF 1'600 Miete, höchstens 30 Minuten Arbeitsweg. Wohnungen, die das nicht erfüllen, schaust du gar nicht erst an. Dann vergleichst du die übrigen nach Wünschen: Balkon, Lift, ruhige Lage. Und bevor du unterschreibst, liest du den Mietvertrag: Kündigungsfrist, Nebenkosten, Hausordnung. Eine Software-Evaluation funktioniert genauso, nur mit mehr Zahlen und einer Begründung, die andere überzeugen muss.

Der Ablauf in acht Schritten

Jede Evaluation folgt demselben Grundmuster. Die Reihenfolge ist kein Zufall: Jeder Schritt liefert, was der nächste braucht.

Privat oder öffentlich: Wer wie einkaufen muss

Die Physio Aare Gruppe ist ein privates Unternehmen. Sie darf frei entscheiden, wen sie anfragt und bei wem sie bestellt. Sie könnte sogar ohne jeden Vergleich einfach bestellen. Dass sie trotzdem sauber evaluiert, ist eine Frage der Vernunft: Es geht um Geld, um Personaldaten und um ein Werkzeug, das 35 Menschen jeden Tag benutzen.

Anders ist es bei der öffentlichen Hand, also bei Bund, Kantonen, Gemeinden und vielen öffentlichen Schulen oder Spitälern. Sie geben Steuergeld aus und müssen sich an das Beschaffungsrecht halten: auf Bundesebene das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), bei Kantonen und Gemeinden die interkantonale Vereinbarung (IVöB). Ab bestimmten Schwellenwerten muss ein Auftrag öffentlich ausgeschrieben werden, und zwar auf der Plattform simap.ch. Dort kannst du jederzeit echte Ausschreibungen anschauen, auch für Software und Informatikdienstleistungen.

Drei Grundsätze aus dem öffentlichen Beschaffungsrecht lohnen sich auch für private Firmen:

• Gleichbehandlung: Alle Anbieter bekommen dieselben Informationen und dieselben Fristen.
• Transparenz: Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung stehen fest, bevor die Angebote eintreffen.
• Nicht das billigste, sondern das vorteilhafteste Angebot: Seit der Revision des Beschaffungsrechts (in Kraft seit 2021) erhält das vorteilhafteste Angebot den Zuschlag. Neben dem Preis zählen zum Beispiel Qualität, Lebenszykluskosten und Nachhaltigkeit.

Billig ist nicht günstig

Der wichtigste Gedanke dieses Moduls passt in einen Satz: Der tiefste Preis auf der Offerte ist nicht automatisch die günstigste Lösung. Du kennst das vom Tintenstrahldrucker für CHF 49, dessen Patronen bald mehr kosten als das Gerät. Bei Software ist es ähnlich: tiefer Monatspreis, aber hohe Einrichtungspauschale, kostenpflichtiger Support oder teurer Datenexport beim Ausstieg.

Jana erlebt das gleich bei ihren ersten zwei Offerten. Anbieter C wirbt mit dem tiefsten Monatspreis. Über fünf Jahre gerechnet sieht es anders aus (35 Personen, alle Beträge exkl. MWST):

Der um 60 Rappen tiefere Monatspreis spart über fünf Jahre CHF 1'260. Die Einrichtungspauschale und der Support kosten aber CHF 7'800 mehr. In Lektion 5 rechnest du solche Vergleiche systematisch und mit allen Kostenarten durch.

Schritt für Schritt: Jana vergleicht drei Multifunktionsdrucker

Bevor Jana die grosse Evaluation startet, gibt ihr der Berufsbildner eine Aufwärmübung: Der Empfang in Solothurn braucht einen neuen Multifunktionsdrucker. Es liegen drei Offerten vor. Der Empfang druckt rund 12'000 Seiten pro Jahr, das Gerät soll vier Jahre im Einsatz sein.

Schritt 1: Muss-Kriterien festlegen. Jana fragt die Empfangsleiterin, was zwingend ist: Farbdruck A4, beidseitiger Druck (Duplex), Scannen direkt in eine E-Mail und ein Vor-Ort-Service innerhalb eines Arbeitstags während der ganzen vier Jahre, denn ohne Drucker stehen am Empfang Rechnungen und Terminkarten still.

Schritt 2: Offerten in eine Tabelle übertragen.

Schritt 3: Muss-Filter anwenden. Offerte X erfüllt den Vor-Ort-Service nicht: Bei einem Defekt müsste das Gerät eingeschickt werden, und nach einem Jahr gibt es gar keinen Service mehr. X scheidet aus, obwohl das Gerät am billigsten ist.

Schritt 4: Kosten über vier Jahre rechnen (exkl. MWST).

• Seiten: 12'000 × 4 = 48'000 Seiten
• Y: Gerät 1'450 + Verbrauch 48'000 × 0.02 = 960 + Service 4 × 180 = 720. Total CHF 3'130
• Z: Miete 69 × 48 = 3'312 + Verbrauch 48'000 × 0.012 = 576. Total CHF 3'888

Schritt 5: MWST dazurechnen. Mit 8.1 % MWST: Y = 3'130 × 1.081 = CHF 3'383.53, Z = 3'888 × 1.081 = CHF 4'202.93.

Schritt 6: Empfehlung in drei Sätzen. «Ich empfehle Offerte Y. Sie erfüllt alle Muss-Kriterien und kostet über vier Jahre CHF 3'130 exkl. MWST (CHF 3'383.53 inkl. MWST), rund CHF 760 weniger als die Miete Z. Offerte X ist zwar im Kauf am günstigsten, bietet aber keinen Vor-Ort-Service und scheidet deshalb aus.»

Der Berufsbildner nickt: Die Empfehlung nennt das Ergebnis, die Zahl mit Zeitraum und MWST-Angabe und den Grund für den Ausschluss. Genau diese Bausteine brauchst du später im grossen Entscheidungsantrag.

Typische Fehler

• Mit den Offerten anfangen statt mit dem Bedarf. Wer zuerst Prospekte liest, übernimmt die Begriffe und Schwerpunkte der Anbieter. Kläre zuerst, was dein Betrieb braucht.
• Nur den Anschaffungspreis vergleichen. Bei Offerte X kostet allein das Verbrauchsmaterial über vier Jahre 48'000 × 0.035 = CHF 1'680, fast doppelt so viel wie das Gerät. Rechne immer über die Nutzungsdauer.
• Ein Angebot trotz verfehltem Muss-Kriterium «noch ein bisschen» mitbewerten. Ein Muss-Kriterium ist ein Ausschlussgrund. Wenn du es aufweichen willst, musst du es offen zum Wunschkriterium machen und das begründen.
• Beträge ohne Angabe von Zeitraum und MWST nennen. «Y kostet 3'130» sagt nichts. «Y kostet über vier Jahre CHF 3'130 exkl. MWST» ist eine prüfbare Aussage.

Zusammenfassung

• Eine Evaluation beantwortet: Was brauchen wir, was kostet es über die Nutzungsdauer, welches Angebot passt am besten und mit welchen Risiken?
• Der Ablauf hat acht Schritte: Bedarf, Kriterienkatalog, Offertanfrage, Muss-Filter, TCO, Nutzwertanalyse, Risiken und Vertrag, Entscheidungsantrag.
• Kriterien legst du fest, bevor du die Offerten kennst. Muss-Kriterien filtern, Wunschkriterien werden gewichtet und bewertet.
• Öffentliche Auftraggeber müssen nach BöB bzw. IVöB beschaffen und ab Schwellenwerten auf simap.ch ausschreiben. Den Zuschlag erhält das vorteilhafteste, nicht das billigste Angebot.
• Billig ist nicht günstig: Einrichtung, Support, Verbrauchsmaterial und Laufzeit können die Rangfolge komplett drehen.
• Jede Kostenangabe braucht Zeitraum und MWST-Angabe.