Evaluation von ICT-Mitteln durchführen

Neue Laptops, ein Multifunktionsdrucker oder eine Software für die Ticketverwaltung: Bevor ein Betrieb Geld ausgibt, braucht es eine nachvollziehbare Entscheidung. In diesem Modul erhebst du die Anforderungen der Benutzenden, baust einen gewichteten Kriterienkatalog und holst vergleichbare Offerten ein. Mit einer Nutzwertanalyse und einer Kostenbetrachtung über die ganze Nutzungsdauer vergleichst du die Varianten, testest die Favoriten in der Praxis und fasst alles in einem Evaluationsbericht mit klarer Empfehlung zusammen.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Anforderungen erheben und in Muss- und Kann-Kriterien gliedern

   Kompetenz A

   Du findest heraus, was die Benutzenden wirklich brauchen, indem du die heutige Situation analysierst und mit den Betroffenen sprichst. Danach trennst du Muss-Kriterien, die jede Variante erfüllen muss, von Kann-Kriterien, die du gewichtet bewertest.

   Situation

   Ein Architekturbüro in Chur mit 18 Mitarbeitenden will die vier Jahre alten Laptops ersetzen. Die Geschäftsleitung sagt nur: «Sie sollen schneller sein.»

   Deine Aufgabe

   Erhebe die Anforderungen mit Interviews und einer Ist-Analyse.

   Gutes Ergebnis

   Ist-Analyse: ArchiCAD läuft ruckelig, 16 GB RAM sind voll ausgelastet. Interviews zeigen, dass alle zwei externe Monitore brauchen und oft auf Baustellen arbeiten. Muss: dedizierte Grafikkarte mit ArchiCAD-Zertifizierung, 32 GB RAM, Thunderbolt-Dock-Kompatibilität. Kann: Gewicht unter 2 kg, lange Akkulaufzeit, 3 Jahre Vor-Ort-Garantie.

   Ist-AnalyseStakeholderMuss-KriteriumKann-KriteriumMengengerüst
2. 2

   Einen gewichteten Kriterienkatalog erstellen

   Kompetenz A

   Du fasst die Kann-Kriterien in Gruppen wie Funktion, Leistung, Kosten, Service und Umwelt zusammen und gewichtest sie in Prozent, total 100 %. Jedes Kriterium formulierst du so, dass es messbar oder klar bewertbar ist.

   Situation

   Für die Laptops im Architekturbüro liegen 12 Kann-Kriterien vor. Die Geschäftsleitung findet den Preis am wichtigsten, die Mitarbeitenden die Leistung.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen Katalog mit Gewichtung, auf den sich beide Seiten einigen können.

   Gutes Ergebnis

   Leistung 30 %, Preis 25 %, Garantie und Service 20 %, Akkulaufzeit 15 %, Gewicht 10 %. Zu jedem Kriterium eine Bewertungsskala, zum Beispiel Akku: 5 Punkte ab 10 Std., 1 Punkt unter 5 Std. Der Katalog wird von der Geschäftsleitung vor dem Offertvergleich unterschrieben.

   KriterienkatalogGewichtungBewertungsskalaMessbarkeitFreigabe
3. 3

   Markt sichten und vergleichbare Offerten einholen

   Kompetenz B

   Du suchst passende Produkte, stellst eine klare Anfrage an mehrere Lieferanten und bringst die Offerten auf eine vergleichbare Basis: gleiche Leistung, gleiche Mengen, alle Beträge entweder inkl. oder exkl. MWST, Zusatzkosten eingerechnet.

   Situation

   Für 18 Laptops liegen zwei Offerten vor. Lieferant A: CHF 1'190 pro Gerät inkl. MWST, ohne Einrichtung. Lieferant B: CHF 1'050 pro Gerät exkl. MWST plus CHF 45 für Einrichtung und Inventarisierung.

   Deine Aufgabe

   Mache die Offerten vergleichbar.

   Gutes Ergebnis

   B kostet CHF 1'095 exkl. MWST, mit 8.1 % MWST also CHF 1'183.70 pro Gerät, inkl. Einrichtung. A ist mit CHF 1'190 ohne Einrichtung teurer und verursacht zusätzlich internen Aufwand. Unterschied auf 18 Geräte: rund CHF 113 zugunsten von B, plus eingesparte Arbeitszeit.

   MarktübersichtOffertanfrageVergleichbarkeitMWST 8.1 %Nebenkosten
4. 4

   Varianten mit einer Nutzwertanalyse bewerten

   Kompetenz C

   Du bewertest jede Variante pro Kriterium mit Punkten, multiplizierst mit der Gewichtung und summierst. Liegen Varianten knapp beieinander, prüfst du mit einer Sensitivitätsanalyse, ob sich die Rangfolge bei leicht anderer Gewichtung ändert.

   Situation

   Drei Laptop-Modelle erfüllen alle Muss-Kriterien. Bewertung auf einer Skala von 1 bis 5 mit den Gewichten Leistung 30 %, Preis 25 %, Service 20 %, Akku 15 %, Gewicht 10 %.

   Deine Aufgabe

   Berechne den Nutzwert und prüfe, ob das Ergebnis stabil ist.

   Gutes Ergebnis

   Modell C erreicht 4.00 (Leistung 3, Preis 5, Service 4, Akku 5, Gewicht 3), Modell A 3.95 (4, 3, 5, 4, 4), Modell B 3.85. Verschiebt man 5 % vom Preis zum Service, liegt A mit 4.05 vor C mit 3.95. Fazit: Das Ergebnis ist knapp, die Teststellung soll entscheiden.

   NutzwertanalyseTeilnutzenGewichtete SummeSensitivitätsanalyseRangfolge
5. 5

   Kosten über die ganze Nutzungsdauer vergleichen

   Kompetenz D

   Der Kaufpreis ist nur ein Teil der Kosten. Du rechnest die Total Cost of Ownership über die geplante Nutzungsdauer: Anschaffung oder Leasing, Wartung, Verbrauchsmaterial, Lizenzen, Energie und internen Aufwand.

   Situation

   Eine Schulverwaltung braucht einen Multifunktionsdrucker für 5 Jahre, jährlich 60'000 Seiten schwarz-weiss und 15'000 Seiten farbig. Kauf: CHF 4'800, Klickpreise 1.2 und 6.5 Rappen, Wartung CHF 450 pro Jahr. Leasing: CHF 95 pro Monat inkl. Wartung, Klickpreise 1.0 und 5.5 Rappen. Alle Beträge exkl. MWST.

   Deine Aufgabe

   Vergleiche die Kosten über fünf Jahre.

   Gutes Ergebnis

   Kauf: 4'800 + 5 × (720 + 975 + 450) = CHF 15'525. Leasing: 5 × (1'140 + 600 + 825) = CHF 12'825. Leasing ist über die Laufzeit CHF 2'700 günstiger, obwohl die Monatsrate auf den ersten Blick teuer wirkt.

   Total Cost of OwnershipKauf vs. LeasingKlickpreisNutzungsdauerBetriebskosten
6. 6

   Favoriten mit einer Teststellung praktisch prüfen

   Kompetenz E

   Datenblätter sagen nicht alles. Du organisierst eine Teststellung beim Lieferanten, legst Testfälle fest, lässt echte Benutzende testen und hältst die Ergebnisse in einem Testprotokoll fest.

   Situation

   Im Architekturbüro liegen Modell A und C knapp beieinander. Beide Lieferanten stellen je ein Testgerät für eine Woche zur Verfügung.

   Deine Aufgabe

   Plane und protokolliere den Test.

   Gutes Ergebnis

   Testfälle: grosses ArchiCAD-Modell öffnen (Zeit messen), Betrieb mit Dock und zwei 4K-Monitoren, Akku bei typischer Baustellenarbeit, Lautstärke unter Last. Drei Mitarbeitende testen je zwei Tage. Ergebnis: Modell C wird unter Last laut und drosselt, Modell A öffnet das Modell 25 Sekunden schneller. A wird empfohlen.

   TeststellungTestfallTestprotokollBenutzerbeteiligungProof of Concept
7. 7

   Einen Evaluationsbericht mit klarer Empfehlung verfassen

   Kompetenz F

   Du fasst Ausgangslage, Anforderungen, Varianten, Bewertung, Kosten und Testergebnisse in einem Bericht zusammen. Am Schluss steht eine eindeutige Empfehlung mit Begründung, Risiken und nächsten Schritten, die die Geschäftsleitung in fünf Minuten erfassen kann.

   Situation

   Die Geschäftsleitung des Architekturbüros will an der Sitzung am Freitag entscheiden und hat 15 Minuten Zeit.

   Deine Aufgabe

   Erstelle einen Kurzbericht und eine Entscheidungsvorlage.

   Gutes Ergebnis

   Eine Seite Management Summary: Empfehlung Modell A über Lieferant B, 18 Geräte, total CHF 21'306.60 inkl. MWST und Einrichtung, Lieferung in 3 Wochen. Begründung in drei Punkten, Risiko: Lieferverzögerung, Gegenmassnahme: Bestellung bis 15. Oktober. Im Anhang Kriterienkatalog, Nutzwertanalyse und Testprotokoll.

   EvaluationsberichtManagement SummaryEntscheidungsantragRisikoNächste Schritte

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Matteo ist im 3. Lehrjahr als ICT-Fachmann bei der Sanitär Frei AG in Frauenfeld, 65 Mitarbeitende, davon 30 Monteure. Die Arbeitsrapporte werden noch auf Papier ausgefüllt und im Büro abgetippt. Die Geschäftsleitung will robuste Tablets einführen und beauftragt Matteo mit der Evaluation.

1. Kapitel 1

   Was müssen die Geräte aushalten?

   Matteo begleitet einen Monteur einen halben Tag auf eine Baustelle und befragt danach Disposition und Geschäftsleitung. Muss-Kriterien sind die Android-Rapport-App, Schutzklasse IP65, LTE und ein Akku für einen ganzen Arbeitstag. Bei der Gewichtung will der Chef den Preis mit 40 Prozent bewerten. Matteo zeigt, dass ein Ausfall auf der Baustelle mehr kostet als ein teureres Gerät, und man einigt sich auf 25 Prozent.

   Ziel 1Ziel 2

2. Kapitel 2

   Drei Offerten, drei Formate

   Matteo schickt eine Offertanfrage an vier Händler, drei antworten. Händler A bietet CHF 690 exkl. MWST ohne Schutzhülle, Händler B CHF 820 inkl. MWST mit drei Jahren Garantie, Händler C ein Mietmodell pro Monat. Matteo rechnet alles auf inkl. MWST, vier Jahre Laufzeit und gleiches Zubehör um. Erst jetzt sind die Angebote wirklich vergleichbar.

   Ziel 3

3. Kapitel 3

   Rechnen bis zum Schluss

   In der Nutzwertanalyse liegt B mit 4,1 Punkten vor C mit 3,9 und A mit 3,6. Die TCO-Rechnung für 30 Geräte über vier Jahre enthält Hüllen, die MDM-Lizenz und erwartete Displaybrüche. A ist in der Anschaffung am günstigsten, wird aber wegen der höheren Bruchrate teurer als B. Auch wenn Matteo den Preis testweise mit 35 Prozent gewichtet, bleibt B vorne.

   Ziel 4Ziel 5

4. Kapitel 4

   Zwei Wochen auf der Baustelle

   Vier Monteure testen die Geräte B und C nach einem Testprotokoll mit acht Testfällen. Beim Modell C erkennt der Barcode-Scanner der App Artikelnummern bei direkter Sonne nur schlecht. Der Akku von B hält im Schnitt 9,5 Stunden. Die Monteure füllen zum Schluss einen kurzen Feedbackbogen aus.

   Ziel 6

5. Kapitel 5

   15 Minuten für die Geschäftsleitung

   Matteo schreibt einen Bericht von sechs Seiten mit einer Management Summary auf einer Seite, Risiken und einem groben Einführungsplan. In der Sitzung fragt der Chef, ob die Miete von C nicht doch günstiger wäre. Matteo zeigt den TCO-Vergleich und den Testbefund zum Scanner. Die Geschäftsleitung entscheidet sich für 30 Geräte des Modells B.

   Ziel 7

1. 1

   Ablauf einer Evaluation verstehen

   ca. 3 Std.

   Du lernst die Phasen einer Evaluation kennen und analysierst eine echte Beschaffung aus deinem Lehrbetrieb.

   • Die Phasen Anforderungen, Kriterien, Markt, Bewertung, Test, Empfehlung an einem Beispiel skizzieren
   • Eine vergangene Beschaffung im Lehrbetrieb rekonstruieren: Wie wurde entschieden?
   • Für ein Beispiel Muss- und Kann-Kriterien unterscheiden

   Trainiert Kompetenz A1

   Lernziel1

2. 2

   Kriterien und Gewichtung

   ca. 4 Std.

   Du baust einen Kriterienkatalog mit messbaren Kriterien und einer begründeten Gewichtung.

   • Zu einem Szenario 10 Kriterien formulieren und auf Messbarkeit prüfen
   • Die Gewichtung mit einem Paarvergleich herleiten
   • Zu jedem Kriterium eine Punkteskala von 1 bis 5 definieren

   Trainiert Kompetenz A2

   Lernziel2

3. 3

   Markt und Offerten

   ca. 4 Std.

   Du recherchierst Produkte, schreibst eine Offertanfrage und machst Angebote vergleichbar.

   • Für ein Gerät drei passende Modelle auf Händler- und Herstellerseiten suchen
   • Eine Offertanfrage mit Mengen, Leistungen und Lieferfrist schreiben
   • Drei Beispielofferten auf dieselbe Basis inkl. MWST und Nebenkosten bringen

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel3

4. 4

   Bewerten und rechnen

   ca. 5 Std.

   Du setzt Nutzwertanalyse und TCO-Rechnung in Excel um und prüfst die Stabilität deines Ergebnisses.

   • Eine Excel-Vorlage für Nutzwertanalysen mit Formeln und bedingter Formatierung bauen
   • Eine Sensitivitätsanalyse mit veränderten Gewichten durchführen
   • Kauf und Leasing für ein Gerät über fünf Jahre vergleichen

   Trainiert Kompetenz C1C2D1D2

   Lernziel45

5. 5

   Testen und entscheiden

   ca. 3 Std.

   Du planst eine Teststellung und schreibst einen Evaluationsbericht mit Empfehlung.

   • Fünf Testfälle mit Erwartung und Messgrösse für die Favoriten formulieren
   • Ein Testprotokoll ausfüllen, idealerweise mit einem echten Gerät
   • Eine einseitige Management Summary schreiben und in 5 Minuten präsentieren

   Trainiert Kompetenz E1E2F1

   Lernziel67

6. 6

   Komplette Evaluation

   ca. 3 Std.

   Du führst eine vollständige Evaluation für ein realistisches Szenario durch, wie sie im Kompetenznachweis verlangt wird.

   • Anforderungen, Katalog, Offertvergleich, Nutzwertanalyse und TCO zu einem Szenario erstellen
   • Alles in einem Bericht mit Anhang zusammenführen
   • Den Bericht von einer Tutorin oder einem Kollegen gegenlesen lassen

   Trainiert Kompetenz A3B3C3D3F2

   Lernziel123457

Evaluation

Systematischer Vergleich von Varianten mit dem Ziel, eine begründete Auswahl zu treffen.

Muss-Kriterium

Anforderung, die jede Variante zwingend erfüllen muss. Sonst scheidet sie aus.

Kann-Kriterium

Wünschbare Eigenschaft, die gewichtet und mit Punkten bewertet wird.

Kriterienkatalog

Liste aller Bewertungskriterien mit Gewichtung und Bewertungsskala.

Nutzwertanalyse

Bewertungsmethode, bei der Punkte pro Kriterium mit der Gewichtung multipliziert und summiert werden.

Sensitivitätsanalyse

Prüfung, wie stark sich ein Ergebnis bei veränderten Annahmen oder Gewichten verändert.

Total Cost of Ownership

Gesamtkosten eines Produkts über die ganze Nutzungsdauer, nicht nur der Kaufpreis.

Teststellung

Zeitlich begrenzte Bereitstellung eines Produkts, um es unter realen Bedingungen zu prüfen.

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