Office Werkzeuge praxisorientiert einsetzen

Die meisten können ein Word-Dokument tippen oder in Excel eine Summe bilden. Im Betrieb braucht es mehr: Dokumentationen mit automatischem Inhaltsverzeichnis, Vorlagen und Serienbriefe, Excel-Listen mit Formeln, Auswertungen per PivotTable und ein Postfach, das nicht im Chaos versinkt. In diesem Modul setzt du die Office-Werkzeuge an typischen Aufgaben einer ICT-Fachperson ein, vom Hardware-Inventar bis zur Ticketstatistik. Ausserdem arbeitest du gleichzeitig mit anderen an Dateien in OneDrive und SharePoint, ohne Versionen durcheinanderzubringen.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Lange Word-Dokumente mit Formatvorlagen professionell strukturieren

   Kompetenz A

   Du formatierst nicht mehr von Hand, sondern mit Formatvorlagen für Überschriften, Text und Listen. Daraus erzeugt Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis, Abbildungsbeschriftungen und Verweise, die sich bei Änderungen selbst aktualisieren.

   Situation

   Du schreibst eine 25-seitige Dokumentation über die Neuinstallation der Arbeitsplätze im Lehrbetrieb. Bisher hast du Überschriften fett und grösser gemacht, und das Inhaltsverzeichnis stimmt nach jeder Änderung nicht mehr.

   Deine Aufgabe

   Stelle das Dokument auf Formatvorlagen um.

   Gutes Ergebnis

   Überschriften mit «Überschrift 1» bis «Überschrift 3», automatisches Inhaltsverzeichnis, Screenshots mit «Abbildung 1» usw., Kopfzeile mit Titel und Fusszeile mit Seite X von Y. Ab Kapitel 2 beginnt dank Abschnittsumbruch die Seitennummerierung neu.

   FormatvorlageInhaltsverzeichnisAbschnittsumbruchKopf- und FusszeileBeschriftungNavigationsbereich
2. 2

   Vorlagen und Serienbriefe erstellen

   Kompetenz B

   Du baust Word-Vorlagen (.dotx), die das Firmenlayout vorgeben und sich nicht versehentlich überschreiben lassen. Mit dem Seriendruck verbindest du ein Dokument mit einer Excel-Liste und erzeugst so personalisierte Briefe oder E-Mails in einem Durchgang.

   Situation

   Eine Gemeindeverwaltung tauscht die Laptops von 46 Mitarbeitenden aus. Jede Person soll einen Brief mit ihrem Termin, dem alten und dem neuen Gerät erhalten.

   Deine Aufgabe

   Erstelle aus der Excel-Terminliste einen Serienbrief.

   Gutes Ergebnis

   Word-Vorlage im Gemeindelayout mit Adressfeld nach Schweizer Briefnorm. Seriendruckfelder für Anrede, Name, Datum, Uhrzeit und Gerätenummern. Eine WENN-Regel setzt «Sehr geehrte Frau» oder «Sehr geehrter Herr». Ergebnis: 46 Briefe in fünf Minuten statt eines Nachmittags.

   Dokumentvorlage (.dotx)SeriendruckDatenquelleSeriendruckfeldBedingungsfeld (WENN)
3. 3

   Daten in Excel mit Formeln berechnen und nachschlagen

   Kompetenz C

   Du arbeitest mit formatierten Tabellen, relativen und absoluten Bezügen und den wichtigsten Funktionen: WENN, SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS, XVERWEIS und Datumsfunktionen. So entstehen Listen, die sich bei neuen Daten von selbst aktualisieren.

   Situation

   Das Hardware-Inventar eines Treuhandbüros umfasst 140 Geräte mit Kaufdatum, Preis exkl. MWST und Abteilung. Die Geschäftsleitung will wissen, welche Garantien bald ablaufen und was die IT pro Abteilung gekostet hat.

   Deine Aufgabe

   Ergänze die Liste mit den nötigen Berechnungen.

   Gutes Ergebnis

   Spalte Garantieende mit =EDATUM([@Kaufdatum];36), Spalte Status mit WENN: «läuft ab» bei weniger als 90 Tagen. Preis inkl. MWST mit absolutem Bezug auf eine Zelle mit 8.1 %. Eine Übersicht summiert pro Abteilung mit SUMMEWENNS, zum Beispiel Buchhaltung CHF 18 420.

   Relativer und absoluter BezugAls Tabelle formatierenWENNSUMMEWENNSXVERWEISDatumsfunktionen
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   Daten filtern, mit PivotTables zusammenfassen und als Diagramm zeigen

   Kompetenz D

   Du importierst Daten, etwa einen CSV-Export aus dem Ticketsystem, bereinigst sie und fasst sie mit einer PivotTable zusammen. Das passende Diagramm macht die Aussage auf einen Blick sichtbar.

   Situation

   Dein Berufsbildner möchte für die Quartalssitzung wissen, welche Arten von Tickets in den letzten drei Monaten am häufigsten waren. Du hast einen Freshservice-Export mit 612 Zeilen.

   Deine Aufgabe

   Werte die Tickets nach Kategorie und Monat aus.

   Gutes Ergebnis

   CSV mit Power Query importiert, Datumsformat korrigiert. PivotTable mit Kategorie in Zeilen, Monat in Spalten, Anzahl als Wert. Ergebnis: Passwort-Resets 31 %, Drucker 18 %. Gestapeltes Säulendiagramm auf einem eigenen Blatt mit klarem Titel.

   CSV-Import / Power QueryFilter und SortierungPivotTableDatenschnittDiagrammtyp wählen
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   E-Mails, Termine und Aufgaben in Outlook effizient organisieren

   Kompetenz E

   Du nutzt Regeln, Kategorien und Suchordner, damit wichtige Nachrichten nicht untergehen. Termine planst du mit dem Terminplanungs-Assistenten und freigegebenen Kalendern, Aufgaben landen in To Do statt im Kopf.

   Situation

   Im Support-Postfach deines Lehrbetriebs landen täglich rund 80 Mails, davon 50 automatische Benachrichtigungen von Monitoring und Backup.

   Deine Aufgabe

   Richte Outlook so ein, dass du die wichtigen Mails sofort siehst.

   Gutes Ergebnis

   Regel verschiebt Mails von backup@ in den Ordner «Backup-Reports» und markiert nur Betreffzeilen mit «failed» rot. Kategorie «Wartet auf Rückmeldung» für offene Fälle. Ein Suchordner zeigt alle ungelesenen Mails der Geschäftsleitung. Der Posteingang hat nur noch etwa 30 Mails pro Tag.

   RegelKategorieSuchordnerTerminplanungs-AssistentFreigegebener KalenderMicrosoft To Do
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   Gemeinsam an Dokumenten arbeiten mit Teams, OneDrive und OneNote

   Kompetenz F

   Du teilst Dateien als Link statt als Anhang, bearbeitest sie gleichzeitig mit anderen und stellst bei Bedarf eine ältere Version wieder her. In OneNote oder Teams hältst du Besprechungen und Wissen so fest, dass das ganze Team darauf zugreifen kann.

   Situation

   Drei Lernende erstellen zusammen eine Präsentation und eine Excel-Liste für ein Projekt. Bisher wurden Dateien per Mail hin- und hergeschickt, und es gibt «Liste_final_v3_neu.xlsx».

   Deine Aufgabe

   Organisiere die Zusammenarbeit über einen Teams-Kanal.

   Gutes Ergebnis

   Dateien liegen im Kanal «Projekt Druckerersatz» und werden gemeinsam bearbeitet. Kommentare mit @-Erwähnung statt Mails. Als eine Spalte versehentlich gelöscht wurde, stellt ihr über den Versionsverlauf den Stand von gestern 16:00 wieder her. Sitzungsnotizen liegen in einem OneNote-Abschnitt im selben Kanal.

   Co-AuthoringFreigabelink und BerechtigungVersionsverlaufKommentar mit @-ErwähnungTeams-KanalOneNote-Notizbuch

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Lorena ist im 1. Lehrjahr als ICT-Fachfrau im Alterszentrum Rheinblick in Rheinfelden, 160 Mitarbeitende und ein IT-Team von drei Personen. Die Heimleitung vermutet, dass sie für Microsoft-365-Konten bezahlt, die niemand mehr nutzt. Lorena soll die Konten prüfen, die Teamleitungen einbeziehen und das Ergebnis dokumentieren.

1. Kapitel 1

   Die Liste aus dem Admin Center

   Lorena exportiert 173 Konten als CSV und macht daraus eine formatierte Excel-Tabelle. Mit XVERWEIS holt sie die Abteilung aus der Personalliste, doch elf Zeilen zeigen #NV, weil dort Namen wie «Müller Anna» stehen statt E-Mail-Adressen. Sie verknüpft die Listen stattdessen über die E-Mail-Adresse. Eine WENN-Formel markiert alle Konten ohne Anmeldung seit 90 Tagen.

   Ziel 3

2. Kapitel 2

   Wer bezahlt wofür?

   Mit einer PivotTable fasst Lorena die monatlichen Lizenzkosten pro Abteilung zusammen. Der Filter auf inaktive Konten zeigt 14 Lizenzen, die zusammen rund CHF 4'000 pro Jahr kosten. Nach einer Korrektur in den Daten zeigt die Pivot noch die alten Zahlen, bis Lorena merkt, dass sie aktualisieren muss. Für die Heimleitung baut sie ein einfaches Säulendiagramm.

   Ziel 4

3. Kapitel 3

   Post an zwölf Teamleitungen

   Jede Teamleitung soll bestätigen, welche Konten gelöscht werden dürfen. Lorena erstellt in Word eine Seriendruck-E-Mail mit der Excel-Liste als Quelle und filtert auf die zwölf betroffenen Teams. Die Testmail an sich selbst beginnt mit «Sehr geehrte Frau Herr», weil die Anrede falsch verknüpft ist. Mit einem Bedingungsfeld behebt sie das, bevor die echten Mails rausgehen.

   Ziel 2

4. Kapitel 4

   Antworten im Griff

   Die Antworten landen zwischen rund 60 anderen Mails pro Tag in Lorenas Posteingang. Sie richtet eine Regel ein, die alles mit «Lizenzbereinigung» im Betreff in einen eigenen Ordner verschiebt, und kennzeichnet jede offene Anfrage mit Fälligkeitsdatum. Nach fünf Tagen fehlen noch zwei Antworten, die sie mit einem QuickStep freundlich nachfragt.

   Ziel 5

5. Kapitel 5

   Gemeinsam fertigstellen

   Ihre zwölfseitige Dokumentation baut Lorena mit Formatvorlagen, automatischem Inhaltsverzeichnis und beschrifteten Screenshots auf. Sie legt sie im Teams-Kanal der IT ab, wo ihr Berufsbildner direkt kommentiert. Als ein Kollege versehentlich eine Tabelle löscht, holt sie die vorherige Version über den Versionsverlauf zurück. Die Abmachungen aus der Besprechung mit der Heimleitung hält sie in OneNote fest, und am Ende werden 14 Lizenzen gekündigt.

   Ziel 1Ziel 6

1. 1

   Word wie ein Profi

   ca. 4 Std.

   Du lernst, Dokumente mit Formatvorlagen aufzubauen, statt sie von Hand zu formatieren.

   • Ein unformatiertes 10-seitiges Dokument komplett auf Formatvorlagen umstellen
   • Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis und Querverweise einfügen
   • Mit Abschnittsumbrüchen ein Deckblatt ohne Seitenzahl und einen Anhang im Querformat erstellen

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Vorlagen und Seriendruck

   ca. 3 Std.

   Du erstellst eine eigene Firmenvorlage und verbindest Word mit einer Excel-Liste.

   • Eine Briefvorlage mit Logo, Adressfeld und Inhaltssteuerelementen als .dotx speichern
   • Einen Serienbrief und eine Serien-E-Mail aus einer Excel-Liste erzeugen
   • Mit einem WENN-Feld die Anrede automatisch setzen

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Excel-Formeln sicher anwenden

   ca. 4 Std.

   Du baust Listen mit Formeln, die auch bei 1000 Zeilen noch richtig rechnen.

   • Eine Inventarliste als Tabelle formatieren und mit strukturierten Verweisen rechnen
   • Übungen zu relativen und absoluten Bezügen, WENN, SUMMEWENNS und XVERWEIS lösen
   • Bedingte Formatierung für ablaufende Garantien einrichten

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Daten auswerten und darstellen

   ca. 4 Std.

   Du verwandelst rohe Exporte in übersichtliche Auswertungen mit PivotTables und Diagrammen.

   • Einen CSV-Ticketexport importieren und bereinigen
   • Drei verschiedene PivotTables mit Datenschnitt erstellen
   • Für jede Auswertung den passenden Diagrammtyp wählen und begründen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Kommunikation und Zusammenarbeit

   ca. 3 Std.

   Du räumst dein Outlook auf und organisierst die Teamarbeit in Teams, OneDrive und OneNote.

   • Drei Outlook-Regeln, zwei Kategorien und einen Suchordner einrichten
   • Eine Besprechung mit dem Terminplanungs-Assistenten und Teams-Link planen
   • Mit zwei Mitlernenden gleichzeitig an einer Datei arbeiten und eine alte Version wiederherstellen

   Trainiert Kompetenz E1E2F1F2

   Lernziel56

6. 6

   Praxisauftrag: Geräteaustausch organisieren

   ca. 3 Std.

   Du verbindest alle Werkzeuge in einem realistischen Auftrag, wie er im üK-Kompetenznachweis vorkommen kann.

   • Inventar und Terminliste in Excel erstellen und auswerten
   • Serienbrief an die betroffenen Mitarbeitenden und eine Kurzdokumentation in Word erstellen
   • Termine in Outlook planen und die Dateien im Teams-Kanal ablegen

   Trainiert Kompetenz A3B3C3D3F2

   Lernziel12346

Formatvorlage

Gespeicherte Sammlung von Formatierungen, die man Absätzen oder Zeichen zuweist.

Abschnittsumbruch

Trennung in Word, nach der Seitenlayout, Kopf- und Fusszeilen neu definiert werden können.

Seriendruck

Erzeugen vieler personalisierter Dokumente aus einer Vorlage und einer Datenquelle.

Absoluter Bezug

Zellbezug mit Dollarzeichen, der sich beim Kopieren der Formel nicht verändert.

XVERWEIS

Excel-Funktion, die einen Wert in einem Bereich sucht und einen zugehörigen Wert zurückgibt.

PivotTable

Interaktive Tabelle, die grosse Datenmengen nach frei wählbaren Kriterien zusammenfasst.

Co-Authoring

Gleichzeitiges Bearbeiten eines Dokuments durch mehrere Personen in Microsoft 365.

Versionsverlauf

Automatisch gespeicherte frühere Stände einer Datei in OneDrive oder SharePoint.

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